سازمان‌ها اهداف و فعالیت‌هایشان را با توجه به چشم‌اندازها و تغییرات محیطی ترسیم می‌کنند.اما سازمان‌های بالغ به خوبی می‌دانند دستیابی به این اهداف نیازمند بستری برای پیاده‌سازی و در نظر گرفتن مکانیزم‌های پیش‌بینی و کنترل است.
سیستم‌های یکپارچه نرم‌افزاری و به طور خاص ERP به ایجاد این بستر کمک می‌کنند.
این در حالی است که بخشی از این فعالیت‌ها، خاص سازمان یا صنعت بوده و خارج از محدوده ERP ها یا هر بسته نرم‌افزاری دیگری هستند و از این رو در بسته های از پیش تعریف شده، قابل تعریف نیستند.
خیلی طبیعی است که هر سازمان به منظور پوشش نیازها، به سمت خریداری یا توسعه برخی سیستم‌های خاص اقدام کند اما نکته پرریسک ایجاد سیستم‌های جزیره‌ای و مجزا از سیستم‌های ERP است.
موضوعی که نقطه ضعف‌های زیادی دارد از جمله دوباره‌کاری‌ها ، مغایرت‌های فراوان، عدم یکپارچگی رصد فعالیت‌ها و فرآیندها. چنین شرایطی که قطعا برای مدیران عملیاتی یا ارشد سازمان مطلوب نیست باعث چالش‌های متعددی می‌شود از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
انجام بخشی از کارها به صورت دستی و خارج از سیستم‌های نرم‌افزاری
تأخیر در انجام کارها و فعالیت‌ها و عدم شفافیت در دلایل تأخیرها
گم شدن کارها و فعالیت‌ها و عدم امکان رصد دقیق وضعیت جاری آن‌ها
وجود خطاها، مغایرت‌ها و دوباره‌کاری ها در داده‌ها
دشواری نگهداشت سیستم‌های مختلف سازمان
دشواری تغییر رویه‌های سیستمی در صورت تغییر یا بهبود رویه‌ها و فرآیندهای مختلف
دشواری گزارش‌دهی دقیق از وضعیت فعالیت‌ها به مدیران بالادستی
مسیر رفع این چالش‌ها به کارگیری ابزارهای توسعه و یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها به گونه‌ای است که حوزه‌های خاص خارج از محدوده ERP را نیز پوشش دهند.
به این ترتیب با پیاده‌سازی ERP ها، هم فرآیندهای اصلی سازمان پوشش داده شده و هم نرم افزارهای موردنیاز برای فرآیندهای مکمل، جانبی یا واسطه‌ای توسعه داده می‌شوند. در نهایت و در صورت نیاز با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری سازمان، یکپارچه می‌شوند.
راهکار پوشش چالش‌های کسب‌وکارها به‌وسیله‌ی ابزارهای فرآیندمحوری
همکاران سیستم در سال 1390، ERP بومی خود با برند «راهکاران» را به بازار عرضه کرد.
پس از ارائه راهکاران و با شناخت نیازمندی‌های مشتریان و رصد فناوری‌های دنیا، به منظور پوشش نیازهای مشتریان، خارج از محدوده ERP راهکاران، در سال 1397 ابزار « فرایار راهکاران» به بازار عرضه شد.
فرایار یک پلتفرم نرم‌افزاری برای توسعه و متناسب‌سازی ERP راهکاران و یکپارچه سازی آن با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری است که امکان پوشش فرآیندهای کسب وکارهای مختلف؛ خارج از محدوده ERP را فراهم می کند.
با فرایار همکاران سیستم شما می‌توانید به سادگی، فرآیندهای کسب و کارتان را کارگردانی کنید.
در ادامه مهم‌ترین مزایا و شیوه پوشش چالش‌های بیان شده با استفاده از ابزار فرایار همکاران سیستم ارائه شده است.
1- مکانیزه کردن عمده فعالیت ها و فرآیندهای سازمانی:
مهم‌ترین دلیل عدم مکانیزه شدن فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی، عدم پوشش کامل نرم‌افزارها برای نیازمندی‌های خاص صنعت یا کسب و کار مشتری است.
از طرفی وجود برخی نرم‌افزارهای جزیره‌ای، ایجاد ارتباط یکپارچه مابین نرم‌افزارها را دشوار می کند. با استفاده از ابزار فرایار، می‌توانید سیستم‌های خاص سازمان خودتان را بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، توسعه دهید و با استفاده از ابزار یکپارچه‌‌ساز فرایار، این سیستم‌ها را با سایر سیستم‌های جزیره‌ای سازمان‌تان، یکپارچه کنید.
2- ایجاد و رصد دقیق وضعیت فرآیندها و فعالیت ها:
جمله “آخرین وضعیت فلان کار چیست؟” جمله بسیار آشنایی در سازمان‌های ایرانی است. با استفاده از ابزار گردش‌ساز فرایار همکاران سیستم می‌توانید فرآیندهای خود را مکانیزه و با شبیه‌سازی اجرای هر فرآیند، ساختار فرآیندهای‌تان را پیش از پیاده‌سازی در محیط واقعی، تست و تحلیل کنید.
با این کار امکان رصد آخرین وضعیت انجام کارها بدون نیاز به مراجعه به افراد مشارکت کننده و شناسایی انحرافات از زمان پیش‌بینی شده و گلوگاه‌های هر فرآیند، دلایل طول کشیدن کارها مقدور است.
با استفاده از این ابزارها، امکان ارزیابی عملکرد دقیق واحدها و افراد بر اساس میزان کار انجام شده و انحراف یا عدم انحراف از زمان پیش بینی شده مقدور است.
3- چابکی مواجهه با تغییر رویه ها و شرایط سازمانی:
با توجه به اقتضائات هر سازمانی، ممکن است مدیران سازمان تصمیم به تغییر رویه‌ها و یا بهبود رویه های فعلی داشته باشند.
از این رو نیاز است این تغییر رویه‌ها و یا اضافه کردن بخشی به فرآیندهای فعلی، در سیستم های نرم افزاری نیز پوشش داده شود. با ابزار گردش ساز فرایار همکاران سیستم بدون نیاز به دانش تخصصی کدنویسی، امکان مکانیزه و مدیریت رویه‌های تغییریافته و متناسب کردن رویه‌های جدید در سیستم وجود دارد.
همچنین می توانید در بستر ERP راهکاران، سیستم‌های توسعه داده شده و رویه و روال جدید سازمان را پوشش دهید و در یک بستر مشترک و با کوتاه ترین زمان توسعه، سیستم های نرم افزاری را مطابق با رویه‌های جدید سازمان در اختیار داشته باشید.
این امکانات به شما کمک می‌کند تا چابک‌تر و بهینه‌تر، تغییرات سازمانی را مدیریت کنید.
4- کاهش دوباره کاری ها و مغایرت های سیستمی:
بهره گیری از نرم افزارهای جزیره ای، موجب می‌شود که به جای تعریف یک ماهیت واحد برای داده ها، در هر نرم افزار مجدداً داده ها را تعریف کنیم و صد البته این امر، کاربری سیستم ها را با چالش مواجه می کند.
از طرفی در صورت گرفتن خروجی از هر نرم افزار به دلیل وجود امکان تعاریف مختلف، امکان مغایرت های سیستمی وجود داشته و لذا روایی و پایایی داده ها به منظور تصمیم گیری دقیق را تحت الشعاع قرار می دهد.
نمونه آشنای این سیستم ها، سیستم های CRM، PLM، SCM و … است که مجز از سیستم های ERP کار می کنند. با استفاده از یکپارچه ساز فرایار همکاران سیستم می توانید این سیستم ها را به ERP راهکاران متصل کنید و در کی بستر یکپارچه، فعالیت های خود را انجام دهید.
5- نگهداشت و مدیریت مطلوب سیستم های نرم افزاری برای مدیران و کارشناسان واحد IT:
وجود سیستم های مختلف و جزیره ای با زیرساخت های متفاوت، نگهداشت این سیستم ها را برای واحد IT سازمان ها بسیار پرهزینه و دشوار می کند. با استفاده از ابزار فرایار همکاران سیستم ، تمامی سیستم ها در همان بستر ERP راهکاران توسعه داده شده و در یک بستر واحد، امکان نگهداشت و مدیریت سیستم های نرم-افزاری وجود خواهد داشت.
با استفاده از فرایار همکاران سیستم ، تمامی سیستم ها در همان بستر ERP راهکاران توسعه داده شده و امکان نگهداشت و مدیریت سیستم های نرم افزاری وجود خواهد داشت.
6- ارائه گزارش های عملکردی شفاف به مدیران بالادستی سازمان:
دستیابی به گزارش های عملکردی در حوزه فرآیندها، در صورت بهره گیری از سیستم های جزیره ای یا مکانیزه نبودن آن ها، با چالش هایی روبرو است. با استفاده از ابزارهای پایشگر و گزارش ساز فرایار همکاران سیستم می توانید گزارش های عملکردی دقیقی از وضعیت کارها و افراد مشارکت کننده در فرآیندها، فارغ از واحدهای سازمانی کسب کنید. این امر موجب نظارت دقیق بر نحوه اجرای قوانین در سازمان شده و یکپارچگی قواعد کسب و کار در فرایندهای end to end را به همراه دارد.
رویکرد همکاران سیستم
همکاران سیستم در سال ۱۳۹۰، ERP بومی خود با برند راهکاران را به بازار عرضه کرد.
پس از ارائه راهکاران و با شناخت نیازمندی های مشتریان و رصد فناوری های دنیا، به منظور پوشش نیازهای مشتریان، خارج از محدوده ERP راهکاران، در سال ۱۳۹۷ ابزار فرایار راهکاران به بازار عرضه شد. این ابزار یک پلتفرم نرم افزاری برای توسعه و متناسب سازی ERP راهکاران و یکپارچه سازی آن با سایر سیستم های نرم افزاری است که امکان پوشش فرآیندهای کسب وکارهای مختلف؛ علاوه بر محدوده ERP را فراهم می کند. با این ابزار شما می توانید به سادگی، فرآیندهای کسب و کارتان را کارگردانی کنید.
فرایار همکاران سیستم به شما، امکان پوشش نیازهای خاص کسب و کارتان، بدون نیاز به کدنویسی را ارائه می کند و تمامی سیستم های ساخته شده در یک بستر واحد و همانند سایر ماژول های راهکاران، قابل دسترس بوده و از یکپارچگی فرآیندها و سیستم ها و ارائه گزارش های فرآیندی دقیق به مدیران بالادستی بهره مند خواهید شد. با این امکان در هر زمان و بر اساس نیاز مدنظرتان، فرم ها، گردش کارها و فعالیت ها و حتی سیستم های مدنظرتان را توسعه خواهید داد و چابکی و انعطاف بالایی به منظور بهره مندی از سیستم های نرم افزاری در راستای تغییرات ایجاد شده خواهید داشت.
