سازمان‌ها در صورتی که روند کاری موفقیت آمیزی داشته باشند، با افزایش منابع اولیه، نیروهای انسانی و سرمایه بیشتری خواهند داشت. مدیران برای رسیدن به این هدف به سیستم‌های مدیریتی و استفاده از آن‌ها نیاز دارند. به همین منظور نرم‌افزارهای مختلفی طراحی و تولید شده‌اند. اما نرم‌افزارهای سازمانی که جامع و یکپارچه باشند دغدغه اصلی کسب‌وکارها هستند. به همین دلیل نرم افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی انتخابی مناسب برای سازمان‌های بزرگ است. اگر می‌خواهید در مورد نقش ERP در خودکارسازی فرآیندهای سازمانی اطلاعات بیشتری کسب کنید پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
معرفی نرم افزار erp
Erp چیست؟ شاید این سوال در ذهن خیلی از کاربران که اطلاعات چندانی در مورد این راهکارها ندارند شکل گرفته باشد. نرم افزار (ERP (Enterprise Resource Planning نرم افزاری کاربردی برای برنامه ریزی منابع سازمانی است. در تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها منابع مختلفی وجود دارد که مدیریت آن‌ها با در نظر گرفتن ویژگی‌هایی که دارند کار چندان راحتی نیست. این نرم‌افزار شرایطی را برای مدیران سازمان‌ها به وجود می‌آورد تا بتوانند به آسانی و بدون نیاز به نرم‌افزارهای جانبی دیگر تمامی قسمت‌های سازمان خود را مدیریت کنند و به مدیریت منابعی مانند مواد اولیه، منابع مالی، منابع انسانی، تولید، امور تدارکات، خدمات و زنجیره تامین بپردازند. علاوه بر موارد ذکر شده این نرم افزار نقش مهمی در مدیریت منابع فرعی نیز ایفا می‌کند. بنابراین می‌توان گفت نقش مهمی در خودکار سازی فرآیندهای سازمانی دارد.
نرم افزار ERP چگونه کار می‌کند؟
نرم‌افزارها و راهکارهای ERP زیادی وجود دارند که انتخاب را برای سازمان‌ها دشوار می‌کنند. بزرگترین شرکت تولیدکننده نرم‌افزارهای سازمانی و مخصوصا ERP شرکت sap است. نرم افزار SAP ERP توسط این شرکت طراحی و تولید شده است و در اکثر شرکت‌های بزرگ در سراسر جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم افزار متشکل از ماژول‌ها و اپلیکیشن‌های تجاری یکپارچه است و تمامی آن‌ها با هم در ارتباط هستند. اگر چه تمامی ماژول‌ها از اطلاعات مشترکی استفاده می‌کنند اما هر یک بر روی یک حوزه متمرکز هستند و به این ترتیب به تامین نیازهای منابع انسانی، مالی، تدارکات، فروش و لجستیک می‌پردازند. این پروسه موجب می‌شود که نرم افزار ملزومات خاصی را که برای عملکرد اصولی سازمان نیاز هستند را به خوبی تامین کند. در نتیجه خرید نرم افزار ERP با توجه به برخورداری از یک فضای ابری نقش مهمی در مدیریت سازمان‌ها دارد.
ضرورت و اهمیت استفاده از نرم افزار ERP در کسب وکارها
برای خودکارسازی فرآیندهای سازمانی تمامی کسب وکارها به یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی نیاز دارند. در ادامه ضرورت استفاده از این نرم افزارها در شرکت‌های کوچک و بزرگ را بیشتر شرح می‌دهیم.
افزایش کارایی و بهره وری سازمان‌ها
استفاده از Spreadsheetsها و نرم افزارهای قدیمی و منسوخ شده و انجام کارها به صورت دستی موجب می‌شود که کارآمد فرآیندها کاهش یابد و در کسب وکار خود نتوانید به بهره وری مطلوبی برسید. اما نرم افزار ERP موجب بهینه شدن این فرایندها می‌شود. از سویی دیگر میزان خطای انسانی را کاهش می‌دهد و پرسنل می‌توانند وظایف دیگری را با دقت بیشتر انجام دهند. همچنین مدیران با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانند با شناسایی و برطرف کردن ناکارآمدی‌ها موجب افزایش بهره وری کلی سازمان شوند.
کاهش هزینه‌های غیر ضروری سازمان‌ها
افزایش کارایی و عملکرد بهتر سازمان با استفاده از نرم افزار ERP موجب کاهش هزینه‌های غیر ضروری سازمان نیز می‌شود. در واقع اتوماسیون سازمانی با ERP باعث می‌شود کارها در مدت زمان کوتاه‌تری با بهره گیری از منابع کمتری انجام شوند. در واقع این پروسه کاهش هزینه‌های عملیاتی را در پی خواهد داشت.
افزایش سرعت و چابکی کسب وکار
سامانه ERP همانطور که اشاره شد نقش مهمی در اتوماتیک کردن فرایندها دارد و موجب افزایش سرعت و چابکی کسب وکارها می‌شود. در واقع این نرم افزار با دسترسی به داده‌های شفاف و دقیق، خطای پیش بینی را کمتر می‌کند و تغییرات لازم را با توجه به روند و تقاضای بازار با سرعت بیشتری ایجاد می‌کند. این پروسه موجب تحویل به موقع خدمات و محصولات به مشتریان و افزایش میزان رضایت آن‌ها می‌شود.
فراهم شدن امکان رشد و شکوفایی کسب وکارها
استقرار ERP و تغییر نرم افزارهای کنونی بزرگترین چالش سازمان‌ها برای انتخاب ERP است. گاهی اوقات سازمان‌ها به علت کارایی پایین و استفاده از نرم افزارهای قدیمی نمی‌توانند پاسخگوی نیاز و تقاضا مشتریان باشند. در چنین شرایطی اگر از سامانه erp که قابلیت‌های بی‌نظیری دارد استفاده کنند با صرفه‌جویی در منابع موجب رشد آسان‌تر کسب وکار خود و شکوفایی آن می‌شوند. با کمک شرکای تجاری ERPهای معتبر می‌توان دغدغه استقرار را از بین برد. به عنوان مثال برای پیاده سازی sap می‌توانید از شرکت Msys کمک بگیرید.
امکان تصمیم گیری بهتر برای مدیران
نرم افزار ERP به خوبی اطلاعات مربوط به فرآیندهای کسب وکار را فراهم می‌کند و مدیران و پرسنلی که به آن دسترسی داشته باشند می‌توانند به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن نمای کلی از عملکردها و پروژه‌های سازمان را مشاهده کنند. این سامانه با ارائه اطلاعات جامع و قابل فهم گزارش‌های دقیقی را تهیه می‌کند. از طرفی متناسب با گزارشات راهکارهایی را نیز به مدیران ارائه می‌دهد. ازاین‌رو مدیران می‌توانند در مدت زمان کوتاهی تصمیم گیری‌های آگاهانه‌تری داشته باشند.
سخن پایانی
تمامی سازمان‌ها و کسب وکارهای بزرگ و کوچک برای یکپارچه سازی امور تمامی واحدهای خود و هماهنگ سازی آن‌ها نیاز به نرم افزار ERP دارند. در واقع با کمک این نرم افزار و ماژول‌های آن می‌توانند موجب خودکارسازی فرآیندهای سازمانی شوند و از مزایا و قابلیت‌های آن استفاده کنند. مدیرانی که تصمیم به مجهز نمودن سازمان خود به نرم افزار ERP گرفته‌اند می‌توانند برای خرید و پیاده سازی ERP به وب‌سایت مجموعه Msys که راه اندازی و پشتیبانی از نرم افزار SAP ERP و ماژول‌های آن را در ایران ارائه می‌دهد مراجعه کنند و با دریافت مشاوه‌های لازم تهیه این نرم افزار تغییرات چشمگیری در محیط کسب وکار خود ایجاد کنند.
