نام نویسنده: محمدرضا شاهينى *
بخش مقاله آی تی ایران -خيلى ها فكر مى كنند مديريت كار آسانى است. اما مديرانى كه در سازمانهاى بزرگ فعاليت مى كنند مى دانند كه مديريت يكى از سخت ترين كارها ، به شمار مى رود.
محصول با كيفيت ، جذب مشترى بيشتر ، پيش گرفتن از رقبا ، مهار پيچيدگى هاى سازمان و هزار يك دغدغه ديگر مى توانند آرامش هر مديرى را به تاراج ببرند. وقتى پيچيدگيهاى سازمان افزايش مى يابد ، مدير سازمان احساس مى كند كه ديگر بخوبى گذشته نمى تواند همه سازمان را زير نظر داشته باشد و نقاط ضعف و قوت آنرا پايش كند.وقتى سطح پيچيدگى هاى سازمان از توان مديريت آن بالاتر مى رود بايد بگونه اى به مديريت كمك كرد تا بتواند این پيچيدگى را مهار كند. براى مثال مى توان تعداد مديران ميانى را افزايش داد تا آنها سازمان را ايش كنند. اما راه بهتر ديگرى نيز وجود دارد.
تكنولوژى اطلاعات .
تكنولوژى اطلاعات و سيستم هاى اطلاعاتى يكى از مفيدترين ابزارهايى محسوب كه مى توانند مديران را در هدايت اثربخش سازمان يارى بخشند.اين مقاله ابتدا به بررسى مهمترين مسائل و مشكلات مديريت مى پردازد و سپس به معرفى نرم افزارهايى مى پردازد كه مى توانند در حل اين مسايل بسيار راهگشا باشند.
تعريف سازمان پيچيده پيچيدگى يك سازمان عبارتست از : درجه اى از تخصصى كردن افراد برحسب متخصصين شغلى در داخل سازمان و ممكن است بوسيله؛ تعداد مكانهايى كه كار در آنجا مى شود، تعداد مشاغلى كه انجام مى شود و تعداد سلسله مراتبى كه وظايف مختلف را انجام مى دهند، تعريف و اندازه گيرى شود. پيچيدگى، مشكلات كنترل و هماهنگى را افزايش مى دهد و سازمان براى حفظ موقعيت خود در مقابل رقبا بايد نوآورى را افزايش دهــد پيچيـدگى حاصــل عــدم اطمينان محيطى است و بطور فرايند چرخشى، محيط پيچيده و متغير موجب افزايش عدم اطمينان محيطى مى شود، با افزايش پيچيدگى و تنوع در محيط، سازمان براى تطبيق با آن، در خود پيچيدگى ايجاد مى كند.
سازمانى كه به طور همزمان داراى سطوح سلسله مراتب زياد (تفكيك عمودى)، حيطه نظارت گسترده (تفكيك افقى) و مكانهاى جغرافيايى چندگانه باشد، بسيار پيچيده است. .1) تفكيك افقى: به درجه اى از تفكيك بين واحدها براساس افراد، كارى كه انجام مى‌دهند و تحصيلات و آموزشى كه دارند، دلالت مى كند. وقتى سازمان به دانش و مهارتهاى تخصصى زيادى نياز دارد، پيچيدگى افزايش مى يابد، ارتباطات بين افراد مشكل شده و هماهنگى مشكل تر مى شود.
تخصصى كردن مشاغل اين معضل را شدت مى بخشد. دو نوع شناخته شده تفكيك افقى، تخصص گرايى و تقسيم سازمان به بخشهاى مختلف است كه افزايش هر كدام موجب افزايش پيچيدگى مى شود .2) تفكيك عمودى: به عمق ساختار دلالت دارد و افزايش اين نوع تفكيك، تعداد سطوح سلسله مراتب را افزايش مى دهد. سلسله مراتب زيـاد، فاصلــه بــيــن مديريت عالى با عمليات واقعى و همچنين تحريف ارتباطات را افزايش مى دهد و هماهنگى بين تصميمات پرسنل مديريتى و نظارت بر عمليات را براى مديريت عالى مشكل مى سازد. تفكيك افقى و عمودى وابسته به هم هستند، افزايش تخصص گرايى وظايف هماهنگى را افزايش مى دهد و افزايش نياز به هماهنگى موجب تفكيك عمودى مى شود .3) تفكيك جغرافيايى: با وجود مكانهاى مختلف در نواحى جغرافيايى مختلف، پيچيدگى افزايش مى يابد.
تفكيك جغرافيايى به پراكندگى ادارات، كارخانه ها و كاركنان سازمان در مناطق جغرافيايى مختلف اشاره دارد. تفكيك جغرافيايى، تفكيك افقى و عمودى را گسترش مى دهد. يك سازمان وقتى واحد توليد و بازاريابى را از هم تفكيك مى‌كند، ممكن است اين واحد بازاريابى در چندناحيه جغرافيايى فعاليت كندكه‌موجب پيچيده‌تر شدن سازمان مى‌شود براساس اين تعريف مى توان مثلث برمودا پيچيدگى سازمان ( مثلثى از پيچيدگى افقى، عمودى ، جغرافيايى) را بصورت زير به تصوير كشيد : رقابت و محيط نامطمن اما عوامل ديگرى نيز وجود دارند كه مى تواند موفقيت مديران را درپيچيدگى زياد ، دچار چالش و احتمال غرق شدن آنان را در مثلث برمودا قوت بخشند.
براى بررسى اين عوامل به بحث در مورد نيروهاى پنچ گانه محاصركننده سازمان براساس مدل پورتر پرداخته مى شود. مايكل پورتر درمدل 5\’ Forces ، تصويرى از نيروهاى اثر گذا بر سازمان را ارايه مى دهد. اين پنج عامل عبارتند از : 1- تازه واردين 2- قدرت چانه زنى مشتريان 3- قدرت چانه زنى تامين كنندگان 4- رقبا 5- كالاى جانشين عوامل 5 گانه فوق را مى توان با 3 فاكتور مهم ديگر ارتباط داد : 1- هزينه 2- كيفيت 3- زمان بنابراين مى توان گفت عوامل فوق ، دومين مثلث برموداى مديريت را شكل مى دهند : اما ابزار موفقيت در اين موقعيت هاى دشوار چيست ؟ راه كوتاه را مى توان به پاى پياده پيمود و آنگاه كه راه كمى طولانى تر شود با دويدن مى توان به موقع به مقصد رسيد ، اما ره كه دراز شد و مسير دشوار ، مركبى بايد . در سازمان و مديريت نيز همين حكايت حكمفرما است .
اگرچه در سازمانهى كوچك مى توان اطلاعات لازم براى برنامه ريزى و كنترل سازمان را بدست آورد ، اما در سازمانهاى بزرگ دستيابى به اين مهم بدون سيستم اطلاعاتى كارى است دشوار . يكى از شاخص هاى مهم كيفيت اطلاعات بهنگام بودن آن است و گرنه چه بسا اطلاعات جمع آورى شده نوش داروى باشد پس از مرگ سهراب. سيستم اطلاعاتى ، همانند عصب هاى انسان كه اطلاعات را به مغز مى رسانند بايد اطلاعات بهنگام و دقيق را به مغز سازمان ، مديريت و تصميم گيرندگان آن ، برسانند. امروزه به مدد پيشرفت تكنولوژى اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، نرم افزارهايى به بازار عرضه شده است كه توان ارايه اطلاعاتى دقيق و بهنگام را براى مديريت فراهم مى كنند. مهمترين اين نرم افزارها را مى توان بصورت زير برشمرد : 1- نر م افزار برنامه ريزى منابع سازمان ( ERP) : نرم افزارى كه براساس نگرش فرايندى شكل گرفته است و آنرا را مى توان نوع تكامل يافته نسل MRP ها دانست .
زمانى MRP يا نر م افزار برنامه ريزى احتياجات مواد شاهكارى نرم افزارى به شمار مى رفت ، اما پس از آن MRP II ها به بازار عرضه شدند كه نرم افزار برنامه ريزى منابع توليدى به شمار مى رفتند و در ادامه اين روند تكاملى نرم افزار ERP ، با ديدگاهى فرايندى بجاى ديدگاه كاركردى عرصه سيستم هاى اطلاعاتى را تحت الشعاع خود قرارداد. برخى مزاياى ERP عبارتست از : • افزايش كارايى • كاهش هزينه هاى پنهان • كاهش تاخيرها • كاهش سيكل زمانى توليد • چابكى در سازمان • توانايى اتخاذ تصميم هاى بهتر • بهينه سازى ظرفيت منابع توليد 2- نر م افزار مديريت ارتباط با مشتريان ( CRM) : امروزه با سخت تر شدن عرصه رقابت مى توان گفت تنها يك راه براى بقا و رشد باقى مى ماند : تمكين در برابر خواسته هاى مشتريان يكى از جملات مهم بيانيه ماموريت (Mission) در مرود مشتريان و خدمت گيرندگان آن سازمان مى باشد.لذا مى توان گفت اهميت ارتباط با مشتريان بويژه مشتريان كليدى روز بروز افزايش مى بابد. CRM راهكارى است در جهت پاسخگويى به نياز سازمانهاى مختلف در هدايت و مديريت رابطه مشتريان و سازمان مورد نظر . از مزاياى CRM مى توان به موارد زير اشاره كرد : • شناسايى نيازهاى مشترى • ارتباط بهتر با مشترى • بهره گيرى از بازخورد ها ى مشترى • بهره گيرى از فرصتهاى بازار • پاسخ سريع به درخواست هاى مشترى 3- نر م افزار مديريت زنجيره تامين ( SCM) : همانگونه كه در مدل پورتر نيز مشخص است تامين كنندگان يكى از عوامل تاثير گذار بر سازمان مى باشند. با نگاهى به مثلت دوم نيز مى توان نقش مهم تامين كنندگان را كاملا احساس نمود . يكى از راههاى توليد محصول با قيمت تمام شده كمتر و در واقع هزينه كمتر ، تامين مواد اوليه و قطعات مورد نياز ارزان تر از تامين كنندگان مى باشد. از سوى ديگر كيفيت محصو با كيفيت مواد اوليه پيوندى ناگسستنى دارد بنابراين نقش تامين كنندگان در بعدكيفيت محصول نيز قابل تامل و توجه است .
و سرانجام مى توان گفت بدون دريافت به موقع مواد اوليه و قطعات نمى توان محصول را به موقع تحويل مشترى دء ?د. SCM راهكارى نرم افزارى است كه مديران در مديريت زنجيره تامين يارى مى دهد. 4- ساير نر م افزارها همچنين در كنار نرم افزار هاى مشهور فوق الذكر نرم افزارهاى ديگرى نيز وجود دارند كه مى توانند مديران در استفاده بهتر از منابع اطلاعاتى سازمان يارى دهند. در ذيل به برخى از اين نرم افزارها اشاره مى شود :
• BI : نرم افزار هوشمندى كسب وكار (Business Intelligence) • SRM : نم افزار روابط با تامين كنندگان ( Supplier Relationship Management) • PRM : نرم افزار روابط با شركاء ( Partner Relationship Management) • PLM : نرم افزار مديريت چرخه عمر محصول ( Product Lifcycle Management)
منابع و ماخذ
Boden, Margaret, 1970, \’Intentionality in Physical Systems\’, Philosophy of Science 37, 200-214. Boden, Margaret, 1972, Purposive Explanation in Psychology, Harvard University Press, Cambridge. Campbell, Donald T., 1958, \’Common Fate, Similarity, and Other Indices of the Status of Aggregates of Persons as Social Entities\’, Behavioral Science 3, 14-25. Campbell, Donald T., 1959, \’Methodological Suggestions from a Comparative Psychology of Knowledge Processes\’, Inquiry 2, 152- 182. Campbell, Donald T., 1972, \’Ostensive Instances and Entilativity in Language Learning\’, forthcoming in N. D. Rizzo (ed.), Globus, Gordon G., 1972, \’Biological Foundations of the Psychoneural Identity Hypothesis\’, Philosophy of Science 39, 291-301. Goodman, Nelson, 1966, The Structure of Appearance, second edition, Bobbs-Merrill Indianapolis. Gregory, R. L., 1959, \’Models and the Localization of Function in the Central Nervous System\’, National Physical Laboratory Symposium No. 10, pp. 671 6XI. Reprinted in C. R. Evans and A. D. J. Robertson (eds.), Key Papers: Cybernetics, Theoretical Biology, vol. 2, University of Edinburgh Press, Edinburgh, pp. 236 247. Gunderson, Keith, 1970, \’Asymmetries and Mind-Body Perplexities\’, in M. Radner and S. Wmokur (eds.), Minnesota Studies in the Philosophy of Science, vol. 4, University of Minnesota Press, Minneapolis, pp. 273- 309. Jukes, Thomas H., 1966, Molecules and Evolution, Columbia University Press, New York. Kauffman, Stuart A., 1971, \’Articulation of Parts Explanations in Biology\’, Boston Studies in the Philosophy of Science , ed. R. C. Buck and R. S. Cohen, vol. 8, pp. 257-272. Levins, Richard, 1970, \’Complex Systems\’, in C. H. Waddington (ed.), Towards a Theoretical Biology, vol 3, University of Edinburgh Press, Edinburgh, pp. 73-88. Levins, Richard, 1973, \’The Limits of Complexity\’, in H. Pattee (ed.), 1973, pp. 111-127. Lewontin, R. C., 1970, \’The Units of Selection\’, Annual Review of Ecology and Systematics, 1, 1-18. Malcolm, Norman, 1964, \’Scientific Materialism and the Identity Theory\’, Dialogue 3, 1 15-125. Malcolm, Norman, 1971, Problems of Mind, Harper and Row, New York. Margulis, L., 1971, \’The Origin of Plant and Animal Cells\’, The American Scientist 59, 230 235. Pattee, Howard, 1970, \’The Problem of Biological Hierarchy\’, in C. H. Waddington (ed.), Towards a Theoretical Biology, vol 3, Aldine, Chicago, pp. 117-136. 213. Putnam, Hilary, 1967, \’The Mental Life of Some Machines\’, in H. Castaneda (ed.), Intentionality, Minds, and Perception, Wayne State University Press, Detroit, pp. 177-213. Raff, R. A. and Mahler, H. R., 1972, \’The Nonsymbiotic Origin of Mitochondria\’, Science 177, 575-582. The Nature of Scientific Theories, University of Illinois Press, Urbana. Simon, Herbert A., 1962, \’The Architecture of Complexity\’, reprinted in Simon (1969), pp. 84-118. Simon, Herbert A., 1969, The Sciences of the Artificia1, MIT Press, Cambridge.
