نام نویسنده: حسين امامى
وبلاگ روابط عمومى – روزگار حاضر را ميتوان دوران حرف e دانست. تنها كافى است كه يك پيشوند e به اول هر چيزى بياوريد تا نام آخرين تحولات در هر زمينه را بدست آوريد.
تجارت الكترونيك، بانكدارى الكترونيك، شهر الكترونيك، پرسشنامه الكترونيك، مجله الكترونيك، بانكدارى الكترونيك، پست الكترونيك، موسيقى الكترونيك، دفتر الكترونيك، نشر الكترونيك، اعتبارمالى الكترونيك و… نهايتاً روابط عمومى الكترونيك و دولت الكترونيك از پديده هايى است كه بحث روز خدمات نوين ارتباطى در جهان است. اكنون مراجعه به پايگاههاى اينترنتى در كشورهاى صنعتى و پيشرفته، جاى مراجعه به تمام سازمانها و ادارات دولتى را تا حد قابل توجهى گرفته است و همه خدمات دولتى از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شركتها، اخذ مجوزهاى شغلى يا اخذ مدارك قضايى و… همگى توسط اين پايگاهها انجام خواهد شد.
اگر بخواهيم تعريفى از روابط عمومى الكترونيك داشته باشيم بايد بگوئيم كه: روابط عمومى الكترونيك نحوة بكارگيرى فنآوريهاى جديد ارتباطى و شيوه هاى نوين اطلاع رسانى در هت ارائه خدمات منطبق بر خواسته هاى مخاطبان بطور لحظه اى (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومى است.
شايد بتوان گفت روابط عمومى الكترونيك لازمه و پيش فرض تحقق دولت الكترونيك است. دولت الكترونيك اصطلاحى است كه به ارائه خدمات دولتى از طريق اينترنت و با استفاده از ابزارهاى رايانه اى اطلاق ميشود.
غايت بحث راه اندازى روابط عمومى الكترونيك در ايران، رسيدن به روزى است كه بتوان تمام خدمات دولتى و حتى خصوصى را به راحتى و حتى بدون نياز به مراجعه به پايگاههاى مختلف، تنها با اتصال به يك پايگاه واحد انجام داد.
در شکل سنتى روابط عمومى براى راهنمايى مراجعين تان کار شما تهيه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوى راهنماى طبقات و مواردى از اين قبيل بود. فرض كنيد بسيارى از سازمانهاى رسمى كشور، داراى ساختمانهاى متعددى است و شما براى انجام كارتان نياز داريد به هر ساختمانى و يا آدرسهاى متفاوتى مراجعه كنيد. از تهيه مدارک مورد نياز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتى است كه اصولاً روابط عمومى هاى سازمان بايد آنها را تهيه كرده و در قالب بروشورى به مراجعه كنندگان داده و يا در اختيار متصديان مربوطه بگذارند.
اما شكل جديد روابط عمومى با توجه به خدماتى كه ارائه ميدهد و نيازهايى كه مخاطبان با آن روبرو هستند، ميتواند جهت گسترش فعاليتهاى خود و كاهش ترافيك كارى به كاربران كه از طريق اينترنت به آنها متصل ميشوند، پيشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سايت را بدهد.
درج كامل قوانين و مقررات، مدارك مورد نياز، آشناكردن كاربرها با بخشهاى مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلى و… ميتواند از موارد و اطلاعاتى باشد كه روابط عمومى ها در اختيار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهمتر امکان دسترسى يکسان مردم به بالاترين مقام آن سازمان نيز در ارتباط مستقيم شان ا زطريق پست الکترونيک مهيا شده است. ( مانند تبليغات اخير صدا و سيما بصورت زيرنويس و به منظور ارتباط مستقيم عموم مردم با مديريت سازمان به نشانى sima@irib.com و ارائه نظراتشان) نكته اى كه نبايد آنرا فراموش کنيد اين است كه شايد مخاطبين شما زبانى غير از زبان فارسى داشته باشند و زبان اصلى آنها انگليسى، فرانسه يا عربى باشد. از اين رو لازم است
نسخه اى از سايت شما به زبان يا زبانهايى باشد كه آمار مخاطبان بالايى در تماس با روابط عمومى يا ساير بخشها (امور بين الملل و…) دارند. كارگزاران روابط عمومى، بايد اطلاعاتى را كه مورد نياز كاربران است بر اساس دسته بنديهايى كه انجام ميدهند با توجه به اهميت موضوع در صفحات سايت تقسيم بندى كنند و از طراح سايت بخواهند كه كدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Home Page) قرار بگيرد و مابقى در ديگر صفحات. به عبارتى ديگر انتقال تجارب روابط عمومى با مديران سايت در ارائه سايت بهينه و كارا بر اساس پيشنهادهاى كارگزاران اين بخش ميتواند كارگشا و مثمر ثمر واقع شود.
البته در بعضى از سازمانها، وب سايت در اختيار روابط عمومى است ولى اگر اجراى اين بخش در اختيار ساير ادارات چون (انفورماتيك، رايانه، اتوماسيون ادارى و…) باشد، بهتر است هدايت آن و موارد قابل درج در سايت مستقيماً توسط روابط عمومى ها ارائه شود. چرا كه تا حدودى شخصيت يك سازمان با روابط عمومى آن در فضاهاى مجازى رابطه مستقيم دارد.
اکنون كشورهاى پيشرفته دنيا به روابط عمومى ها نگاه مثبتى دارند و مبالغ زادى را در امر روابط عمومى و تبليغات، هزينه ميکنند. طى سالهاى اخير استفاده از بخش خصوصى در انجام امور روابط عمومى پرطرفدار شده است و مردم نيز نسبت به موسساتى که بدين سمت رفته اند، اعتماد بيشترى پيدا کرده اند.
روابط عمومى الکترونيک و ده ها مزيت
پيشتر به تعريف روابط عمومى الکترونيک (Electronic Public Relations) پرداختيم و نقش آنها را در ايجاد دولت الکترونيک و راهبرى سازمانها بيان داشتيم و گفتيم که روابط عمومى ها نقش مهم و كليدى در برخورد با مخاطبان يك سازمان دارند و به دليل حجم بالاى ارتباطات آن با قشر زيادى از مخاطبانى كه روزانه به آنها مراجعه ميكنند و درخواست اطلاعات يکنند، ميتوانند راه حلهاى مطلوبى را در اختيار مديران سازمان و حتى وب مسترهاى سايتهاى اينترنتى سازمان بدهند. همچنين به اين نکته تاکيد کرديم که روابط عمومى الكترونيك فقط به ارائه خدمات بهتر و سريعتر به مردم خلاصه نميشود. با وجود چنين ابزارى است كه مردم ميتوانند نظرات خود را بسيار راحتتر و بدون گذراندن فيلترها و سدهاى مستحكم به سمع و نظر مسئولين سازمان برسانند. بى اغراق سرعت در اطلاع رسانى اصلى ترين عنصرى است كه روابط عمومى الكترونيك را به روابط عمومى سنتى تحميل كرده است. كارگزاران روابط عمومى براى بهره بردارى از اين سرعت و دقت طلايى لازم است تكنيكهاى نوين رقابت را بياموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهاى جديد ديجيتال استفاده كنند در اين كشاكش بازنده خواهند بود. از اين رو روابط عمومى الکترونيک يک الزام است و انتخاب نيست.
مزيتهاى روابط عمومى الکترونيک
از مزيتهاى روابط عمومى الكترونيك اين است كه به حفظ محيط زيست كمك خواهد كرد و استفاده از كاغذ را تا حد بسيار زيادى كاهش خواهد داد. طراحى و تهيه بروشورها، گزارشهاى آمارى، نشريات درون سازمانى و يا برون سازمانى و… را براحتى مى توان از طريق اينترنت و يا اينترانت منتشر کرد و در موقع لزوم تغييرات را در آن اعمال کرد که كمترين هزينه و زمان را ميطلبد. به عبارتى شما ميتوانيد هزيه چاپ، طراحى، كاغذ و… را با الكترونيكى شدن، کاهش دهيد و محيط زيست را از اين معضل عظيم نجات دهيد!
ضمن اينکه در چاپ مقدار تكثير و در نهايت خواننده محدود است اما در اينترنت محدوديت توزيع وجود ندارد. هزينه چاپ بسيار بالا ولى هزينه ايجاد صفحات الكترونيكى بسيار پائين است. مطالب چاپ شده را به سادگى نميتوان يافت اما يافتن مطالب الكترونيك به مراتب ساده تر است. نگهدارى مطالب چاپ شده نياز به فضاى بيشترى دارد و … يا از طريق نظرسنجيهايى كه انجام آن مستلزم صرف وقت و هزينه بسيار و انتخاب نمونه هاى آمارى و اعزام پرسشگران آموزش ديده است در روابط عمومى الكترونيك مى توانيد نظرت مردم را حداقل از سراسر كشور به سادگى و كمترين هزينه جمع آورى كنيد.
از ديگر مواردى كه جزء مهمترين مزاياى روابط عمومى الكترونيك است ميتوان به اطلاع رسانى لحظه اى، دسترسى سريع به اطلاعات، كاهش حجم نامه هاى ادارى و بايگانى، پائين آوردن هزينه ها (چاپ و انتشار، برگزارى نمايشگاه و…) و همچنين فراگير و فرامرز بودن آن اشاره كرد.
در اين دوران روابط عمومى ها با مردم يک شهر يا کشور طرف نيستند بلکه بخش عمده اى از فعاليت خود را بايد به امور بين الملل اختصاص دهند و پيش بينى اين بخش در چارتهاى سازمانى روابط عموميها در آينده نزديک ضرورى است. شايد راه اندازى دفتر ارتباطات هانى در ايالات متحده آمريكا و زير نظر رييس جمهور اين كشور، دليلى آشكار بر اهميت روابط عمومى هاى الكترونيك در اين دوران است.
