نام نویسنده: دکتر على اکبر جلالى
بخش مقاله ITiran –
چكيده
براى موفقيت در طراحى و اجراى برنامه توسعه فناورى اطلاعات در هر سازمان اولاْ بايد دانش طراحان و مجريان به روز باشد و از جديدترين تحولات در اين زمينه آگاه باشند و حتى تحولات آتى در اين زمينه را نيز در برنامه خود پيش بينى نمايند. علاوه بر آن بايد روحيه كار گروهى، انعطاف پذيرى (آمادگى پاسخ مناسب به تغييرات)، همكارى و پشتيبانى (به روز نگهداشتن) در اجراى طرحهاى تخصصى توسعه فناورى اطلاعات وجود داشته باشد. در اين مقاله با توجه به علاقمندى كشورمان در توسعه فناورى اطلاعات و كمبود منابع فارسى در راهنمايى سازمانها به طراحى و اجراى علمى اين اقدام ناسب كه مى‌تواند در صورت انجام موفق، تاثيرات فراوانى در هر سازمان بگذارد پيشنهاداتى ارائه شده است.
مقدمه
بدون شك فناورى اطلاعات در بسيارى از كشورهاى جهان به علت ماهيت علمى مبتنى بر توسعه دانش مورد توجه قرار گرفته است. هر كشورى نيز با توجه به توان تخصصى مسئولين كشورشان و ميزان اطلاع آنها در توسعه فناورى اطلاعات، پيشرفتهاى متفاوتى داشته‌اند.
كشورهاى خط مقدم توليد دانش، در اين راه نيز پيشگامان استفاده و توسعه سريع اين پديده بوده‌اند و بيشترين منافع را نيز از آن خود كرده اند، و مى‌روند تا فاصله ديجيتالى خود را با بسيارى از كشورهاى در حال توسعه و عقب مانده زيادتر كنند. طبق اطلاعات شركت eTForecasts تا سال 2005 ميلادى جمعيت استفاده كنندگان اينترنت به 12/1 ميليارد نفر در جهان ميرسد. اغلب اين رشد مربوط به منطقه آسيا و آمريكاى لاتين خواهد بود.
سيستم‌هاى اينترنت بدون سيم به سرعت در حال رشد است و تا سال 2005 طبق اطلاع همين منبع 60 درصد استفاده كنندگان از اين سيستم استفاده خواهند كرد. شبكه‌هاى باند وسيع و پرسرعت اينترنت در حال كسترش است و با توسعه آن فرهنگ جديدى در جهان حاكم خواهد شد. گسترش مدارس و دانشگاههاى مجازى بسرعت شگفت آورى رو به گسترش است. به عنوان مثال در آمريكا به تنهايى بيش از سه هزار دانشگاه و مدرسه مجازى وجود دار.
در بعضى از اين دانشگاه‌ها روشهاى سنتى ناديده گرفته شده است و در بعضى از آنها حتى مدرك دكترى را چند ماهه به افرادى كه از پس امتحانات آنها برآيند ارائه مى‌دهند. اين اقدامات سبب مى‌شود كه شانس رقابت هر روز بيشتر از روز بعد از آن از بين برود و شرايط جديدى به سيستم آموزشى جهان در حال تحميل شدن است. تجارت الكترونيكى مقوله ديگرى است كه تاخير در رسيدن به آن مى‌تواند خسارات جبران ناپذيرى داشته باشد.
نبود دولت الكترونيكى به شدت از كيفيت مديريت مى‌كاهد و موقعيت اداره كشورها را دچار بحران، بى‌نظمى و اختلال خواهد كرد. اگر كمى دقت نكنيم و با سرعت و بصورت علمى و سنجيده به جلو نرويم همين امكانات سنتى را هم كه عدم پاسخگو بودن خود را به نياز هزاره سوم به اثبات رسانده است را نيز از دست خواهيم داد.
نظر به اهميت موضوع در نوشتار زير قدمهاى لازم براى طراحى و اجراى فناورى اطلاعات در سازمانهاى مختلف با تاكيد بر مثالهايى براى يك سازمان آموزشى ارائه شده است. اگرچه در در اين مجموعه مثالها براى سازمانى مرتبط به آموزش و پرورش مطرح مى‌شود اما مقصود از اين نوشتار حالت عمومى داشته و لذا اين مقاله مى‌تواند براى تمام سازمانهاى ديگرى كه توسعه فناورى اطلاعات را در دستور كار خود دارند نيز مفيد باشد
طرح توسعه فناورى اطلاعات در سازمانها
براى موفقيت در طراحى و اجراى برنامه توسعه فناورى اطلاعات در هر سازمان طراحان و مجريان بايد مشخصات ويژه‌اى كه بعضا در اين قسمت آمده است داشته باشند.
1- بايد دانش طراحان و مجريان به روز باشد.
2- طراحان و مجريان از جديدترين تحولات در اين زمينه آگاه باشند.
3- تحولات آتى در اين زمينه را در برنامه‌ها و طرحهاى خود ببينند.
4- روحيه كار گروهى، انعطاف پذيرى (آمادگى پاسخ مناسب به تغييرات)، همكارى و پشتيبانى (به روز نگهداشتن) در اجراى طرحهاى تخصصى توسعه فناورى اطلاعات در سازمان وجود داشته باشد.
1- هدف مشخص از طرح توسعه فناورى اطلاعات در سازمان
در اولين قدم باي كاملا مشخص باشد كه سازمان براى جه مقصودى نياز به توسعه فناورى اطلاعات دارد.
-1آيا آنرا به عنوان يك ابزار واسط براى تنظيم برنامه‌ها و سرعت انجام كارهاى جارى مى‌خواهد.
-2آيا آنرا براى تغيير اساسى در سيستم سازمان و تغيير چارت سازمان بر اساس امكانات فناورى اطلاعات مى‌خواهد و يا به عبارتى مى‌خواهد سازمان خود را برپايه IT بنا نهد.
-3آيا مى‌خواهد به عنوان منبع درآمد و اصل بناى سازمان را بر اساس IT قرار دهد.
-4موارد ديگر.
در هرصورت بايد هدف كلى انجام طرح توسعه IT در هر سازمان قبل از شروع كاملاْ مشخص باشد. كاربردهاى متفاوت نياز به بسترهاى سخت افزارى و نرم ازارى متفاوتى دارند و مشخص نبودن كاربرد فناورى اطلاعات در يك سازمان مى‌تواند هزينه‌هاى بسيار زيادى را به يك سازمان تحميل نمايد و كارآيى لازم را هم نداشته باشد.
2- مشخص كردن جهت حركت
اولين مسئله پس از تعين هدف كلى براى طراحان توسعه فناورى اطلاعات بايد مشخص كردن جهت حركت باشد براى اينكار لازم است طراحان دو سئوال زير را پاسخ دهند. سازمان از نظر فناورى اطلاعات در كجاست؟
سازمان از نظر فناورى اطلاعات به كجا خواهد رفت؟
3- شروع برنامه عملياتى بر اساس حمايت مدير سازمان و پيشرفت دائمى
بايد بر اساس حمايت قوى مدير هر سازمان قدمهاى عملياتى طرح شامل موارد ذيل تعيين شود.
تيم طراح توسعه IT سازمان با شرايطى كه در ابتداى اين مجموعه به آن اشاره شد مشخص شود.
نيازهاى اوليه طرح توسعه فناورى اطلاعات شامل كاربردهاى سازمان مشخص و مرور شود.
ديدگاه‌هاى آرمانى (VISION)* و ماموريتها (MISSION) طرح توسعه فناورى اطلاعات در سازمان بر اساس نيازهاى كوتاه مدت و درازمدت و با افق بسيار دور تهيه و تبيين شود.
هدفهاى كوتاه مدت و دراز مدت رسيدن به اين ديدگاه‌هاى آرمانى مشخص شوند.
ديدگاه‌هاى آرمانى توسعه فناورى اطلاعات در بين افراد سازمان مطرح و ارتباطات افراد بر اساس آن ديدگاه‌هاى آرمانى برقرار شود.
عمليات اجرايى تهيه طرح و ارزيابى آن بر اساس نظرات كارشناسى و معيارهاى مشخص بررسى مجدد شده و تغييرات لازم در آن انجام شود.
تيم اجرايى كه توان انجام طرح آماده شده را داشته باشد انتخاب شود.
يك تيم مكمل شامل حداقل يك نفر از هر واحد درون سازمان و سازمانهاى وابسته و طرف سازمان بصورت جداگانه تشكيل شود. بعنوان مثال در يك سازمان آموزشى اين افراد مى‌توانند از دانش آموزان، والدين، معلمين، مديران، كتابداران، مامور خريد، تداركات، تكنسين‌هاى فنى و نمايندگان ديگرى از مجموعه درون هر سازمان باشند. اين تيم با آگاهى از آنچه قرار است اتفاق بيفتد به سئوال طراحان پاسخ داده و همكارى آنها انجام طرح را تسيل مى‌كند.
تشخيص تخصص و توان اعضاى تيم كه بتوانند از پس اجراى طرح بر آيند مسئله مهمى مى‌باشد. در صورتيكه توان و تخصص لازم در بين افراد سازمان نباشد بايد از بيرون از سازمان كمك گرفته شود. توسعه IT امرى علمى، فنى و پيچيده مى‌باشد، و نبايد از افراد عادى و بدون تخصص انتظار انجام آنرا داشت.
جمع آورى و آناليز گزارش داده‌ها كه ممكن است مثلا در يك سازمان آموزشى شامل امور مرتبط به بخشهاى مختلف ادارى، برنامه‌هاى آموزشى، درسها، وضعيت دانش‌آموزان، سخت افزار ارتباطى زير بنايى مدرسه، ساير امكانات سخت‌افزارى و نرم افزارى، وضعيت نيروى انسانى متخصص فناورى اطلاعات و بيارى از موارد ديگر باشد.
بررسى نيازهاى كاركنان سازمان بعد از آناليز داده‌ها كه منتج به توسعه و بازنگرى به ديدگاه‌هاى آرمانى شود. مثلاْ در يك سازمان آموزشى براى در نظر گرفتن احتياجات معلمين و دانش‌آموزان ممكن است سئوالات زير بتواند در توسعه ديدگاه آرمانى تاثيرگذار باشد.
چطور توسعه فناورى اطلاعات مى‌تواند به آموختن دانش آموزان كمك كند و روى عملكرد معلمين اثر بگذارد؟ جطور مى‌تواند در آموزشهاى آتى و برنامه‌هاى بعدى سازمان تاثير بگذارد؟
چطور مى‌تواند در استراتژى يكپارچه سازى مديريت و اتصال واحدها به هم تاثير داشته باشد، تا از تكرار انجام كارها با وشها و سليقه‌هاى مختلف در واحدها جلوگيرى شود و برآيند حركت سازمان همواره به جلو باشد؟
چطور مى‌تواند همه كاركنان سازمان را درگير كارهاى سازمان نمود تا اتكاى سازمان به چند نفر نباشد و تاثير همگان در مجموعه وجود داشته باشد؟
چطور مى‌توان روحيه خلاقيت و اختراع را در بين كاركنان سازمان ايجاد نمود؟
چطور مى‌تواند سازمان را به منابع اطلاعاتى جهان مرتبط كند؟
چطور مى‌تواند آينده سازمان را با وارد شدن به دنياى ديجيتال تضمين نمايد؟
چطور مى‌تواند بركيقيت كارها بيفزايد؟
موارد فوق و دهها سئوال ديگر كمك خواهد كرد تا ديدگاه آرمانى تعيين شده در بخش اول مورد بازنگرى قرار كرفته و بشكل عملى‌تر و مبتنى بر واقعيات و نيازهاى اصلى سازمان تبيين گردد. با فرض مشخص شدن ديدگاهـهاى آرمانى و سازماندهى نيروهاى مورد نياز براى توسعه فناورى اطلاعات قدم بعدى توسعه ماموريت و يا انجام كارهاى لازم براى رسيدن به اهداف آرمانى يعنى MISSION مى‌باشد.
اجراى ماموريت(MISSION) فناورى اطلاعات در سازمان
در اين مرحله بايد قدمهاى اجرايى براى رسيدن به اهداف آرمانى، با فضا سازى مناسب در سازمان در جهت بالا بردن كيفيت انجام كارها با استفاده از فناورى اطلاعات انجام شود. براى اين منظور براى انجام ماموريت اجرايى نياز به تعيين اهداف اجرايى مشخص مى‌باشد و بايد موارد ذيل مشخص شوند.
-1ليستى از عمليات اجرايى مشخص شود.
-2افراد هر تيم اجراى براى هر عمليات مشخص شده در ليست فوق معلوم شوند.
-3روشهاى و برنامه‌هاى مشخص زمانبندى شده و عملياتى و قدمهاى لازم براى رسيد به اهداف هر عمليات بطور جداگانه مشخص گردد.
-4يك برنامه زمانبندى كلى از مجموعه عمليات اجرايى تهيه شود.
در اين مرحله بايد مجددا ديدگاه‌هاى آرمانى و ماموريت مورد توجه قرار گيرد و در پايان هر عمليات از رسيدن به آنها اطمينان حاصل شود. اطلاعات بين افراد گروه به مشاركت گذاشته شود و ارتباطات افراد گروه‌ها برقرار گردد. همه افراد گروه بايد از همه امور تا حد امكان مطلع باشند تا بتوانند با دانش بيشتر بكار خود ادامه دهند.
در اين مرحله بايد عمليات جداگانه را جمع بندى نموده و طرح توسعه فناورى اطلاعات را اجرايى نمود. براى اينكار لازم است:
-1برنامه زمانبندى و اقدامات انجام شده زير نظر قرار گيرند (مونيتور شوند).
بودجه طرح و نيازهاى مادى عناصر درون طرح شامل هزينه‌هاى نيروى انسانى، تجهيزات و ساختمان و ساير هزينه‌ها مورد بررسى قرار گيرد. اين هزينه‌ها ممكن است در يك سازمان آموزشى شامل: طراحى و جمع آورى دروس جديد، آموشهاى تخصصى ويژه، پى بستر ارتباطى و رايانه‌هاى مورد نياز، بودجه نگهدارى سيستمها، تكنولوژيها آموزشى جديد، نرم افزار و هزينه مطالعه براى منابع درآمد يك سازمان باشند.
-2پس از مشخص شدن هر نياز كه به صورت طرح مطرح مى‌شود بايد زير مجموعه عمليات لازم و بودجه و نيروى انسانى و ساير اقدامات لازم براى انجام آن با جزئيات كافى مورد بررسى و كارشناسى قرار گيرد. به عنوان مثال در مورد يك سازمان آموزشى بايد به موارد ذيل كه مربوط به قسمتى از طرح كلان مى‌باشد توجه داشت.
توسعه و يكپارچه سازى برنامه‌هاى درسى
ليست درسهاى موجود تهيه شود
مشخص نمودن درسهايى كه بايد فورا بصورت يكپارچه درآيند.
مثالهايى از پژوهش و تحقيق براى تمرين دانش آموزان تهيه شود.
فناورى به عنوان آموزش جديد ديده شود.
آموختن تخصصى
شناسايى نيازها و اولويتها تخصصى مورد نياز شناسايى منابع آموزشى و بررسى قرصتهاى استفاده از امكانات جهانى
شناسايى كارگاه‌ها، كنفرانسها، گردهمايى معلمين آموزشهاى Online.
شناسايى و مشخص كردن بهترين زمان آموزشهاى تخصصى به معلمان و كاركنان
ايجاد پى بستر و تنظيم سيستم
سخت افزار
نرم افزار
شبكه‌هاى مورد نياز
تعمير و نگهدارى
تنظيم بودجه براى به روز رسانى و نگهدارى سيستمها
تهيه قوانين مورد نياز
شناسايى و تهيه قوانين فناورى اطلاعات مورد نياز
آموزش قوانين IT به كاركنان
مطالعه قواين جهانى و به روز نگهداشتن آنها
مطالع مجدد قوانين سازمان و اعمال تغييرات لازم در صورت نياز در آنها.
بررسى امكانات فناورى براى حل مسائل خاص
آموزش خاص براى افرادى با محدويتهاى متفاوت در بينايى، شنوايى، زبانى (لال و لكنت زبان)، ناتوانى جسمى و ساير مشكلات فيزيك افراد خاص.
بررسى امكانات فناورى براى حل بسيارى از مسائل ديگر
فناورى اطلاعات مى‌توانند در بسيارى از امور سازمانها در زمينه‌هاى مختلف از جمله موارد ذيل تاثير گذار باشد.
در روابط عمومى سازمانها
در انتشارت
پژوهش و تحقيقات
• در ملاقاتهاى مجازى و كنفرانسهاى راه دور براى مديران
• در برنامه‌هاى گردش ادارى بدون كاعذ
• • در نظرخواهيهاى online و ارزيابى خدمات سازمانها در بالا بردن كيفيت خدمات سازمانها و بروز بودن خدمات ادارى
• در ارائه خدمات سازمان
• بعد از انجام اقدامات فوق ديدگاه‌هاى افراد درگير طرح وسيعتر شده و فرصت جديدى براى سازمان بدست مى‌آيد تا يك بار ديگر طرح توسعه فناورى اطلاعات سازمان مورد نظر مورد ارزيابى مجدد قرار گيرد و با اصلاح مشكلات احتمالى آنرا براى بهره‌بردارى در اختيار سازمان قرار دهد. طراحى و توسعه فناورى اطلاعات امرى پيچيده و تخصصى مى‌باشد و براى تسلط كافى به تمام ابعاد آن نياز به گذراندن دوره‌هاى تخصصى ويژه مى‌باشد.
*تعريف ديدگاه آرمانى: دورنماى مشخصى كه در عين جامع بودن، در بيانى ساده و شفاف ارائه شود و جنبه شعارى داشته و بتوانند شور، انگيزه و هماهنگى لازم را در همسو كردن فعاليتهاى يك سازمان براى انجام رسالتى خاص، بوجود آورد، ديدگاه آرمانى يا Vision گويند.
