برای صدور کارت پرسنلی، کارت شناسایی یا کارت عضویت، سازمان‌ها معمولاً با دو انتخاب روبه‌رو هستند: خرید دستگاه چاپ کارت و انجام فرایند صدور در محل یا سپردن سفارش به یک مرکز چاپ تخصصی. هر دو روش مزایا و محدودیت‌های خود را دارند و انتخاب نادرست می‌تواند هزینه‌های اضافی، تأخیر در تحویل کارت‌ها یا مشکلاتی در مدیریت اطلاعات ایجاد کند.
اگر به تعداد محدودی کارت در یک بازه مشخص نیاز دارید، برون‌سپاری معمولاً انتخاب اقتصادی‌تری است. اما برای سازمان‌هایی که به‌صورت مستمر کارت صادر می‌کنند، اطلاعات پرسنل آن‌ها مرتب تغییر می‌کند یا به چاپ فوری نیاز دارند، خرید دستگاه می‌تواند توجیه بیشتری داشته باشد. برای تصمیم‌گیری دقیق باید هزینه تمام‌شده، سرعت واقعی صدور و امنیت اطلاعات در هر دو روش بررسی شود.
مقایسه خرید پرینتر کارت با سفارش چاپ در یک نگاه
تفاوت اصلی چاپ درون‌سازمانی و برون‌سپاری، فقط در مالکیت دستگاه نیست؛ بلکه به میزان کنترل سازمان بر زمان، هزینه و مراحل صدور کارت مربوط می‌شود.
| معیار | خرید پرینتر کارت | برون‌سپاری چاپ کارت |
|---|---|---|
| هزینه اولیه | نیاز به سرمایه‌گذاری برای دستگاه و تجهیزات | بدون نیاز به خرید دستگاه |
| هزینه جاری | مواد مصرفی، نگهداری و نیروی انسانی | هزینه سفارش و خدمات چاپ |
| سرعت صدور | امکان صدور در محل، در صورت آماده‌بودن تجهیزات | وابسته به زمان آماده‌سازی و تحویل سفارش |
| امنیت اطلاعات | کنترل مستقیم‌تر بر فرایند و دسترسی‌ها | نیازمند بررسی شیوه حفاظت از اطلاعات توسط پیمانکار |
| چاپ مجدد | امکان صدور کارت جایگزین در محل | نیاز به ثبت سفارش مجدد |
| نگهداری تجهیزات | بر عهده سازمان | بر عهده مرکز چاپ |
| انعطاف در تغییر اطلاعات | امکان اصلاح و چاپ کارت جدید | وابسته به روند اصلاح و ثبت سفارش |
| چاپ تخصصی | محدود به امکانات دستگاه خریداری‌شده | امکان استفاده از تجهیزات تخصصی مرکز چاپ |
این مقایسه نشان می‌دهد که هیچ‌کدام از روش‌ها در تمام شرایط برتر نیستند. برای مثال، مجموعه‌ای که یک‌بار در سال کارت کارکنان را صادر می‌کند، احتمالاً استفاده چندانی از دستگاه در ماه‌های بعد نخواهد داشت؛ درحالی‌که برای یک سازمان با استخدام مستمر، دسترسی دائمی به پرینتر می‌تواند ارزش عملیاتی بیشتری ایجاد کند.
چاپ کارت در محل سریع‌تر است یا سفارش از مرکز چاپ؟
سرعت یکی از مهم‌ترین دلایل تمایل سازمان‌ها به چاپ داخلی است؛ اما باید بین سرعت عملکرد پرینتر و زمان واقعی صدور کارت تفاوت قائل شد.
در روش چاپ درون‌سازمانی، پس از آماده‌سازی اطلاعات و طرح کارت، امکان چاپ و تحویل آن در همان محل وجود دارد. این ویژگی برای صدور کارت پرسنلی هنگام استخدام، جایگزینی کارت مفقودی یا صدور کارت عضویت کاربردی است. برای مثال، اگر یک نیروی جدید برای ورود به ساختمان به کارت شناسایی نیاز داشته باشد، سازمان مجهز به پرینتر مناسب می‌تواند پس از تأیید اطلاعات و آماده‌بودن ملزومات، کارت او را بدون انتظار برای ارسال سفارش صادر کند.
البته چاپ داخلی همیشه سریع‌تر نیست. آماده‌سازی اطلاعات، کنترل کیفیت، تعویض مواد مصرفی، خرابی دستگاه یا نبود اپراتور می‌تواند فرایند را متوقف کند. در برون‌سپاری نیز مدت تحویل به تعداد کارت‌ها، ظرفیت مرکز چاپ، تأیید فایل و روش ارسال وابسته است. یک مرکز مجهز ممکن است سفارش پرتعداد را سریع‌تر از یک پرینتر رومیزی پردازش کند؛ اما زمان ارسال و تحویل نهایی نیز باید محاسبه شود.
در نتیجه، برای صدور تعداد کمی کارت فوری، چاپ داخلی معمولاً مزیت دارد؛ اما برای سفارش‌های یک‌باره و پرتعداد، باید ظرفیت واقعی مرکز چاپ و دستگاه سازمان با یکدیگر مقایسه شوند.
هزینه خرید پرینتر کارت بیشتر است یا برون‌سپاری چاپ؟
مقایسه هزینه باید در یک بازه زمانی مشخص، مثلاً سه سال، انجام شود. قیمت خرید دستگاه تنها بخشی از هزینه چاپ داخلی است و از طرف دیگر، تعرفه چاپ هر کارت نیز لزوماً تمام هزینه‌های برون‌سپاری را نشان نمی‌دهد.
هزینه‌های واقعی چاپ کارت درون‌سازمانی چیست؟
برای راه‌اندازی چاپ داخلی باید هزینه خرید دستگاه، کارت خام، ریبون و نرم‌افزار موردنیاز را در نظر گرفت. در پرینترهای چاپ غیرمستقیم، فیلم انتقال نیز جزو مواد مصرفی است. هزینه سرویس، تعمیرات احتمالی، قطعات، کارت‌های معیوب و زمان اپراتور هم در هزینه نهایی تأثیر دارند.
به همین دلیل، پیش از خرید پرینتر کارت، بهتر است علاوه بر قیمت اولیه دستگاه، هزینه مواد مصرفی، نگهداری و تعداد کارت‌هایی را که در طول سال صادر می‌کنید محاسبه کنید. مدلی که قیمت خرید پایین‌تری دارد، لزوماً کمترین هزینه چاپ هر کارت را در بلندمدت ایجاد نمی‌کند. همچنین نوع چاپ بر هزینه تأثیر دارد. چاپ رنگی یا تک‌رنگ، یک‌رو یا دورو بودن کارت و استفاده از امکاناتی مانند لمینیت یا کدگذاری کارت هوشمند می‌تواند هزینه تولید را تغییر دهد.
برون‌سپاری چاپ کارت چه هزینه‌هایی دارد؟
در روش برون‌سپاری، سازمان هزینه چاپ را بر اساس تعداد کارت و خدمات موردنیاز پرداخت می‌کند. نوع کارت، کیفیت چاپ، شخصی‌سازی اطلاعات و تیراژ سفارش از عوامل اصلی تعیین‌کننده مبلغ هستند. بااین‌حال، هزینه‌های دیگری نیز ممکن است به سفارش اضافه شوند؛ از جمله طراحی یا اصلاح فایل، ارسال کارت، ثبت سفارش فوری و چاپ مجدد کارت‌هایی که اطلاعات آن‌ها تغییر کرده است.
یکی از مزیت‌های برون‌سپاری این است که سازمان نیازی به تأمین مواد مصرفی، تعمیر دستگاه یا اختصاص نیروی متخصص برای چاپ ندارد. همچنین در سفارش‌های پرتعداد، ممکن است مرکز چاپ به دلیل تجهیزات و ظرفیت تولید خود، قیمت مناسب‌تری برای هر کارت ارائه دهد.
چه زمانی هزینه خرید دستگاه جبران می‌شود؟
برای تشخیص صرفه اقتصادی خرید دستگاه باید هزینه کل دو روش را در یک دوره یکسان مقایسه کرد.
- هزینه چاپ داخلی از مجموع سهم هزینه خرید دستگاه در دوره موردنظر، مواد مصرفی، نیروی انسانی، نگهداری و ضایعات چاپ به دست می‌آید.
- هزینه برون‌سپاری نیز شامل مبلغ سفارش کارت‌ها و هزینه‌های جانبی مانند طراحی، ارسال و سفارش‌های مجدد است.
اگر هزینه متغیر چاپ هر کارت درون سازمان کمتر از هزینه برون‌سپاری همان کارت باشد، با افزایش تعداد چاپ ممکن است اختلاف هزینه‌ها سرمایه‌گذاری اولیه را جبران کند. البته این نتیجه به قیمت دستگاه، میزان استفاده و هزینه‌های جاری بستگی دارد. برای مثال، سازمانی که هر ماه کارت جدید صادر می‌کند، فرصت بیشتری برای استفاده از دستگاه و توزیع هزینه خرید آن میان کارت‌های چاپ‌شده دارد. در مقابل، برای مجموعه‌ای که فقط یک نوبت سفارش چاپ دارد، هزینه خرید دستگاه ممکن است تا مدت‌ها جبران نشود.
بنابراین نمی‌توان یک تعداد ثابت را به‌عنوان نقطه سربه‌سر تمام سازمان‌ها معرفی کرد.
تعداد کارت‌ها و دفعات صدور چه تأثیری بر انتخاب روش چاپ دارد؟
یکی از اشتباهات رایج هنگام انتخاب روش چاپ کارت، تصمیم‌گیری فقط بر اساس تیراژ سالانه است. درحالی‌که تعداد دفعات صدور و پراکندگی سفارش‌ها به همان اندازه اهمیت دارند.
فرض کنید دو مجموعه در طول سال به ۱۲۰۰ کارت نیاز دارند.
مجموعه اول، یک آموزشگاه است که تمام کارت‌های دانش‌آموزی را در ابتدای سال تحصیلی صادر می‌کند. این مجموعه می‌تواند اطلاعات را یک‌جا آماده کند و سفارش چاپ را با تیراژ مشخص به مرکز چاپ بسپارد.
اما مجموعه دوم، یک شرکت خدماتی است که در طول سال نیروهای جدید استخدام می‌کند، تعدادی از کارکنان آن جابه‌جا می‌شوند و کارت‌های مفقودی یا آسیب‌دیده نیز باید جایگزین شوند. باوجود یکسان بودن تعداد کل کارت‌ها، این شرکت به صدور مکرر و گاهی فوری نیاز دارد.
در چنین شرایطی، چاپ درون‌سازمانی می‌تواند وابستگی به سفارش‌های جداگانه را کاهش دهد. برای انتخاب روش مناسب، علاوه بر تیراژ، باید به این پرسش‌ها پاسخ داد: کارت‌ها چند بار در سال صادر می‌شوند؟ اطلاعات افراد چند وقت یک‌بار تغییر می‌کند؟ چه تعداد کارت باید فوراً جایگزین شوند؟ و تأخیر در تحویل کارت چه تأثیری بر فعالیت مجموعه دارد؟
امنیت اطلاعات پرسنلی در چاپ داخلی بیشتر است یا برون‌سپاری؟
کارت‌های پرسنلی و شناسایی ممکن است شامل نام و نام خانوادگی، تصویر فرد، شماره پرسنلی و سایر اطلاعات سازمانی باشند. بنابراین انتخاب روش چاپ فقط یک تصمیم اقتصادی نیست و به نحوه مدیریت اطلاعات نیز ارتباط دارد.
امنیت اطلاعات در چاپ درون‌سازمانی
در چاپ داخلی، اطلاعات برای صدور کارت لزوماً در اختیار یک مرکز چاپ خارجی قرار نمی‌گیرد و سازمان می‌تواند دسترسی به فایل‌ها، نرم‌افزار صدور کارت و دستگاه را مستقیماً مدیریت کند. بااین‌حال، وجود دستگاه در سازمان به‌تنهایی امنیت را تضمین نمی‌کند. اگر فایل‌های اطلاعاتی بدون محدودیت در دسترس باشند، حساب‌های کاربری مشترک استفاده شوند یا کارت‌های چاپ‌شده معیوب به‌درستی امحا نشوند، همچنان خطر افشای اطلاعات وجود دارد.
برای کاهش این خطرات باید دسترسی کاربران مشخص باشد، اطلاعات در محیط امن نگهداری شوند و کارت‌های باطله و فایل‌های موقت مطابق سیاست‌های سازمان مدیریت شوند.
امنیت اطلاعات هنگام برون‌سپاری چاپ
در برون‌سپاری، معمولاً بخشی از اطلاعات موردنیاز چاپ در اختیار پیمانکار قرار می‌گیرد. به همین دلیل، اعتبار و فرایندهای امنیتی مرکز چاپ اهمیت دارند. بهتر است پیش از ثبت سفارش، درباره نحوه انتقال فایل‌ها، افراد مجاز به دسترسی، مدت نگهداری اطلاعات و روش حذف فایل‌ها پس از تحویل کارت توافق شود. برای اطلاعات حساس، قرارداد محرمانگی و تعیین مسئولیت طرفین نیز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
همچنین باید میان چاپ ظاهر کارت و مدیریت اطلاعات کارت هوشمند تفاوت گذاشت. چاپ نام و تصویر روی کارت RFID به معنای کدگذاری تراشه یا تعریف دسترسی آن در سامانه سازمان نیست. در مجموع، چاپ داخلی کنترل مستقیم‌تری به سازمان می‌دهد؛ اما امنیت نهایی در هر دو روش به رعایت کنترل‌های فنی و اجرایی وابسته است.
کیفیت چاپ کارت درون‌سازمانی با چاپ مرکز تخصصی تفاوت دارد؟
کیفیت چاپ بیشتر از آنکه به محل انجام آن وابسته باشد، به فناوری دستگاه، جنس کارت، مواد مصرفی و تنظیمات چاپ بستگی دارد.
پرینترهای چاپ مستقیم یا Direct-to-Card تصویر را مستقیماً روی سطح کارت منتقل می‌کنند و برای بسیاری از کارت‌های پرسنلی و عضویت استاندارد مناسب هستند.
در فناوری چاپ غیرمستقیم یا Retransfer، تصویر ابتدا روی فیلم مخصوص چاپ می‌شود و سپس به سطح کارت منتقل می‌شود. این روش امکان پوشش کامل‌تر لبه‌های کارت را فراهم می‌کند و برای برخی کارت‌های دارای سطح ناهموار ناشی از تراشه یا تجهیزات داخلی مناسب‌تر است.
یک مرکز تخصصی ممکن است به تجهیزات و امکانات تکمیلی متنوع‌تری دسترسی داشته باشد؛ درحالی‌که کیفیت و قابلیت چاپ داخلی به دستگاه انتخاب‌شده محدود است. از سوی دیگر، سازمانی که پرینتر مناسب و مواد مصرفی باکیفیت دارد، می‌تواند کارت‌هایی با کیفیت حرفه‌ای تولید کند.
خرید پرینتر کارت برای چه کسب‌وکارهایی مناسب‌تر است؟
نیاز سازمان‌ها به صدور کارت یکسان نیست. جدول زیر شرایطی را نشان می‌دهد که می‌تواند انتخاب هر روش را منطقی‌تر کند.
| نوع مجموعه | شرایط مهم در انتخاب |
|---|---|
| شرکت‌های کوچک | در صورت صدور محدود و مقطعی، برون‌سپاری معمولاً کم‌هزینه‌تر است. |
| سازمان‌های بزرگ | با صدور مداوم کارت و تغییرات پرسنلی، چاپ داخلی ارزش بررسی بیشتری دارد. |
| مدارس و دانشگاه‌ها | برای صدور انبوه در ابتدای سال، برون‌سپاری و برای صدور مستمر، چاپ داخلی قابل بررسی است. |
| باشگاه‌ها و مراکز عضویت | در صورت ثبت‌نام روزانه و تحویل فوری کارت، چاپ در محل کاربردی‌تر است. |
| سازمان‌های چندشعبه‌ای | محل صدور، تعداد کارت هر شعبه و امکان مدیریت متمرکز باید بررسی شود. |
آیا ترکیب چاپ داخلی و برون‌سپاری انتخاب بهتری است؟
در برخی مجموعه‌ها، استفاده هم‌زمان از دو روش می‌تواند نیازهای متفاوت سازمان را پوشش دهد. برای مثال، یک سازمان می‌تواند چاپ اولیه تعداد زیادی کارت با طرح ثابت را به مرکز تخصصی بسپارد و برای صدور کارت‌های جدید یا جایگزین از دستگاه داخلی استفاده کند. این روش می‌تواند نیاز به چاپ فوری را برطرف کند، بدون آنکه تمام مراحل تولید کارت الزاماً در سازمان انجام شود.
البته باید پیش از انتخاب این راهکار، سازگاری کارت‌های ازپیش‌چاپ‌شده با پرینتر و مواد مصرفی، هزینه دو مرحله تولید و شرایط نگهداری کارت‌ها بررسی شود. در غیر این صورت، استفاده ترکیبی ممکن است به‌جای کاهش هزینه، مراحل اضافی ایجاد کند.
جمع‌بندی
برای انتخاب میان خرید دستگاه و برون‌سپاری، سه عامل را در اولویت قرار دهید: هزینه کل صدور کارت در طول زمان، سرعت موردنیاز برای تحویل و نحوه کنترل اطلاعات.
اگر مجموعه شما فقط در بازه‌های مشخص به تعداد محدودی کارت نیاز دارد و زمان تحویل از قبل قابل برنامه‌ریزی است، سفارش چاپ به مرکز تخصصی معمولاً انتخاب منطقی‌تری خواهد بود. اما اگر صدور کارت بخشی از فعالیت مستمر سازمان است، کارت‌های جدید یا جایگزین باید به‌سرعت تحویل داده شوند و مدیریت مستقیم اطلاعات و فرایند چاپ اهمیت دارد، خرید دستگاه می‌تواند در بلندمدت توجیه اقتصادی و عملیاتی پیدا کند.
