چگونه از ایمیل های مهم نسخه پشتیبان بگیریم؟

اطلاعات کاربران ایمیل در فضای کلاد ذخیره می‌شود. فضایی با دسترسی آسان که کاربر می‌تواند در هر لحظه و از هر سیستمی، به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.

اما اگر روزی مشکلی برای اکانت شما یا سرورهای کلاد پیش بیاید، یا به طور ناخواسته تعدادی از ایمیل‌هایتان را حذف کرده باشید، چه بر سر اطلاعاتتان خواهد آمد؟ پاسخ ساده است: همه چیز از بین خواهد رفت.

اینجاست که بهترین راه برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقات تلخی، تهیه نسخه پشتیبان از ایمیل‌هاست.

فروارد کردن ایمیل‌ها به اکانت پشتیبان

راحت‌ترین راه برای حفظ ایمیل‌ها، ارسال مجدد یا فرورارد کردن آن‌ها به یک اکانت دیگر است. این کار را می‌توان یا به صورت دستی و تک تک و یا خودکار انجام داد. برای مثال، می‌توانید از صفحه Mail آیکلاد، روی علامت چرخ‌دنده که در قسمت پایینی و سمت چپ صفحه جای گرفته، کلیک کرده و گزینه Preference and General را انتخاب کنید. در اینجا باید در باکس مربوط به Forward my email to تیک را بزنید و یک آدرس ایمیل جدید را وارد کنید.

کاربران جیمیل نیز می‌بایست بعد از باز کردن آن در وب، روی آیکون چرخ‌دنده که این بار در قسمت بالایی و سمت راست صفحه جای گرفته، کلیک و سپس گزینه See all settings را انتخاب کنند. در پایین forwarding and POP/IMAP، باکسی را که عبارت Forward a copy on incoming mail to در مقابل آن درج شده، تیک بزنند. سپس باید در این قسمت آدرس ایمیل دوم را وارد کرد.

جیمیل همچنین امکان ایجاد فیلتر برای ایمیل‌های فرواردشده را نیز برای کاربران فراهم می‌کند. بنابراین، اگر کاربر چیزی را به صورت فروارد شده دریافت نکرد، می‌تواند روی لینک Create filter کلیک کرده و فیلتر را ایجاد کند.

و در نهایت، کاربران وب اوت لوک نیز برای استفاده از این راهکار، باید روی آیکون چرخ‌دنده کلیک و سپس View all outlook settings, Email, and Forwading را انتخاب کنند. در اینجا باید تیک Enable forwarding را بزنند و ایمیل دوم را وارد کنند.

در هر کدام از روش‌های فوق، شما می‌توانید کپی ایمیل اصلی را حذف کرده و یا همچنان نگه دارید.

از POP یا IMAP استفاده کنید

پروتکل پس اداره (Post Office Protocol) و پروتکل دسترسی به پیام اینترنتی (Internet Message Access Protocol) دو راه برای دسترسی به ایمیل‌ها در چند مکان و در یک لحظه محسوب می‌شوند. هر دو استاندارد توسط اغلب تامین‌کننده سرویس‌های ایمیلی پشتیبانی می‌شوند.

انتخاب از میان این دو برای پشتیبان‌گیری از ایمیل‌ها کمی‌سخت است چراکه هر دو از روش‌های کاملا متفاوتی بهره می‌برند. به طور کلی، فناوری POP کمی‌قدیمی‌تر است و کمتر به کاربران برای کپی گرفتن از ایمیل‌ها توصیه می‌شود. بنابراین، استفاده از استاندارد IMAP بیشتر به کاربران پیشنهاد می‌شود چراکه می‌توانند از طریق دستگاه‌ها و اپلیکیشن‌ها مختلف با ایمیل خود در ارتباط باشند.

دانلود ایمیل‌ها در یک کلاینت دسکتاپ

برای جلوگیری از بروز هرگونه خطر و تهدیدی که می‌تواند در فضای وب، امنیت ایمیل‌هایتان را تهدید کنید، می‌بایست پیام‌های خود را در یک کلاینت ایمیل دسکتاپ همانند مایکروسافت اوت لوک یا تاندربرد دانلود کنید.

در اینجا هم می‌توان از POP و هم IMAP استفاده کرد. در جیمیل، ابتدا باید مطمئن شوید که POP یا IMAP فعال است. برای این منظور باید روی علامت چرخ‌دنده کلیک کرده و سپس وارد See all settings و بعد از آن Forwarding and POP/IMAP شد.

خوشبختانه، در اوت لوک IMAP به صورت خودکار فعال است و POP را نیز می‌توان با کلیک کردن روی آیکون چرخ‌دنده و بعد از آن ورود به View all outlook settings  و بعد از آن Email فعال کرد. ایمیل آیکلاد نیز تنها از استاندارد IMAP پشتیبانی می‌کند و همیشه فعال است.

یکی از کلاینت‌های مدرن همانند تاندربرد می‌تواند با استفاده از آدرس ایمیل و رمز عبور و از طریق استفاده از IMAP به صورت پیشفرض متصل شود. برای POP اما باید در فرآیند نصب، گزینه Configure manually را انتخاب کرد. زمانی که ایمیل‌ها با تاندربرد همگام‌سازی شد، می‌بایست چند مورد را بررسی کنید.

اگر POP را انتخاب کردید، بعد از راست کلیک کردن در اکانت، روی Settings و بعد از آن Server Settings کلیک کنید تا مطمئن شوید که ویژگی Leave Messages on Server فعال باشد. در غیر این صورت، تمامی‌ایمیل‌هایتان بعد از دانلود شدن توسط تادربرد از کلاد حذف خواهند شد.

در صورت انتخاب IMAP اما برای دسترسی آفلاین به پوشه‌ها می‌بایست روی پوشه‌های راست کلیک کرده و بعد از آن گزینه Properties و در نهایت Synchronization را انتخاب کنید.

سایر گزینه‌ها

یکی دیگر از روش‌هایی که برای جلوگیری از پاک شدن و از دست رفتن ناخواسته ایمیل‌ها وجود دارد، دانلود ایمیل‌ها به صورت جداگانه است. بدین معنی که در آیکلاد وب می‌توان با کلیک کردن روی ایکون چرخ‌دنده در قسمت بالایی صفحه میل و انتخاب گزینه Download Message، می‌توان ایمیل‌های مهم را به صورت تک تک دانلود کرد.

این امکان در اوت لوک وب وجود ندارد. اما گوگل گزینه‌هایی را برای این کار در اختیار کاربران قرار می‌دهد. در واقع، امکانات جیمیل در این زمینه پیشرفته‌تر است. به عنوان مثال، کاربر می‌تواند با مراجعه به صفحه «گوگل تیک اوت» هرآنچه را که در اکانت جیمیل خود دارد، دانلود کند یا صرفا برخی از ایمیل‌ها با برچسب‌هایی مشخص را دانلود کند.