تحلیل و پردازش اسناد سازمانی با هوش‌مصنوعی و فناوری OCR
وبینار راهکار آرشیو اسناد و فرایند مدیریت فایل‌ها برگزار شد
«اسناد و فایل‌های سازمان خود را به صورت امن و با سهولت، سازماندهی کنید و با کارکنان دیگر به اشتراک بگذارید.» در رویداد آنلاین راهکار آرشیو اسناد و فرایند مدیریت فایل‌ها، این مسئله مطرح و عنوان شد که سیستم مدیریت اسناد به کمک سازمان‌ها می‌آید تا بتوانند حجم زیاد اسناد و فایل‌های خود را مدیریت کنند.
به گزارش روابط عمومی چارگون، در رویداد آنلاین «راهکار آرشیو اسناد و فرایند مدیریت فایل‌ها» که در ۳۰ آبان ۱۴۰۲ توسط شرکت چارگون برگزار شد، کارشناسان و متخصصان حوزه اتوماسیون اداری، نظرات و دیدگاه‌های خود را در خصوص اتوماسیون و سیستم مدیریت اسناد مطرح کردند.
در بخش اول رویداد، نیما ابراهیم‌زاده مدیر راهکار اتوماسیون اداری چارگون ضمن اشاره به ویژگی‌ها و مزایای منحصربه‌فرد نرم افزار مدیریت اسناد و فایل‌ها گفت: «مدیریت اسناد و اطلاعات از گذشته تا به امروز وجود داشته و با وجود اینکه این نیازمندی هر روز توسعه یافته و متنوع‌تر شده؛ اما از عمر ابزارهای کارآمد و کاربردی زمان زیادی نمی‌گذرد. سهولت در دستیابی، قابل بررسی بودن محتوا، عدم نیاز به محدودیت جغرافیایی، امنیت و همین‌طور قابلیت سیاست‌گذاری بودن از خصوصیات پراهمیت مدیریت اسناد و اطلاعات هستند.»
«نرم افزار مدیریت اسناد چارگون جدیدترین زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری به شمار می‌رود که ارتباط یکپارچه‌ای با زیرسیستم‌های دیگر این حوزه همچون نرم افزار جلسات، نرم افزار کارها، نرم افزار مکاتبات اداری و نرم افزار پیشخوان ارباب رجوع دارد.» شهباز توکلی، مدیر ارشد فنی چارگون با اشاره به این موضوع افزود: «نرم افزار اسناد اولین نرم افزاری است که براساس زیرساخت زاگرس توسعه پیدا کرده، در واقع این‌گونه نبوده که با معماری دیگری توسعه یافته و بعد به این معماری منتقل شده باشد. در نتیجه کامل‌ترین فرم از ارائه محصول براساس این معماری را ارائه می‌کند. این زیرساخت‌ها به تولید نرم‌افزاری در این حد پیچیده کمک کردند و در این نرم افزار مورد استفاده قرار گرفتند.»
در ادامه رویداد، حامد حاتم، مالک محصول اتوماسیون اداری چارگون با اشاره به انواع سند و چرخه حیات آن افزود: «ما انواع موقعیت‌های فایل و سند را در سازمان‌ها شناسایی و برای ثبت و جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری آنها راهکار ایجاد کردیم. از جست‌وجوی پیشرفته در اسناد استفاده و امکان نسخه‌گذاری، انقضا و امحا را برای مدیریت چرخه‌های سند فراهم می‌کنیم.»
فهیمه کسرایی‌پور، کارشناس استقرار اتوماسیون اداری نیز ضمن اشاره به امکان جست‌وجو بر روی مدل داده‌ای استاندارد و توسعه‌یافته که امکان جست‌وجو یا فیلدها و فیلترهای مختلف بر روی اسناد را فراهم می‌کند، افزود: «در نرم افزار اسناد شما می‌توانید سند و فایل‌ها را را براساس نقش‌های افراد به اشتراک بگذارید. می‌توانید برای یک نقش امکانات کامل مثل ویرایش و ایجاد تغییرات رد یک فایل را ایجاد کنید و برای فرد دیگری تنها امکان مشاهده آن را تعریف کنید. حتی می‌توانید یک سند و فایل را در یک بازه زمانی مشخصی در اختیار افراد خاصی بگذارید.»
در بخش بعدی وبینار راهکار آرشیو اسناد و فرایند مدیریت فایل‌ها، علیرضا نوریان، مدیرعامل شرکت راهکار پردازش ژرف (روشن) به صحبت در خصوص کاربردها و مزایای فناوری OCR در نرم افزار مدیریت اسناد پرداخت و گفت: «به کمک تکنولوژی OCR سازمان‌ها می‌توانند اسناد، نامه‌ها، پرونده‌ها، روزنامه‌ها و مجلات، اسناد ملی و قدیمی، اسناد تایپ‌شده با ماشین تحریر و… را پردازش کنند. با یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی در تکنولوژی OCR می‌توان عکس‌ها را به متن تبدیل کرد و در سیستم جمع‌آوری و ذخیره کرد.» در پایان وبینار، شهباز توکلی و حامد حاتم به سؤالات مطرح‌شده توسط مخاطبان رویداد پاسخ دادند.
