همكاران سيستم- شرکت‌ها به دنبال بهره‌گيري از فناوري و سرمايهگذاري در اين زمينه هستند تا بتوانند رشد كنند. اما با وجود عدم ثبات وضعيت اقتصادي ريسک‌هاي اين سرمايهگذاري مديران شرکت‌ها را بر سر دو راهي قرار مي‌دهد.
به عنوان يك اصل: «سرمايهگذاري در زمينه فناوري بايد ضامن افزايش ارزش تجارت شود». براي تعيين ميزان اين ارزش و هزينه‌هاي افزايش آن شرکت‌ها بايد حوزه مورد نظر خود را تعيين و چارچوب مناسبي براي سنجش بازگشت اقتصادي سرمايهگذاري (ROI) طراحي کنند.
دستورالعملي که پيش رو داريد، در 7 گام چارچوبي براي سرمايهگذاري در زمينه نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي منابع سازماني (ERP) بنا مي‌كند.
ERP مورد نظر را با تجارت خود بسنجيد
همزمان با تغييرات اقتصادي، نرخ بالاي بيکاري و مقتصد شدن مصرف‌کنندگان، بهبود وضعيت اقتصادي كمرنگ مي‌شود. همين امر باعثِ سرمايهگذاري محتاطانه‌تر شرکت‌ها در زمينه‌ي فناوري مي‌شود. پس علاقه‌ي شرکت‌ها به سرمايهگذاري و يا گسترش و رشد آن کاهش مي‌يابد و آنها بيشتر به دنبال افزايش ارزش تجارت خود با كمك فناوري‌هاي نو هستند. اينجاست كه فناوري تبديل به بخشي از ماهيت تجارت آنها مي‌شود.
نظرسنجي سالانه مجله CIO نشان مي‌دهد 30 درصد روساي 594 شرکت مورد پرسش توانايي حوزه‌هاي سرمايهگذاري در موفقيت و شکست شرکت خود قرار گرفته اند و همه آنها انتخاب شايسته گزينه‌هاي سرمايهگذاري را بعنوان يك عامل مهم اعلام کرده اند.
با ايجاد پروژه‌هاي ERP جديد، اهداف تجاري شرکت‌ها نيز بيش از پيش براي طراحان اين نرم‌افزارها اهميت پيدا مي‌کند. براي مثال در نيمه دوم سال 2010، شرکت مشاوره Panorama در مطالعه‌اي دريافت که تعداد قابل توجهي از شرکت‌ها قبل از خريد ERP موضوع بازگشت اقتصادي سرمايهگذاري و كاربرد آن در كسب و كار را بيشتر از گذشته در نظر مي‌گيرند.
موارد كاربرد در كسبوكار، در حقيقت نيازهاي كسبوكار به سرمايهگذاري و همچنين هزينه‌ها و مزاياي آن را بررسي مي‌کند و در کل نشان مي‌دهد آيا اين سرمايهگذاري ارزشمند است يا خير.
بررسي موارد كاربرد در كسبوكار براي ERP
براي بررسي موارد كاربرد در كسبوكار به جهت سرمايهگذاري در استقرار يك ERP مناسب، شرکت‌ها و سازمان‌ها بايد به 7 مرحله زير توجه کنند:
1. تشريح چالش‌هاي فعلي
اولين قدم در بررسي موارد كاربرد در كسبوكار تشخيص دقيق چالش‌هاي مورد نظري است که براي رفع آن نياز به استفاده از ERP وجود دارد. جنبه‌هاي مختلفي که نياز به سرمايهگذاري دارند را تعيين و دليل وجود مشکلات از جمله کاستي‌هاي نيروي انساني و فناوري را فهرست کنيد. برخي ز چالش‌هايي که شرکت‌ها را به سمت استفاده از راهکارهاي ERP مي‌کشاند:
نياز به رشد اقتصادي
بسياري از شرکت‌ها همواره به دنبال رشد هستند، يا به صورت داخلي و يا از طريق خريد شرکت‌هاي کوچک و تبديل شدن به هلدينگ. اگرچه ممكن است فرايندها و عمليات موجود در نرم‌افزارها قادر به پاسخگويي به نيازهاي شركت‌هاي بزرگ و توسعه يافته و هلدينگ‌ها نباشند.
براي مثال نرم‌افزارهاي حسابداري موجود در يک شرکت هلدينگ ممكن است ديگر جوابگوي نيازهاي دفاتر و امور مالي شرکت‌هاي اقماري نباشد. از طرفي ممکن است شرکت کوچکي که به شرکت شما اضافه مي‌شود نرم‌افزارهاي كاربردي خود ر داشته باشد، در اين صورت ممكن است نيازمند تغييراتي در فرايندهاي عملياتي و كسبوكار خود به منظور اتصال با سازمان شما باشد لذا نرم‌افزارهاي خود را براي پاسخگويي به تعداد كاربران و حجم اطلاعات بيشتر و همچنين نيازمندي‌هاي پيشرفته‌تري از قبيل گزارش‌هاي مورد نياز براي تجزيه و تحليل كسبوكار، مديريت ارتباط با مشتري و موضوعات پرسنلي و حقوق پيشرفته‌تر بايد ارتقا دهد.
كفايت فرايندهاي كسبوكار
اکثر سازمان‌ها پردازش‌هاي خود را در قالبي زمان‌بر، ناکارآمد، پرخطا و غير خودکار انجام مي‌دهند. براي مثال اطلاعات اغلب گزارش‌ها را به صورت دستي توسط كاربران ا صفحات گسترده استخراج مي‌كنند كه از سرعت و دقت كافي برخوردار نيست.
نياز به کاهش هزينه‌ها
در دوران سخت اقتصادي تقريباً همه سازمان‌ها و شرکت‌ها به دنبال کاهش هزينه‌هاي عملياتي و در نتيجه افزايش حاشيه سود خود هستند. براي اينکار استفاده از ERP براي اتوماسيون پردازش‌هاي دستي مي‌تواند بخش زيادي از وقت کارمندان را خالي کند تا آنها بتوانند به موقعيت‌هاي بحراني و مهم‌تر بپردازند.
بسياري از شرکت‌ها نيز براي کاهش هزينه‌هاي پخش و حمل‌و‌نقل سعي مي‌کنند اين عمليات را از نظر جغرافيايي به مشتريان نزديک‌تر کنند. براي اين امر سازمان ها نيازمند بكار گيري فايند هاي استاندارد شده براي مديريت عمليات توزيع پراكنده هستند و همچنين نيازمند تلفيق فعاليت هاي مالي شركت كه در اين نقاط پراكنده انجام شده هستند.
سيستم‌هاي منسوخ شده
بسياري از شرکت‌هاوقتي تصميم به خريد ERP مي‌گيرند مجهز به سيستم‌هاي قديمي هستند كه پشتيباني طولاني ندارد. براي دست‌يابي به توانايي‌هاي جديد و به روزرساني فناوري‌هاي قديمي اين شرکت‌ها بايد به سيستم‌هاي پيشرفته‌تري روي آورند.
2. مزاياي بالقوه ERP مورد نظر را بسنجيد
نصب سيستم‌هاي مدرن و پيشرفته به شرکت‌ها ابزار لازم براي شناسايي چالش هاي كسب و كار در حين كاهش هزينه ها و مناع گسترده اي كه حاصل مي شود را مي دهد . در زير فهرستي از مزاياي استفاده از سيستم‌هاي ERP را كه سازمان ها مي توانند انتظار داشته باشند را مشاهده مي‌کنيد. در زمان ارزيابي و انتخاب سيستم مورد نظر بايد به اين نکته توجه کرد که هر کدام از گزينه‌ها تا چه حد به تحقق منافع مذكور کمک مي‌کنند.
رشد تجاري
استفاده از سيستم‌هاي جامع و يكپارچه ERP به شرکت‌ها توانايي مديريت منابع بزرگ‌تر و عمليات پيچيده‌تر را مي‌دهد. گزينه مناسب مي‌تواند قابليت استفاده از سيستم‌ها را در جهت رشد نياز ها از طريق پياده سازي تمام قسمت هاي عملياتي ERP در يك گام بدون نياز به شروع يك پروژه از ابتدا فراهم كند. اضافه کردن کاربران به صورت از راه دور نيز آسان‌تر مي‌شود و در نتيجه هزينه‌هاي اضافي اين کار، قابل مديريت و کنترل مي‌شوند.
افزايش بهره‌وري
نرم‌افزار ERP مناسب مي‌تواند با افزايش كارايي از طريق يكپارچه كردن و مكانيزه نمودن فعاليت ها باعث افزايش قدرت تصميم‌گيري و در نتيجه بهره‌وري شرکت‌ها شود .
يكپارچگي اطلاعات منسجم تري را فراهم مي‌كند
استفاده از يک ERP مناسب مي‌تواند تمام فرايندهاي مديريتي يك سازمان را در يك سيستم يكپارچه كند، بين اطلاعات ارتباط منطقي برقرار مي‌كند و در صورت نياز آنها را به صورت همزمان در سطح شركت در اختيار استفاده‌كنندگان قرار دهد. سپس با اشتراک‌گذاري اطلاعات، ورود اطلاعات به صورت دستي و دوباره‌کاري حذف مي شود. اين مشخصه ERP علاوه بر افزايش بهره‌وري، زمان هدر رفته و خطا را کاهش مي‌دهد و اطلاعات قابل اعتماد و منسجم‌تري به کاربران ارائه مي‌دهد.
کاهش پردازش‌هاي دستي به وسيله اتوماسيون
بسياري از پردازش‌هاي تجاري شرکت‌ها با استفاده از ERP خودکار مي‌شوند و اين امر شرايطي را فراهم مي‌كند تا کاركنان بتوانند روي موضوعات و رخدادهاي غير معمول متمركز شوند. اتوماسيون مناسب علاوه بر کاهش هزينه‌ها در سطح ستاد، اجازه مي‌دهد تا از نيروها براي ساير فعاليت‌ها ستفاده كرد.
بهبود تصميم‌گيري و بهره‌وري از طريق هوشمندي تجاري (Business intelligence)
نرم‌افزارهاي ERP که داراي فناوري هوشمندي تجاري براي گزارش‌دهي، اندازه‌گيري و سنجش عملكرد سازمان و يكپارچگي اطلاعات است، باعث حذف عمليات دستي براي تهيه گزارش‌ها مي‌شود. قابليت گزارش‌گيري مناسب محيط تصميم‌گيري بر مبناي اطلاعات و گزارش‌هاي بهتر و بهينه را فراهم مي‌كند.
افزايش همکاري و تقابل
توانايي برقراري ارتباط عمليات سازمان با عمليات جاري در سازمان مشتري، تامين‌كننده و شريك تجاري با قابليت كارايي مناسب و هزينه موثرتر از جمله دستاوردهايERP محسوب مي‌شود . در اين رايط سرعت و كيفيت پاسخگويي به نيازهاي مشتريان و شركاي تجاري بهبود مي‌يابد.
شركاي تجاري و مشتريان فرصت مشاركت در كسبوكار شما و ايفاي نقش خودشان در وظيفه كاهش هزينه‌ها و نيازهاي پرسنلي را كه در كسبوكار آنها نيز تاثير متقابلي دارد را پيدا مي‌كنند .
براي مثال شرکت‌ها مي‌توانند تامين‌كنندگان خود را از طريق اتصال آنها به اين سيستم براي سفارش مواد بر مبناي ميزان حداقل موجودي مطلع سازد. اين موضوع مي‌تواند باعث كاهش هزينه‌هاي پرسنلي هردو شريك تجاري شود.
3. هزينه‌هاي بالقوه ERP مورد نظر را بسنجيد
قدم بعدي، سنجش هزينه‌هاي ERP است. هزينه‌هاي معمول خريد يک سيستم ERP مي‌تواند به صورت زير باشد:
هزينه‌هاي مالکيت
اکثر راهکارهاي ERP هزينه‌هاي مالکيت بالايي دارند. شرکت‌هاي کوچک و متوسط نيز به دنبال خريد نرم‌افزارهاي درجه يک ERP هستند ولي نمي‌توانند از پس هزينه‌هاي مالکيت آن برآيند. البته نرم‌افزارهاي مناسبي براي شرکت‌هاي کوچک و متوسط وجود دارند که با هزينه کمتر کارايي نسبتا خوبي دارند.
هزينه‌هاي گسترش راهکارها
در اين بخش بايد به اين مسئله توجه کرد که آيا راهکار انتخاب شده جامع است يا سازمان نيازي به انجام تغييراتي به جز تغيير در سطح ورود اطلاعات عملياتي دارد ؟ سعي کنيد به دنبال راهکاري بگرديد که جامع و کامل هستند و تمام ابزار مديريتي نظير حسابداري، مديريت مالي، فروش، خريد، مديريت انبار و مديريت توليد را در بر مي‌گيرند. يک راهکار مناسب همچنين بايد نسبت به تعداد کاربران انعطاف پذير باشد و بتوان به راحتي دسترسي کاربر به آن اضافه کرد.
هزينه‌هاي آموزش
نرم‌افزارهايي که ساده‌تر و کاربرمدارتر هستند هزينه‌هاي آموزش کمتري نيز براي شرکت شما در بر خواهند داشت و نيروهاي جديد نيز زودتر مي‌تواند شروع به کار با آنها کنند.
به دنبال نرم‌افزارهايي بگرديد که رابط گرافيکي کاربر مدار دارد و ظاهر ساده آن مراحل لازم براي انجام پردازش‌هاي مختلف را کهش مي‌دهد.
هزينه‌هاي اجرايي
معمولا هزينه‌هاي اجراي ERP بالاست. براي کاهش هزينه و زمان اجرا و همچنين افزايش بازگشت سرمايه‌ي پروژه به دنبال نرم‌افزارهايي بگرديد که آماده اجرا در سازمان يا شرکت شما هستند و از طريق تنظيمات امكانات آنها قابليت انطباق‌پذيري با نيازهاي سازمان شما را برآورده كند و نيازي به سفارشي‌سازي (Customization) و خدمات تخصصي پرهزينه ندارند.
سفارشي سازي (Customization)
سيستم ERP مناسب بايد قابليت سفارشي‌سازي کامل براي برطرف کردن نيازهاي تجاري سازمان‌ها و شرکت‌ها را دارا باشد.
برپا نگهداري و پشتيباني سيستم‌ها
سيستم ها بايد ابزار مناسب و قابليت به روز رساني براي امكانات جديد را به سادگي داشته باشند.
ارتقاء و گسترش ERP مورد نظر براي استفاده در نيازهاي جديد بايد آسان انجام شود. يكپارچگي سيستم بايد فعال‌سازي امكانات جديد، اضافه شدن كاربران جديد و يا حتي اضافه شدن يك شعبه جديد را وقتي به آن نياز هست به سادگي فراهم كند.
نيازمندي‌ها آينده
سيستم مورد نظر بايد قابليت‌هاي سازگاري با فناوري‌هاي سخت‌افزاري و نرم‌افزاري آينده را دارا باشد.
4. شناسايي ريسک‌ها و مشکلات
اکنون زمان آن مي‌رسد تا ريسک اجراي سيستم مورد نظر را ارزيابي کنيد. در زير فهرستي از ريسک‌هاي احتمالي مشاهده مي‌کنيد:
ريسک‌هاي عملياتي
برخي از ريسک‌هاي عملياتي به استفاده كاربران از سيستم‌ها مربوط مي‌شود. ممكن است كاربران براي كار با بخش‌هاي پيچيده سيستم دچار مشكل شوند و در نتيجه باعث كاهش کارايي عملياتي سيستم شود.
ريسک‌هاي فناوري اطلاعات
يکي از ريسک‌هاي فناوري اطلاعات سيستم‌هاي ERP عدم سازگاري آنها با نيازمندي‌هاي جديد كسب‌وكارهاست كه در اثر گذر زمان ايجاد مي‌شود. بنابراين، سازمان بايد از سيستم‌هايي استفاده كند كه پشتيباني مناسب براي پوشش دادن نيازهاي جديد كسبوكار را داشته باشد و به سادگي بتواند اين امكانات را به‌روزرساني كند. ريسک ديگ در اين زمينه نياز به منابع زياد IT براي استقرار و پياده‌سازي سيستم‌ها در سازمان است.
ريسک‌هاي مالي
اجراي سيستم‌هاي ERP هزينه‌هاي زيادي دارند يا براي استفاده از آنها نياز به نصب ماژول‌هاي اضافي يا ابزار سفارشي‌سازي گران قيمت است. بنابراين از كارايي امكانات مورد نياز بايد اطمينان حاصل كرده باشيد و سيستم‌هايي را انتخاب كنيد كه بيشترين پوشش‌دهي به نيازهاي سازمان شما را دارا باشد. ممكن است در ابتدا هزينه اين سيستم‌ها به نظر زياد بيايند ولي اضافه كردن ماژول‌هاي جديد براي سيستم‌هايي كه اين امكانات را ندارند در طولاني مدت هزينه بيشتري را به سازمان تحمل مي‌كنند.
5. راهکار ERP مورد نظر خود را پيشنهاد دهيد
وقتي هزينه‌ها و مزاياي گزينه‌هاي مختلف روشن شد وقت آن مي‌رسد تا چند سيستم را از بين گزينه‌ها انتخاب کنيد.
6. رويکردهاي مختلف پياده‌سازي سيستم را در سازمان تشريح كنيد
اکنون رويکردها و روش‌هاي پياده‌سازي پروژه ERP در سازمان يا شرکت خود را شرح دهيد. اين کار کمک مي‌کند تا حاميان پروژه اطمينان حاصل كنند که شما بر روي گزينه‌ها مطالعه کافي انجام داده‌ايد.
براي انتخاب شركتي كه قرار است پياده‌سازي ERP را در سازمان شما اجرا کند به موارد زير توجه کنيد:
• ميزان تجربه و مهارت آنها در حوزه‌ي كسبوكار يا صنعت شما
• سابقه شرکت در ارائه اين خدمات
• متدولوژي و روش پياده‌سازي مورد نظر شركت و ميزان انطباق آن با روش‌هاي استاندارد و پذيرفته شده را مطالعه كنيد و فهرستي از گام‌هاي اجرايي و برنامه شركت را براي مراحل بحراني دريافت كنيد.
• چگونگي نحوه مستند‌سازي مراحل پياده‌سازي، تقويم کاري و خدمات ارائه شده را به خوبي بررسي کنيد.
7. بازگشت بالقوه و واقعي سرمايهگذاري را تخمين بزنيد
وقتي مراحل بالا به خصوص بررسي هزينه‌ها و مزاياي ERP مورد نظر بررسي شد، مي‌توان دست آخر بازگشت سرمايه پروژه را نيز تخمين زد. بعد از بدست آوردن بازگشت سمايه بالقوه مي‌توان بازگشت سرمايه واقعي پروژه در گذر زمان را نيز يافت:
بازگشت سرمايه گذاري = [(بازگشت پول – مبلغ سرمايه گذاري) / مبلغ سرمايهگذاري] × 100
وقتي پارامترهاي بالا را محاسبه مي‌کنيد به ياد داشته باشيد که تمام بخش‌ها و عمليات شرکت يا سازمان خود را که تحت‌تا?ثير نصب ERP قرار گرفته‌اند در نظر بگيريد. صرفه‌جويي‌ها در وقت، پول و درآمدهاي افزايش يافته را از قلم نيندازيد. براي محاسبه سرمايهگذاري از هزينه‌هايي که در بخش‌هاي بالا به آنها اشاره شد نيز استفاده کنيد.
نتيجه گيري
با استفاده از اين 7 مرحله سازمان‌ها و شرکت‌ها ابزار خوبي براي سنش ميزان نياز خود به سرمايهگذاري در خريد ERP و همچنين انتخاب گزينه مورد نظر در دست دارند. با اين ابزار محاسبه بازگشت سرمايهگذاري بالقوه قبل از خريد و بازگشت سرمايهگذاري واقعي بعد از نصب سيستم آسان مي‌شود.
منبع: IBM
مترجم: گروه ترجمه‌ي همكاران سيستم
منبع : همکاران سیستم
