۱۰ ویژگی مهم از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری 

یکی از ابزارهای مؤثر در انجام امور سازمانی و بین سازمانی که در سال‌های اخیر پای خود را به شرکت‌ها و سازمان‌های بسیاری باز کرده، نرم افزار اتوماسیون اداری است که ثبت و گردش تمام مکاتبات سازمانی را به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به جابه‌جایی فیزیکی نامه‌ها انجام می‌دهد. همچنین با حذف روش‌های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد می‌شود. اگر شما هم مدیر و صاحب کسب و کاری تازه تأسیس هستید یا اینکه می‌خواهید برای مجموعه خود یک نرم افزار اتوماسیون کارآمد و مناسب را خریداری نمایید، با ما همراه باشید تا ویژگی‌های بهترین نرم افزار اتوماسیون را برایتان بازگو کنیم.

۱۰ ویژگی مهم از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری 

در خصوص ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری برای استفاده در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• دارای قابلیت انطباق با نرم افزارهای مختلف باشد.

یکی از مشکلات رایج که کاربران سامانه اتوماسیون اداری با آن روبه‌رو هستند، عدم امکان استفاده از نرم افزارهای کاربردی و پر استفاده در هنگام کار کردن با این سیستم اداری است. جدا از وقت گیر بودن سوئیچ دائم و همیشگی، تعویض محیط کاربری در برخی از موارد کاربران را مجبور می‌کند تا نرم افزارهای جدید را نصب کنند که برای رفع این مشکل نصب و راه‌اندازی این نرم افزارها زمانبر بوده و این موارد باعث می‌شود راندمان کاری پرسنل کاهش یابد یا دچار مشکل شود. بنابراین نرم افزار اتوماسیون اداری به‌گونه‌ای طراحی شده تا بتواند با نرم افزارهای کاربردی دیگر پیوستگی و انطباق لازم را داشته باشد.

• دارای قابلیت سیستم گزارش گیری باشد.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری نگاه متفاوتی به فرایند گزارش گیری دارند و از قابلیت ثبت اسناد و کارکرد همه کارکنان سازمان برخوردار است. علاوه بر این می‌تواند به صورت همزمان از تعداد نامه‌های ارسال شده یا دریافت شده، تعداد ارجاعات، مکاتبات داخل سازمانی و رفتار کاربران سیستم گزارش تهیه کند. وجود این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون این امکان را برای مدیران سازمان به وجود می‌آورد تا بتوانند از مقدار صرفه جویی در هزینه‌ها و سازماندهی امورات و وظایف مجموعه اطلاعات کامل و دقیقی داشته باشند.

• از قابلیت مکاتبات محرمانه در سیستم برخوردار باشد.

در صورتی که وجود مکاتبات محرمانه در بین عده‌ای از افراد محدود برایتان مهم است، باید قبل از انتخاب و خرید یک نرم افزار مناسب اتوماسیون اداری برای سازمان یا شرکت خود، از امنیت و قابلیت مکاتبه محرمانه آن اطلاعات کامل به دست آورید. در این راستا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری از امکان مکاتبات محرمانه برخوردار است.

• دارای قابلیت سازگار شدن با انواع دستگاه‌های هوشمند باشد.

با گسترش دسترسی افراد به انواع دستگاه‌های هوشمند نظیر تبلت و موبایل، دیگر دسترسی به فضای اینترنت و کار با نرم افزارهای مختلف در انحصار لپ تاپ‌ها و کامپیوترهای بزرگ نیست. در دنیای امروزی که امکان دسترسی بدون محدودیت به وسایل مورد نظر برای افراد امکان‌پذیر است، سازگار بودن نرم افزار اتوماسیون با انواع گوشی تلفن همراه و تبلت یا دستگاه‌های دیگر، این قابلیت را برای مدیران و کارمندان سازمان فراهم کرده تا به بررسی لحظه به لحظه پیشرفت کارها و نظارت بر امور بپردازند.

• از قابلیت مدیریت حجم زیادی از داده‌ها برخوردار باشد.

به مرور زمان و استفاده بیشتر از نرم افزارهای اتوماسیون اداری توسط کاربران سازمان‌ها، انباشت اطلاعات و داده‌های مختلف در این نرم افزارها رو به افزایش است. در نتیجه اگر برای شرکت خود به دنبال خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری هستید باید امکان مدیریت حجم داده‌های نرم افزار را برای آن در نظر بگیرید.

• از قابلیت به روز رسانی و آپدیت شدن برخوردار باشد.

در صورتی که یک نرم افزار اتوماسیون امکان آپدیت شدن و به‌روز رسانی را نداشته باشد و نتواند داده‌ها و فرایندهای خود را به روز کند، کاربران سیستم مجبور هستند یا از ترفندهای مختلف استفاده کنند یا اینکه به سراغ ورژن‌های قدیمی این نرم افزار بروند و آنها را به کار ببرند که این امر می‌تواند باعث پیچیدگی و کند شدن سرعت سیستم شود. بنابراین هنگام خرید نرم افزار مناسب اتوماسیون اداری حتماً به قابلیت آپدیت شدن هر روز آن توجه داشته باشید.

• از رابط کاربری مناسبی برخوردار باشد.

در تمام سیستم‌های نرم افزاری دنیا رابط کاربری حرف اول را می‌زند و یکی از نیازهای اصلی آن توجه به اصول روانشناسی است. استفاده از طیف رنگ‌های مناسب در محیط کاربری، استفاده کاربردی و مطلوب از آیکن‌ها در نرم افزار، جداسازی و چشم نوازی زیبای صفحات و همچنین پیروی از اصول واحد از جمله قوانین اصلی و مهمی هستند که اگر طراحان نرم افزار به آن توجه داشته باشند، باعث می‌شود تا کاربران هنگام استفاده از سیستم نرم افزاری احساس اعتماد و اطمینان بیشتری از نرم افزار پیدا کند. علاوه بر این باید سوئیچ کردن بین صفحات در پایین‌ترین سطح و کمترین زمان انجام شود که متأسفانه در بسیاری از نرم افزارها این موارد رعایت نمی‌شود. پس اگر به دنبال انتخاب نرم افزار مناسب اتوماسیون اداری برای شرکت خود هستید، حتماً به بررسی رابط کاربری آن هم بپردازید.

• تحت وب طراحی شده باشد.

هنوز هم شرکت‌هایی هستند که نرم افزارهای اتوماسیون اداری را تحت ویندوز به شرکت‌ها و سازمان‌ها ارائه می‌دهند یا شرکت‌های دیگری نیز وجود دارند که ادعا می‌کنند سیستم اتوماسیون اداری آنها تحت وب بوده اما برای اجرا و کار با آن نیاز به تنظیمات گوناگون بر روی مرورگر وجود دارد که این امر می‌تواند سرعت سیستم را کاهش دهد. بنابراین یک نرم افزار اتوماسیون اداری در صورتی می‌تواند برای کاربران شرکت‌ها و سازمان‌ها کارآمد و مطلوب باشد که به صورت تحت وب تولید و طراحی شده باشد.

• تعریف واضحی از چارت سازمانی باشد.

اگر قصد دارید یک نرم افزار مناسب اتوماسیون اداری برای شرکت خود خریداری نمایید، قبل از انتخاب هر نوع از میان انواع مختلف نرم افزارهای اتوماسیون ادارای، حتماً در مورد ویژگی‌ها، امکانات و قابلیت‌های نرم افزار مورد نظر تحقیق کنید. همچنین باید نکته‌ای اساسی را هم مد نظر بگیرید و آن شناخت کامل از پست‌های سازمانی، بخش‌های اداری مختلف و وظایف هر یک از افراد و رتبه هر کدام از کارمندان شرکت یا سازمان است، چراکه با در دست داشتن اطلاعات کامل از چارت سازمانی، شما می‌توانید قبل از انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون از قابلیت‌های آن در فراهم کردن حداکثر امکانات برای مجموعه خود اطمینان حاصل کنید.

• دارای قابلیت فرم سازی باشد.

در نرم افزارهای اتوماسیون اداری یک نرم افزار مدیریت یا BPMS وجود دارد که فرایندهای مربوط به کسب و کار را مشخص می‌کند. در این نرم افزار امکان ایجاد طراحی فرم، قرار دادن فرم‌ها در سیکل کاری از پیش تعیین شده و کنترل فرم‌ها با ثبت مرحله به مرجله پیشرفت کاری در سیستم برای کارکنان و مدیران سازمان فراهم می‌شود. وجود این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری یک مزیت بسیار مهم به شمار می‌آید که افراد می‌توانند از آن استفاده نمایند.

برای خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به کدام شرکت معتبر مراجعه کنم؟

اگر قصد دارید برای سازمان خود یک نرم افزار اتوماسیون فوق‌العاده کارآمد خریداری نمایید، ما به شما شرکت نرم افزاری یگانه را برای خرید این نرم افزار پیشنهاد می‌کنیم.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه؟

به دلیل ویژگی‌های بارزی که این نرم افزار برای مجموعه کاری شما به وجود می‌آورد، از جمله اینکه:

• نرم افزار یگانه تحت وب یا Full Web است.
• در این نرم افزار می‌توان بایگانی الکترونیک سازمانی ایجاد نمود.
• دارای تقویم کاری و مدیریت جلسات است.
• از قابلیت فرم سازی به منظور مدیریت فرم‌های سازمانی برخوردار است.
• فکس سرور و ایمیل سرور دارد.

در صورتی که می‌خواهید در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه اطلاعات بیشتری به دست آورید، می‌توانید به وب‌سایت رسمی شرکت نرم افزاری یگانه مراجعه نموده یا با کارشناسان فنی و باتجربه این مجموعه در ارتباط باشید.