شاخص هاى راهبرى اطلاعات در سازمان

نام نویسنده: فرنود حسنى

بخش مقاله ITiran – هريک از سه قرن گذشته عرصه ظهور يک انقلاب تکنولوژيک بوده است. قرن هيجدهم عرصه بروز ماشينهاى مکانيکى ، قرن نوزدهم زمان اختراع ماشين بخارو قرن بيستم قرن تکنولوژى جمع آورى، پردازش و توزيع اطلاعات مى باشد. در اين قرن شاهد ايجاد شبکه هاى بين المللى تلفن، اختراع راديو و تلويزيون تولد و رشد فوق العاده صنايع کامپيوترى و پرتاب و به کارگيرى ماهواره ها به منظور برقرارى ارتباطات جهانى بوده ايم. از زمان ظهور اولين کامپيوتر هاى IBM چيزى قريب به بيست سال مى گذرد و دراين مدت بسيار کوتاه دنياى امپيوتر شاهد پيشرفتها ونوآورى هاى بسيار زياد و حتى شگفت انگيزى بوده است.
امروزه کامپيوتر از يک وسيله لوکس و تخصصى به يک ابزار عمومى تبديل شده و با نفوذ به تمام سطوح زندگى جوامع انسانى عامل ايجاد پيوند هاى جهانى بين آنها شده است. کامپيوترو کليه ابزارهايى که به صورت مستقيم و غير مستقيم فرآيندهاى ارتباطى را شکل مى دهند هر روز دچار تحولات جديد تر مى شوند و ما شاهد هستيم که در عرصه رقابت بين شرکت هاى نرم افزارى و سخت افزارى ضمن گسترش کمى در ابزارهاى ارتباطى سطح کيفى اين ابزارها نيز دچار تحول و رشدى باور نکردنى شده اند.
ملموس ترين نمونه را مى توان از کمپانيMicrosoft ا مديريت ابر قدرت رايانه جهان بيل گيتس مثال زد که تنها در فاصله اى قريب به 10 سال با طراحى چندين سيستم عامل و نرم افزارهاى جانبى آن سيطره اى غير قابل باور بر بازار پيدا کرد و حوزه فعاليت رقيب بزرگى چون مکينتاش و لينوکس را بسيار محدود کرد. در اين بين از روند رشد و توسعه اطلاعات در عصر حاضر نبايد غافل ماند. رشد و گسترش علوم مختلف زمينه ساز پيشرفت هاى امروز بشر در فرايند ارتباطات بوده است.
به بيان ديگر اطلاعات و تکنولوژى هاى ارتباطى ضمن رشد درونى با توجه به ظرفيتها و قابليتهاى موجود در هر يک از اين عناصر پديدهICT با ايجاد اثر متقابل موجبات رشد و ارتقا يکديگر را نيز فرهم مى اورند و هر يک به رشد ديگرى کمک مى کند. نقش عنصر اطلاعات در پديدهICT با استفاده از سيستم هاى اطلاعاتى قابل تفسير و تبيين و بهره بردارى مى باشد. انتقال اين اطلاعات در قالب ابزار هاى ارتباطى زمينه کاربردى شدن انها را فراهم مى کند و در نتيجه کارکردهاى سيستم هاى اطلاعاتى را اشکار مى سازد. با بيان اين موضوع مى توان نتيجه گرفت که ايجاد سيستم هاى اطلاعاتى دقيق و ارتباطات سريع از ضروريات ساختارى براى ايجاد نظام هاى اطلاعاتى اشتراکى است. تا با اين روند سرعت و دقت استفاده از اطلاعات افزايش يابد و مهتر از همه هزينه هاى توليد و تکثير نيز کاهش پيدا کند. سازمان هاى پيشرو و پويا با ساختار مديريتى آينده نگر امروزه نا گزير از استفاده گسترده و منطبق و يگپارچه از سيستم هاى اطلاعاتى و ابزارهاى ارتباطى مى باشند. دراين مجال سعى مى شود ضمن بررسى سيستم هاى اطلاعاتى قابل پياده سازى و انطباق در سازمان، ظرفيتها و قابليتهاى انها معرفى و نحوه تطبيق روند مديريت اطلاعات با مهندسى اطلاعات بيان شود.
پيش از هر چيز به جاست که تعاريفى از واژه هاى مديريت اطلاعات، مهندسى اطلاعات، سيستم و سازمان ارائه شود.

• سيستم به مجموعه منظمى از عناصر به هم وابسته اطلاق مى شود که براى رسيدن به اهدافى مشترک با هم در تعاملند.
• سازمان سيستمى است که از سازمانده و ترکيب منابع مختلفى از قبيل نيروى انسانى، مواد، ماشين آلات، تجهيزات و… به صورت يک موسسه پايدار و مثر اعم از تجارى و غير تجارى به وجود مى آيد.
• اطلاعات به مجموعه داده هاى علمى قابل پردازش و تحليل علمى اطلاق مى شود.
• مديريت: فن تلفيق عوامل گوناگون موثر در روند اجرا، برنامه ريزى و نظارت سازمان گفته مى شود.
• مديريت اطلاعات به کليه مراحل و جريانات راهبر و هدايت کننده و ناظر بر توزيع مناسب و به هنگام اطلاعات گفته مى شود.
• مهندسى اطلاعات به روند مديريت کليه ابزارها و روش هاى پردازش و انتقال اطلاعات که بر مبناى ابزارهاى نرم افزارى و سخت افزارى تعيين مى شوند اتلاق مى شود. مهندسى اطلاعات با استفاده از قابليتها و ظرفيتهاى ابزار ارتباطى بهترين روش هاى مديريت اطلاعات را ازنظر کمى و کيفى تعيين مى کند. با مهندسى اطلاعات مراحل پردازش و انتقال اطلاعات با استاندارد هاى موجود در روند مديريت اطلاعات و نيازمندى هاى سازمانى منطبق مى شود.
شايد در ظاهر امر دو واژه مديريت اطلاعات و مهندسى اطلاعات بسيار مشابه جلوه کنند. گو اينکه اين دو فرآيند اطلاعاتى همپوشانى بسارى هم دارند اما از نظر سيستماتيک تفاوتهاى آشکارى دارند و همانطور که پيش تر ذکر شد اين دو فرايند بسيار بر هم موثر و از هم متاثر مى باشند. در واقع نقش مديريت اطلاعات در يک سازمان پيشرو نياز سنجى هر يک از اجزا سازمان و ايجاد زمينه ها و برنامه ريزى هاى لازم در جهت انتقال داده و نظارت بر سطح دسترسى آنها مى باشد در اين بين مهندسى اطلاعات با توجه به نقش مهمى که دارد با شناخت و مطالعه بر روى بسترهاى اطلاعاتى و ساختار هاى سازمانى با تعيين و راه اندازى بهترين امکانات و ابزارهاى ارتباطى مى تواند اطلاعات را به طرق مختلف و با رعايت حداکثر امنيت به کاربران عمومى و اختصاصى مد نظر مدير سازمان برساند.
امروزه سازمانهاى عريض و طويل که داراى صدها دفتر در يک گستره جغرافيايى مى باشند انظار دارند که با تبادل سريع اطلاعات و پردازش آنها بتوانند از آخرين وضعيت هر يک از دفاتر خود در کمترين زمان ممکن آکاهى يابند. بهترين و کارآمد ترين شيوه هاى مديريت غير متمرکز و غير مستقيم در يک سازمان استفاده از شبکه هاى کامپيوترى مى باشد.
بسيارى از سازمانها پيش ازاين از کامپيوتر در بخش هاى مختلف استفاده کرده اند و چون سازمانهايى که از تعداد زيادى کامپيوترمستقل در فواصل دور و نزديک بهره برده اند براى مثال يک شرکت با دفاتر متعدد در مکانهاى مختلف ممکن است از کامپيوتر در تمامى دفاتر خود استفاده کرده باشد و براى اين شرکت ضرورت دارد که آخرين وضعيت هر يک از دفاتر را در اختيار داشته باشند يا در درون سازمان با وجود چارت هاى مشص کارى مدير سازمان بايد ازآخرين فعاليت هاى معاونت ها و مديريت هاى مختلف سازمان آگاهى پيدا کند ضمن اينکه خود اجزاى تشکيل دهنده چارت سازمانى نيز بايستى در حد لازم از اطلاعات بخش هاى موثر در فعاليتهايشان آگاهى يابند. پس به عنوان اولين هدف يک شبکه کامپيوترى مى توان اشتراک منابع اطلاعاتى را مورد اشاره قرارداد در گام بعدى هدف افزايش ضريب ايمنى و حفظ اطلاعات مى باشد در ساختار شبکه هاى کامپيو ترى ضمن توزيع اطلاعات مخصوص هر بخش اطلاعات در يک سيستم مرکزى حفظ مى شود و امکان دسترسى همه افراد به اطلاعات بدو نظارت مدير سازمان ميسر نخواهد بود. اين هدف در جايى کاربرى خود را نميان مى شود که حساسيتهاى امنيتى و مالى در پى دارد مثل سازمانهاى نظامى، خطوط هوايى، بانک ها و… شايد مهمترين و اصلى ترين هدف قابل ذکردر استفاده از شبکه ها کاهش هزينه ها و صرفه جويى در مخارج سازمان باشد. زيرا همانطور کهمى دانيد يکى از مهترين شاخصهاى مديران پيشرو اين است که سازمانهاى بهره ور و با راندمان مثبت دارند و بدون شک يکى از عوامل مهم وتاثير گذار در بهره ورى مناسب از سرمايه و زمان و استفاده يکپارچه ساختار سازمان از شبکه هاى رايانه اى است.
شبکه هاى کامپيوترى بر اساس فاصله بين کامپيوتر ها و همچنين سيستم ارتباطى بين اجزاى شبکه داراى انواه مختلف مى باشد.
شبکه محلى(LAN): اين شبکه براى برقرارى ارتباط بين کامپيوتر ها در يک اداره يا ساختمان استفاده مى شود. در اين نوع ساختار شبکه اى که در واقع براى محيط هاى کوچک تعريف مى شود مدير سازمان نسبت به تعيين خط مشى هاى لازم در هدايت و نظارت بر توزيع اطلاعات در هر يک از سطوح طولى و عرضى سازمان اقدام مى کند و نسبت به کنترل و پى گيرى اطلاعات دريافتى از هريک از اجزا سازمان اقدام مى کند به طور مثال هر يک از بخش هاى ادارى، بازرگانى، روابط عمومى و… بر حسب شاخص هاى تعريف شده مورد تغذيه اطلاعى از جانب مدير سازمان قرار مى گيرند و خروجى هاى مورد انتظار را نيز به بخش هاى مرتبط و مدير سازمان منتقل ى کنند.
شبکه هاى شهرى(MAN): اين شبکه براى برقرارى ارتباط بين کامپيوترها در سطح يک شهر استفاده مى شود. کارکردهاى موردانتظار از اين شبکه ها فراتر از يک سازمان محدود مى باشد و در واقع سطح اطلاع رسانى و نظارتى را تا محدوده گسترده ترى منتشر مى کنداز جمله اين شبکه ها مى توان به مراکز ارسال و فروش پهناى باند اشاره کرد. سازمان هايى که داراى مراکز و شعباتى در سطح يک شهر هستند مى توانند از اين گونه شبکه ها بهره ببرند.
شبکه هاى گسترده(WAN): شبکه هاى جهانى يا شبکه هاى گسترده که جهت برقرارى ارتباط بين کامپيوتر ها در فواصل بسياردور استفاده مى شود. محدوده جغرافيايى که اينگونه شکه ها مى توانند پوشش دهند در حد يک کشور، قاره و يا کل جهان خواهد بود. با توجه به ساختار تعريف شده براى اين شبکه به خوبى روشن مى شود که در شبکه هاى گسترده حجم بالايى از اطلاعات قابل پردازش و اشتراک گذارى هستند. سازمانهايى که با گستردگى کشورى به فعاليت مى پردازند مى توانند با بهره بردارى از شبکه هاى گسترده منابع اطلاعاتى خود را از سطح کشور تامين کنند و مورد تحليل و تصميم گيرى قرار دهند. اگر با ديد سازمانى به به ساختار شبکه WAN نگاه کنيم مى توان اين استنباط را داشت که چون هرWAN از به هم پيوستن چندينLAN به وجود مى آيد در نتيجه بستر لازم براى تحقق مديريت فراگير و غير متمرکز از طريق سيستم هاى رايانه اى و ساختار هاى شبکه اى فراهم مى شود. در اين نوع مديريت اطلاعاتى و سازمانى مى توان به طرح مدل هاى آموزش از راه دور يا دولت الکترونيکى اشاره کرد.
به هر حال در سازمان گزينش هر يک از ساختارهاى شبکه اى مسئله توجه علمى و اقتصادى با بهره گيرى از توانمندى هاى مهندسى اطلاعات و مديريت اطلاعات امرى اجتناب ناپذير خواهد بود.
در راه اندازى شبکه ها سه نوع همبندى(Topology) مورد استفاده قرار مى گيرد که در اينجا اشاره اى گذارا به نام اين همبندى هاى مى شود.
1-هم بندى خطى 2-هم بندى حلقوى 3- هم بندى ستاره اى مديران سازمان ها با توجه به ساختارکارى و خطوط توليد اطلاعات اين امکان را دارند تا از انواع مختلف هم بندى در سازمان خود استفاده کنند. تا اينجا با مزيت ها و ساختارکاربرد شبکه در سازمان آشنا شديم ولى شايد اين سوال پيش بيايد که مدير سازمان با توجه به تخصص و گرايش هاى متفاوت از علوم رايانه چگونه مى تواند شبکه سازمان خود را مديريت کند.
مهمترين گام در مديريت شبکه سازمان شناخت بهترين ابزارها و امکانات مورد استفاده در ايجاد شبکه هاست که با توجه به عواملى چون بودجه سازمان، کارکردهاى مورد انتظار، حجم عملياتى سازمان و برنامه هاى آتى توسعه سازمان تعيين مى شود که منطبق بر ساختار سازمانى مى باشد و کليه برنامه ها و فعاليت هاى ازا مختلف سازمان راپوشش مى دهد.
در اينجا يا خود مدير با داشتن تخصص لازم در مديريت شبکه اقدام به اين کار مى کند و يا با استخدام کارشناسان و مشاورين متخصص مديريت شبکه سازمان خوود را انجام مى دهد. اينکه اصولاً يک مدير مى تواند مدير شبکه سازمان هم باشد. امرى دور از ذهن نيست ولى به هرحال ما در اينجا به لطف همپوشانى و انطباق بسيار زيادى که ما بين تعاريف و عملکردهاى مديريت اطلاعات و مهندسى اطلاعات مى باشد. مدير سازمان را مدير شبکه قلمداد کنيم و فعاليت او را که بايستى دو فعاليت مهندسى و مديريت اطلاعات را تواماً انجام دهد معمارى اطلاعات نام بدهيم.
يک مدير شبکه يا به اصطلاح(CAN ) بايد از روش ها و مهارت هاى شبکه اى آگاهى داشته باشد. اين مسئله باعث مى شود تا قابليت ها و کارکردهاى شبکه به سرعت رشد و پيشرفت نمايد.
مديران تنها افرادى هستند که در صورت قطع ارتباط بخش هاى مختلف شبکه بايد به حل مشکل بپردازند بنابراين تا زمانى که شبکه فعال است و عمل مى کند و ظيفه يک مدير اعمال نظارت، نگهدارى و اجراى برنامه هاى شبکه مى باشد. وظيفه مهم يک مدير در شبکه ايجاد و نگهدارى بهينه سيستم فايلينگ مى باشد.اعطا مجوز دسترسى به منابع شبکه م مجوز هاى عضويت کاربرى براى کار با اين منابع از ديگر وظايف مديران شبکه است.
در اين مجال سعى شد تا با بررسى ساختار تعامل يافته سازمان با شبکه هاى کامپيوترى نقش مديريت غير متمرکز را بر روند اجرايى سازمان مورد بررسى قرار گيرد و جايگاه مديريت و مهندسى اطلاعات در استفاده از مدل هاى مختلف ساختار شبکه براى سازمان بررسى شود. اميد است که گسترش کاربرد ابزارهاى ارتباطى و اطلاعاتى در نظام هاى مديريتى سازمان هاى کشور زمينه ظهور سازمان هاى بهره ور و پيشرو را فراهم نمايد تا توسعه همه جانبه به چيزى ملموس تر از رويا تبديل شود.