با شیوع بیماری کرونا برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین بیش‌ازپیش جدی گرفته شد. مسلما در شرایط فعلی، شاید مهم‌ترین مزیت برگزاری جلسه مجازی به‌جای جلسه‌ی حضوری، پیشگیری از ابتلای اعضا به بیماری کرونا و به‌طورکلی رعایت موازین بهداشت و سلامت باشد؛ اما این روش برگزاری جلسه، مزایای دیگری نیز در بر دارد. مزایایی که از پیش شیوع بیماری کرونا نیز مطرح بوده و شرکت‌ها و سازمان‌های تجاری و آموزشی از آن بهره برده‌اند.
در این مقاله قصد داریم به معرفی مزایای جلسه آنلاین بپردازیم. موارد بررسی‌شده در این مقاله کلی بوده و برگزارکننده‌های جلسه می‌توانند از مزایای خاص‌تر این روش بسته به زمینه‌ی فعالیت و اقتضائات سازمان خود بهره‌مند شوند. با ما همراه باشید و از‌این‌پس روشی پربازده‌تر برای برگزاری جلسات خود در پیش بگیرید.
حذف محدودیت های مکانی و کاهش هزینه ها
امروزه، مدل کسب‌وکار بسیاری از شرکت‌ها از حالت متمرکز درآمده و غیرمتمرکزتر شده است. بسیاری از سازمان‌ها، کارمندانی از شهرها و کشورهای دیگر دارند. سازمان‌های آموزشی نیز به همین سمت‌وسو رفته و علاوه بر مدرسان، فراگیرنشان نیز می‌توانند از شهرها و کشورهای دیگر باشند. برگزاری جلسه مجازی به‌خوبی در خدمت این مدل از کسب‌وکار، آموزش یا هر فعالیت دیگری قرار گرفته و فرصت‌های آن را بیشتر شکوفا می‌کند.
فرصت استخدام کارمند، بدون محدودیت جغرافیایی، این فرصت را برای شرکت‌ها فراهم می‌آورد که از استعدادها و تخصص افرادی که تا پیش از آن، امکان همکاری با آنها وجود نداشت استفاده کنند. از‌سوی‌دیگر، نیروی کار نیز می‌تواند با شرکت و سازمان موردعلاقه‌اش همکاری کند که کیلومترها دور از او مستقر شده است. در این مدل همکاری، برگزاری جلسه مجازی یا آنلاین، اصلی‌ترین طریق ارتباطی دو طرف با یکدیگر خواهد بود.
از‌سوی‌دیگر، مدل کاری دورکاری نیز در حال رشد هرچه بیشتر در بین کسب‌وکارهاست. حتی کارمندان و مدیران شرکت‌هایی که در یک شهر و منطقه قرار دارند در بسیاری مواقع، برایشان مقرون‌به‌صرفه‌تر است که از راه دور با یکدیگر در تماس باشند. صرفه‌جویی در وقت، هزینه‌ی رفتوآمد، نگهداری از دفاتر کاری، تجهیزات و حتی کاهش لزوم اجاره‌ی یک مکان اداری، از مهم‌ترین مزایای دورکاری و انجام هماهنگی‌ها از طریق برگزاری جلسه مجازی به‌شمار می‌روند. یک سامانه برگزاری جلسات آنلاین استاندارد، جایگزین بسیاری از این موارد خواهد بود.
عدم نیاز به یک مکان متمرکز، هزینه‌های مربوط به نگهداری از اتاق جلسات، میز کنفرانس، سرمایش و گرمایش و پذیرایی را نیز حذف کرده یا کاهش می‌دهد.
افزایش کیفیت برگزاری جلسات
این مزیت که افراد می‌توانند حتی از خانه‌ی خود در جلساتشان شرکت کنند، مزایای دیگری را نیز علاوه بر راحتی آنها در پی دارد. اولین مزیت این است که افراد با آمادگی روحی، ذهنی و جسمانی بیشتر و بهتری در جلسه شرکت می‌کنند. آنها مجبور نیستند برای شرکت در جلسه تا محل برگزاری آن رفتوآمد کنند. به‌خصوص در مورد جلسات برون‌سازمانی و در شهرهایی مانند تهران، انرژی بسیاری از افراد بر اثر ترافیک و رفتوآمد با وسایل حمل‌و‌نقل عمومی هدر رفته و آنها معمولا خسته و مشوش در جلسات شرکت می‌کنند.
علاوه بر این، برداشته‌شدن لزوم رفتوآمد، امکان تاخیر شرکت‌کنندگان را نیز کاهش می‌دهد. آنها به معنای واقعی کلمه با فشار چند دکمه یا چند کلیک می‌توانند در جلسه حاضر شوند. این مزیت، همچنین امکان کنسل‌شدن حضور افراد را نیز کمتر می‌کند.
افزایش امکانات برگزاری جلسه
یکی دیگر از مزایای جلسه آنلاین افزایش امکاناتی است که برگزارکننده یا شرکت‌کنندگان در جلسه در اختیار خود دارند. این امکانات، فرصت ارائه‌ی بهتر محتواها و داده‌ها، ارتباط بهتر، تسریع اموری اداری و غیره را برای افراد فراهم می‌کند. به‌عنوان‌مثال در یک جلسه‌ی حضوری، پخش فیلم یا اسلاید نیازمند تجهیزات زیادی مانند ویدئوپروژکتور و غیره است این در حالی است که در یک جلسه مجازی به‌راحتی و با به‌اشتراک‌گذاری صفحهنمایش می‌توان هر نوع فایلی را اجرا کرد.
البته لازم به ذکر است که پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین نیز باید امکانات موردنیاز شما را داشته باشد. الوکام سامانه رویداد آنلاین ایرانی است که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها در سال‌های اخیر از آن استفاده کرده‌اند. از مهم‌ترین امکانات این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حضور و غیاب
- به‌اشتراک‌گذاری فایل یا صفحهنمایش
- ارتباط صوتی، تصویری و متنی
- تخته وایت‌برد با امکان ترسیم اشکال هندسی و یادداشت
- امکان ضبط جلسه بدون نیاز به اپلیکیشن یا نصب افزونه‌های اضافه
- امکان انجام نظرسنجی و پرسش و پاسخ با انواع سوالات
- امکان مدیریت فایل‌ها
علاوه بر اینها، هزینه‌ی اینترنت الوکام نیز به‌صورت نیم‌بها برای شما محاسبه شده و امکانات مدیریتی مانند قطع تصویر شرکت‌کنندگان نیز برای مدیر جلسه فراهم شده است.
امکان ضبط جلسه، یکی از بهترین فرصت‌هایی است که جلسه مجازی و پلتفرم برگزاری آن در اختیار شما قرار می‌دهند. در جلسات حضوری برای این منظور قطعا به دوربین و میکروفون‌های اکسترنال نیاز دارید، اما در یک جلسه آنلاین با فشار دادن چند دکمه می‌توانید از این مزیت بهره ببرید. امکان بررسی روند جلسه، بایگانی فیلم جلسه یا حتی فروش آن از مزایای ضبط جلسه آنلاین محسوب می‌شوند.
دیگر مزایای جلسه آنلاین
در کنار مزایای اصلی بررسی‌شده، برگزاری جلسه به‌صورت آنلاین مزایای جانبی زیادی را نیز در پی دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش بروکراسی. با برگزاری جلسه به‌صورت آنلاین، انجام امور اداری لازم مانند تهیه‌ی صورت‌جلسه یا دستور جلسه سریع‌تر شده و امکان اتوماسیون آنها نیز بیشتر می‌شود.
- همگام‌سازی با دیگر نرم‌افزارها. بسیاری از سازمان‌ها از نرم‌افزارها و سامانه‌های متعددی برای حساب‌داری، مدیریت نیروی انسانی و فروش و دیگر بخش‌های خود استفاده می‌کنند که پلتفرم جلسه آنلاین نیز می‌تواند با آنها همگام‌سازی شود.
- مدیریت آسان‌تر جلسه
- افزایش خلاقیت افراد شرکت‌کننده در جلسه
- برداشته‌شدن محدودیت ظرفیت افراد شرکت‌کننده در جلسه
- کاهش آلودگی‌های زیست‌محیطی ناشی از رفتوآمد
سخن آخر درباره مزایای جلسه آنلاین
برگزاری جلسه مجازی امروزه تبدیل به یکی از اصلی‌ترین راه‌کارهای سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌منظور ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی با اهداف تجاری، آموزشی و غیره شده است. مزایای جلسه آنلاین ازجمله کاهش هزینه‌ها و رفع محدودیت‌های جغرافیایی، افزایش کیفیت، بهره‌گیری از امکانات دیجیتال، رفع محدودیت ظرفیت مشارکت و مدیریت آسان‌تر جلسات از مهم‌ترین دلایل استقبال از این شیوه ارتباطی هستند. استفاده از یک پلتفرم جلسه‌ی آنلاین استاندارد لازمه‌ی دستیابی به مزایای ذکرشده در این مقاله است.
