به دلیل نوع کارم هر روز صدها ایمیل از کاربران ایرانی دریافت میکنم. (درخواست برای حل مشکل فنی ، کارهای تجاری و یا احوالپرسی دوستانه). در طول چند سال فعالیتم بارها شاهد یک اشتباه مرسوم در بین کاربران ایرانی و در ارسال ایمیل بوده ام و در واقع روزی نیست که چند ایمیل که دارای این نقص است را دریافت نکنم. نمیدانم چرا بسیاری از کاربران ایرانی فکر میکنند موضوع یا Subject ایمیل جایی است برای سلام کردن. همانطور که از معنای لغت Subject مشخص است قرار است این قسمت ایمیل اشاره ای به موضوع و ماهیت محتوای ایمیل داشته باشد.
در حالی که بسیاری از کاربران ایران در این بخش تنها عبارت Salam یا Hi را می نویسند.برای این کاربران مهم نیست که ایمیل را برای چه کسی (آشنا، همکار تجاری و یا فرد ناشناس) و با چه هدفی ارسال میکند ولی از قرار اصرار دارند که در موضوع ایمیل که یکی از مهمترین بخشها و اولین چیزی است که مخاطب ایمیل آنرا می بیند فقط سلام کنند. در چنین شرایطی مخاطب نامه متوجه موضوع نامه و اهمیت آن نخواهد شد و به شخصه فکر میکنم کسی که چنین ایمیلی ارسال میکند اصولا کار مهمی ندارد و بنابراین ایمیل او را یا پس از بررسی بقیه ایمیلها میخوانم یا آنکه اصلا نخواهم خواند!.استفاده از عبارتی مانند salam شاید فقط در ایمیلهای شخصی و دوستانه کاربرد داشته باشد (که البته بهتر است در اینگونه ایمیلها هم کمی خلاقیت به خرج دهید تا جستجو آنها در آینده راحت تر باشد). وقتی که فردی روزی دهها ایمیل با عنوان salam یا hi دریافت میکند هرگز احساس دوستانه ارسال کننده ایمیل را متوجه نخواهد شد.
کار ساده ی است که خلاصه ای از موضوع، مشکل یا درخواست خود را در موضوع (Subject ) ایمیل بنویسید تا هم به مخاطب خود درباره ماهیت نامه اطلاع بدهید و هم شانس بررسی نامه را افزایش دهید.البته گاهی هم کاربران از یک عبارت ساده استفاده مانند عبارت Moshkel استفاده میکنند که این عبارت هم ناقص است و بهتر است نوع مشکل را هم در موضوع ایمیل بنویسید.(مثل moshkel dar sabt site یا faramooshi username va password ) .
توصیه دیگر آنکه داستان نویسی و احوال پرسی و تعریف و…(راحت تر بگویم روده درازی) در ایمیلهای کاری کاربرد چندانی ندارد.شما مطمئنا قصد توضیح مسئله یا مشکل را از دیدگاه تاریخی یا شخصی خود دارید یا اینکه مایلید در این فرصت کمال تشکر را هم از مخاطب ایمیل داشته باشید. اما در مورد ایمیلهای کاری دریافت کننده ایمیل بایستی چندین ایمیل دیگر را نیز بررسی کند و فرصت و حوصله محدودی برای خواندن ایمیل شما دارد پس توضیح خلاصه و صریح مشکل یا هدفتان در ایمیل به هر دو طرف کمک کرده و نشان از حرفه ای بودن شما ست.
