همکاران سیستم – وقتي كه يك شركت IT براي تغيير شكل حالت كنوني خود تلاش مي‌كند، مديران شايسته به فراسوي مساله مي‌نگرند و براي به‌سامان كردن اوضاع از جايگاهي بالاتر اوضاع را مي‌نگرند. در تمام طول دوره فروش محصولات، تامين‌كنندگان با تبليغاتي همانند و مواردي مانند آن توجه مديران را به خود جلب مي‌كنند. اما چگونه مي‌توان در اين هواي نابه‌سامان كه هر لحظه امكان طوفاني شدن آن وجود دارد كشتي در حال غرقIT را به خوبي هدايت كرد و به سرمنزل مقصود رساند؟
در آغاز بايد به اين سوال كه چرا برخي به برون‌سپاري روي مي‌آورند، صادقانه پاسخ گفت.
البته اين يك سوال كليدي است. طفره رفتن از پاسخ به اين سوال و رابطه بين كارپرداز و برون‌سپار نوعي سوتفاهم را به همراه خواهد داشت، بدين معنا كه كارپردازان مي‌توانند كارآمدي‌هاي IT را آن‌گونه كه خود مي‌خواهند نه آن‌گونه كه شما تصميم مي‌گيريد به نفع خود تغيير دهند و افكار خود را به شما القا كنند.
بنابراين اگر مخارج مهم‌ترين مساله از ديد شماست، شانس زيادي براي رسيدن به هدف داريد. هرچند اگر مديران اجرايي همزمان كاربران را با توجه به افزايش سطح كيفي خدمات IT مورد ارزيابي قرار دهند، اين جاست كه نوعي حالت سردرگمي و نابه‌ساماني به وجود مي‌آيد.
البته دستيابي به هر دو هدف دور از انتظا نيست، اما فقط بايد با درايت و تدبير جمعي همراه باشد نه جمعي از تدابير مختلف و متفاوت.
اگر به درستي بدانيد كه چه مي‌خواهيد و هدف چيست، در اين صورت انتخاب درست تامين‌كننده و بستن قراردادي كه تمامي انتظارات را برآورده كند كار دشواري به نظر نمي‌آيد.
انسان‌هاي متفاوت با سليقه‌هاي متفاوت:
كارپردازان مختلف نقاط قوت و ضعف متفاوت دارند. برخي در مديريت مالي و برپايي زيرساخت‌ها مهارت خاص دارند. عده‌اي نيز با تهيه امكانات خاص شما را با تازه‌ترين‌هاي فناوري آشنا مي‌كنند. از مهندسان معمار آگاه به تمام جوانب كه مي‌توانند در پيشبرد صنعت موثر باشند، مي‌تونيد براي رفع نيازهاي صنعت استفاده كنيد، اين اشخاص بايد به جوانبي همچون چگونگي دستيابي به منابع ارزان و در عين حال تخصصي داخلي براي رفع نيازهاي صنعت، اشراف داشته باشند.
تعداد اندكي از كارپردازان مي‌توانند اين كارها را به بهترين شكل ممكن انجام دهند. بنابراين آن كارپردازي را برگزينيد كه از هر نظر با تجربه باشد، تا اطمينان پيدا كنيد كه آن چه خواسته شماست صورت مي‌گيرد و از كامل بودن قرارداد نيز اطمينان پيدا كنيد تا در اين نوع داد و ستد هر دو به سود دلخواه دست يابيد.
پس از آن به گروهي نياز داريد كه اداره قرارداد و كارپرداز را به عهده بگيرد. مي‌توان گفت كه مديران IT خود از عهده اداره منابع، كاركنان، موارد مورد استفاده و سرورها برمي‌آيند. پيشروي در انجام كار، دستيابي به مهارت‌هاي مختلف و نياز احتمالي به حمايت خارجي به اداره صحيح نيروهاي برون‌سپاري و ايجاد يك رابطه تجاري مناسب نياز دارد. استفاده از پرسنل اين گروه همراه با آن دسته از افرادي كه خدمات تجاري مورد نياز را ارايه مي‌دهند و داراي قدرت گفت‌وگو و انتقادپذيري بالايي هستند، بسيار كارآمدتر است از اين كه افرادي ناآگاه و ناكارآمد را به شكلي اتفاقي دست‌چين كنند كه دور از محيط برون‌سپاري رشد يافته‌اند.
اگر داراي چندين پيشتيباني كننده مالي هستيد، مطمئن شويد ه هر يك آنچه را كه بايد بداند، مي‌دانند. انتخاب گروهي از بهترين كارپردازان، هدفي عمومي است. در اين راه حتي به همكاري بخش‌هايي ازIT كه در اين زمينه هيچ‌گونه مسووليتي به عهده ندارد، نياز خواهيم داشت.
مطمئن شويد كه در ارايه سرويس‌دهي، تمامي مسووليت‌ها را به شكل مطلوبي پاسخگو هستيد. زماني را وقف صحبت با كارپردازان و برخورداري از نظرات و به كارگيري نظرات مفيد آنها صرف كنيد تا آگاه شويد كه كاربران مغشوش و سردرگم نيستند. به خاطر داشته باشيد كه شگردهايي همچون يادداشت برداري از فعاليت‌ها نيز مي‌تواند در اين امر كمك‌كننده باشد. بخش‌هايي از سازمان كه درگير پروژه نشده‌اند، مي‌توانند در هماهنگ‌سازي مديريتي، سرويس‌دهي با فعاليت‌هاي نظارتي پروژه كارپردازان، كارآمد باشند. در غير اين صورت به كار بستن اين بخش به طور كامل اتحاد هر چه بيشتر و موفقيت IT را به دنبال خواهد داشت.
وقتي كه يك قراردادنهايي مي شود بايد در جاي مطمئني قرار گيرد تا اگر زماني اختلافي به وجود آمد قرارداد دوباره مرور شود. در ضمن از انجام هر كار ديگري به جز همراه داشتن نسخه‌اي از قرارداد، هميشه خودداري كنيد.به طور مثال اگر هميشه با تعدادي از بندهاي قرارداد سر و كار پيدا كنيد ديگر هيچ‌كس به كل اصول قرارداد پايبند نخواهد بود و همزمان با پيش روي كار در امر برون‌سپاري با مشكل روبه‌رو خواهيد شد.
در آخر بايد درباره اين مساله كه كارپردازان چگونه از منابع موجود براي ارايه خدمات استفاده مي‌كنند، آگاهي كامل به دست آوريد. نظارت بر كار كارپردازان نيز داراي اهميت بسياري است.
در هر صورت اين كار كه با روش‌هايي مانند بازبيني، سركشي و يا يادداشت‌برداري از فعاليت‌ها و مخارج صورت مي‌گيرد، آگاهي و نظارت شما را بر هرگونه خطر يا ريسك احتمالي افزايش مي‌دهد و مي‌توان از ميزان سود به دست آمده براي هر دو طرف با خبر شد. اكنون اگر تعادل برقرار نباشد نشانه‌هاي آن توفان مرگبار را مي‌توان يافت.
