مكانيزاسيون سيستم خدمات دانشجويى دانشگاه تهران

ایلنا-جهت كاهش هزينه ها و مديريت بهتر در زمينه ارائه خدمات دانشجويى به دانشجويان، دانشگاه تهران از ساير دانشگاهها پيشى گرفت.
به گزارش خبرنگار خبرگزارى كار ايران ،ايلنا ،‌‏ دانشگاه تهران در روند ديجيتالى كردن فضاى سازمانى با استفاده از فن آوريهاى نوين و ايجاد بانكهاى اطلاعاتى به اتوماسيون خدمات دانشجويى پرداخته است.
در اين راستا سيستم امور دانشجويى دانشگاه تهران با استفاده از چندين بانك اطلاعاتى مستقر در دانشگاه ، درخواست دانشجويان دانشكده را از طريق سيستم وب دريافت كرده و امور دانشجويى دانشكده پس از بررسى و تعيين افراد حائز شرايط، درخواست را جهت انجام مراحل بعدى به امور دانشجويى دانشگاه ارسال مى كند.
همچنين اين مركز پس از بررسى و تاييد درخواست مورد نظر ، جوابيه دانشگاه را جهت اطلاع دانشجو به مراكز مربوطه ارسال مى كند.
شهير مسوول اجرايى طرح مكانيزه امور دانشجويى از جمله مزاياى اين سيستم را بالا بردن سرعت در انجام امور و افزايش ضريب دقت مى داند و اظهار مى كند: مكانيزه كردن سيستم خدمات دانشجويى موجب كاهش هزينه هاى مصرفى و پرسنلى شده و به آسانى مى توان گزارش هاى كاملى از فعاليت هاى آمارى امور دانشجويى به دانشجويان ارائه داد. ضمن اينكه از مراجعات و تجمع اسناد در اداره جلوگيرى مى شود. همچنين برخوردهاى لفظى ميان دانشجويان و كارمندان را كاهش مى دهد و از دخالت غير قانونى افراد در ارائه خدمات به دانشجويان كاسته مى شود.
وى ى افزايد، از نرم افزارهاى مربوط به اطلاعات دانشجويى در اين سيستم مى توان براى ايجاد پرونده هاى اطلاعاتى و دسته بندى آنها بهره برد كه اين عمليات به سرعت و بدون اتلاف وقت انجام مى شود.
اين مسوول در ادامه خاطرنشان مى كند، براى كار با اين سيستم بايد اطلاعات ضرورى دانشجو و همين طور اطلاعات آموزشى مربوط به ترم هاى قبل در اختيار باشد، اين اطلاعات در هر ترم با فرم هاى خاصى از مركز آمار و انفورماتيك گرفته مى شود و به اين برنامه وارد مى شود.
شهير مى گويد‌‏ در طول زمان بررسى درخواست دانشجو ، هيچگونه تماس چه حضورى و چه تلفنى با دانشجو صورت نمى گيرد . درخواست مورد نظر پس از بررسى مراحل لازم و تطبيق آن با ضوابط صندوق رفاه ، اطلاعات در قالب فرصتى كه مورد نظر صندوق رفاه مى باشد به صورت ديسكت يا از طريق ايميل ارسال مى شود .
اين سيستم براى دانشجويان كارايى زيادى دارد و سبب مى شود خدمات دانشجويى در كمترين زمان و با بيشترين دقت و اعمال قوانين و ضوابط، بدون مراجعه و پيگيرى حضورى انجام شود.
در سيستم جديد نوعى مديريت مجازى ايجاد مى شود. مديريت جديدى كه به كنترل موثر بخش ادارى ، ايجاد ارتباط مستمر و پويا بين بخش هاى مختلف دانشگاه، ايجاد بانك اطلاعات دانشجويى جهت ارائه داده هاى مورد نياز و اطلاع دهى به دانشجو در جهت قوانين خدماتى و همين طور كنترل عملكردها از طريق شبكه مى انجامد.
در مديريت جديد از رفت و آمد دانشجويان براى انجام مكاتبات ادارى و تعدد كاركنان كاسته وى شود و همه خدماتى كه با حجم وسيع كاغذ و هزينه زياد در سيستم قبلى انجام مى شده در سيستم جديد با كاربرد كامپيوتر ميسر مى شود. شواهد و مدارك موجود در امور دانشجويى حاكى از آن است كه بيش از 80 درصد از فعاليت ها توسط نرم افزارهاى كامپيوترى و بدون صرف كاغذ انجام مى شود.
از طريق اين شبكه اطلاعات خدمات رفاهى و تقاضاى دانشجويان تجزيه و تحليل شده و جهت دستيابى به تصميم هاى راهبردى در اختيار مديران قرار مى گيرد.
بر اساس يافته هاى موجود در امور دانشجويى ، در سيستم جديد در مقايسه با سيستم فعلى حجم كار با 70 درصد و زمان كار با 90 درصد كاهش انجام مى گيرد. از 609 فعاليت در جريان خدمات دانشجويى در سال 80 در سيستم جديد 325 فعاليت قابل حذف و 179 فعاليت نيز قابل ساده كردن است كه تلاش مى شود در سيستم جديد به صفر برسد.
به عنوان نمونه از 117 فعاليت در جريان وام هاى ضرورى و ازدواج در روش فعلى 85 فعاليت قابل حذف و 25 فعاليت قابل ساده كردن است. در اين سيستم فرايند ارائه خدمات دانشجويى از طريق نرم افزارهاى كامپيوترى انجام مى شود و به اين ترتيب مى توان مراحل اضافى در فرآيند ارائه خدمات را تا حد زيادى حذف و يا ساده كرد.
در مقايس با سيستم فعلى مى توان گفت سيستم جديد حجم گسترده مكاتبات را كاهش مى دهد و به اين صورت هزينه هاى كاغذ و نيروى انسانى جهت انتقال مكاتبات به طور چشمگيرى حذف مى شود. اين گزارش حاكيست اتوماسيون خدمات دانشجويى نمونه كوچكى از بكارگيرى اين فن آورى در روند عملكردهاى سازمانى است كه در دانشگاه تهران به اجرا درآمده است و مى توان آن را از نمونه هاى موفق بكارگيرى فن آورى هاى جديد در روند توسعه سازمانى دانست .