مرکز تلفن ویپ چیست و چه کاربردی در سازمان ها دارد؟

شما با یک مرکز تلفن یا سانترال می‌توانید پاسخگوی تمامی تماس‌های خود باشید و در زمینه ی ارتباط با مشتری که مهم‌ترین بخش بیزنس و کار شماست، به گونه ی موفقت آمیزی ظاهر شوید. اما قبل از اینکه بخواهیم درباره ی انواع مرکز تلفن صحبت کنیم، بهتر نیست که ابتدا با یک تعریف ساده از خود مرکز تلفن و عملکردش آشنا شویم تا بتوانیم انواع این تجهیزات را بهتر بشناسیم و تفاوت‌های آن‌ها را از یکدیگر راحت‌تر درک کنیم؟

مرکز تلفن یا سانترال چیست؟

سانترال، خطوط تلفن شهری را دریافت می‌کند و براساس برنامه ریزی انجام شده، و آن‌ها را بین کارمندان و بخش‌های یک مجموعه تقسیم می‌کند. البته این اولین وظیفه مرکز تلفن است که در ادامه بیشتر توضیح خواهیم داد.

یک مجموعه یا سازمان تنها برای ارتباط با خارج از مجموعه، هزینه‌های تماس را پرداخت می‌کند. در واقع کارمندان می‌توانند در داخل مجموعه با یکدیگر تماس کاملا رایگان داشته باشند. اما این مرکز تلفن که تماما تحت تاثیر یک دستگاه مرکزی کار می‌کند، می‌تواند به روش‌های مختلفی راه اندازی شود و همین روش‌های راه اندازی هستند که می‌توانند انواع مرکز تلفن را ایجاد کنند.

انواع مرکز تلفن

همان طور که خدمت تان عرض کردیم، مراکز تلفن می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند که مدیریت مجموعه‌های مختلف با توجه به یک سری المان‌ها و فاکتورهای مربوط به مجموعه ی خودشان در قیاس با آپشن‌هایی که هر مرکز تلفن در اختیار مجموعه می‌گذارد، می‌توانند مرکز تلفن مورد نظر خود را انتخاب نمایند. همین ابتدای ماجرای انواع مرکز تلفن خدمت تان عرض کنم که دو فاکتور هزینه و ظرفیت مرکز تلفن، مهم‌ترین فاکتورهایی هستند که تعیین کننده ی، نوع مرکز تلفن انتخابی برای یک مجموعه خواهند شد. پس طبیعی است که برای معرفی هر کدام از انواع مراکز تلفن، روی این دو فاکتور و تاثیرات مختلف آن ها، تمرکز بیشتری کنیم. خوب، حالا با هم بریم و ببینیم که مراکز تلفن چند نوع هستند و هر کدام از این انواع، چه قابلیت‌هایی دارند!

سانترال آنالوگ یا قدیمی

مراکز تلفن‌های قدیمی، با کمک انواع سیم‌ها و سیم کشی‌های مختلف ارتباط برقرار می‌کنند. البته اگر بخواهیم خیلی تخصص‌تر این عبارت را توصیف کنیم، می‌توانیم بگوییم که ارتباط در یک مرکز تلفن آنالوگ و قدیمی با کمک طریق تلفن و خطوط PSTN  انجام می‌شود.

برای راه اندازی مرکز تلفن آنالوگ ابتدا نیاز است که دستگاه اصلی و تجهیزات مربوط به آن خریداری شود که اکثر این تجهیزات هزینه‌های بالایی دارند. به همین دلیل می‌توانیم ادعا کنیم که مراکز تلفن آنالوگ، بسیار پرهزینه‌تر از سایر مراکز تلفن می‌باشند. از طرفی؛ راه اندازی این مراکز به یک سری سیم کشی هم نیاز دارد که طبیعتا این موضوع نیز می‌تواند زمان بر بودن راه اندازی این مرکز تلفن را نمایان کند.

البته دستگاه‌های مربوط به سانترال آنالوگ هم باید با توجه به این که مجموعه به چه ظرفیتی از خطوط تلفن نیاز دارد، باید انتخاب شود. این مراکز تلفن امنیت خیلی بالایی دارند و زمان ماندگار آن‌ها به شدت زیاد است. اما هزینه‌های مربوط به پشتیبانی مراکز تلفن آنالوگ به شدت بالاست و این موضوع باعث می‌شود تا ماهانه و یا سالانه، درصد زیادی از سود شرکت به پشتیبانی این سیستم تعلق گیرد که خوب زیاد خوب نیست.

از طرف دیگر، مراکز تلفن آنالوگ برای ارتباط گرفتن محدودیت‌هایی دارند که کاربران را مجبور می‌کنند تا اولویت و انتخاب اولشان برای یک مرکز تلفن، نوع انالوگ آن نباشد.

لازم به ذکر است بدانید که مراکز تلفن آنالوگ به کمک یک سری کارت که کارت MPR نامیده می‌شود، قابلیت ارتقا دارند و می‌توانند به یک مرکز تلفن تحت شبکه تبدیل شوند. اما در حالت عادی، ارتقاء سیستم مرکز تلفن آنالوگ به همین آسانی‌ها نیست و نیاز به تعویض دستگاه‌ها و هزینه‌های دوباره دارد.

مرکز تلفن تحت شبکه از نوع ویپ

طبیعتا هزینه‌ها و سختی‌ها و محدودیت‌هایی که مرکز تلفن آنالوگ برای کاربران تعیین می‌کرد، آن‌ها را واداشت تا به سمت یک مرکز تلفن منعطف‌تر و بهتر کشش پیدا کنند.

مراکز تلفن تحت شبکه یکی از بهترین گزینه‌ها است که بدون هیچ گونه محدودیتی و با هزینه‌های کمتری، خدمات گسترده‌تری را در زمینه ی مخابراتی ارائه می‌دهد. البته همین مراکز تلفن تحت شبکه هم در انواع مختلفی ارائه می‌شوند.

قبل از اینکه بیشتر در مورد مرکز تلفن‌های تحت شبکه توضیح دهیم، بهتر است که درباره ویپ صحبت کنیم.

ویپ چیست؟

ویپ یک تکنولوژی است که در مخابرات از آن استفاده می‌شود. در واقع در این تکنولوژی دیگر خبری از زوج سیم‌های مخابراتی نیست. در تکنولوژی ویپ که مرکز تلفن‌های ویپ از آن استفاده می‌کنند، صدا و تصویر از طریق شبکه و زیرساخت شبکه انتقال پیدا می‌کند.

بله در تکنولوژی ویپ شما می‌توانید کنفرانس تصویری برقرار کنید که یکی از مزیت‌های ویپ است.

در مرکز تلفن‌های ویپ اتصال بین تلفن‌ها و مرکز تلفن هم از همین تکنولوژی استفاده می‌شود. تلفن‌ها از طریق کابل‌های شبکه و تجهیزات دیگر شبکه مثل سوئیچ به سرور یا مرکز تلفن ویپ متصل می‌شوند. به تلفن‌هایی که از این تکنولوژی استفاده می‌کنند تلفن ویپ می‌گویند.

در این دسته بندی می‌توانید انواع تلفن ویپ را مشاهده نمایید.

انواع مرکز تلفن ویپ

مراکز تلفن ویپ خودشان می‌توانند به دو دسته ی تجاری و غیر تجاری تقسیم شوند که در ادامه ما قرار است بریا شما توضیح دهیم که شما بر اساس چه فاکتورهایی، بهتر است که کدام نوع از مرکز تلفن تحت شبکه را برای مجموعه ی خودتان انتخاب کنید:

• مرکز تلفن‌های ویپ سخت افزاری (تجاری)
• مرکز تلفن‌های ویپ نرم افزاری (غیر تجاری)

در نوع سخت افزاری، مرکز تلفن مشابه سانترال‌های قدیمی دارای سخت افزار است و برندهای مختلفی در این زمینه فعالیت دارند و انواع مرکز تلفن‌های تجاری را ساخته اند. مرکز تلفن ویپ گرنداستریم، پاناسونیک و یستار از انواع برندهای تولید کنند مرکزتلفن‌های ویپ تجاری هستند.

اما در نوع نرم افزاری، سیستم عامل مرکز تلفن مثل استریسک بر روی یک سرور دلخواه نصب می‌شود. مثلا مرکز تلفن ویپ ایزابل یک مرکز تلفن نرمز افزاری بر پایه استریسک است که شما می‌توانید بر روی هر سروری نصب و راه اندازی کنید.

بررسی و معرفی مرکز تلفن‌های تحت شبکه تجاری و غیر تجاری

شرکت‌های معتبری که در زمینه انواع مرکز تلفن و سانترال، فعالیت‌های بسیار وسیعی دارند، عموما مراکز تلفنی تحت شبکه ی تجاری را طراحی و تولید می‌کنند. طبیعی است وقتی پسوند معتبر و توضیح اعتبار برای یک سازنده و تولید کننده، به میان می‌آید و  خدمات و پروداکتی که از آن تولید کننده به بازار روانه می‌شود، با استقبال بهتری مواجه خواهد شد چرا که طبیعتا آن خدمات، کیفیت بالاتری هم خواهند داشت. به همین دلیل این توصیف را می‌توانیم برای مرکز تلفن تحت شبکه تجاری داشته باشیم که این سیستم‌های تجاری از امنیت و پایداری بیشتری برخوردار هستند. اما موضوعی که درباره ی این سیستم‌های تحت شبکه تجاری بیان می‌شود این است که شما به ازای کیفیت و امنیتی که دریافت می‌کنید باید هزینه پرداخت نمایید و شاید این بعد هزینه، خیلی از کاربران را برای تهیه ی این مرکز تلفن، منصرف کند. چرا؟!

چون مرکز تلفن تحت شبکه ی غیر تجاری، به صورت یک محیط گرافیکی و رایگان به بازار عرضه می‌شود می‌تواند رقیب سرسختی برای سیستم‌های تحت شبکه ی تحاری به حساب آید. این محیط‌های گرافیکی رایگان، این قابلیت را دارند که افراد با توجه به نیازهای خود و انتظاراتی که از یک مرکز تلفن تحت شبکه دارند، قابلیت‌های مختلف را به آن‌ها بیفزایند. این در صورتی است که مراکز تلفن تحت شبکه ی تجاری این قابلیت‌ها را دارند و با یک سری محدودیت‌ها به بازار عرضه می‌شوند. بنابراین تنها چیزی که می‌تواند درباره ی یک مرکز تلفن تحت شبکه ی تجاری مطرح شود، بحث امنیت بالای آن است که خوب سیستم غیر تجاری هم می‌تواند برای یک امنیت بالا طراحی و برنامه ریزی شود!

برخی از مزایای مرکز تلفن‌های ویپ

هزینه راه اندازی و زیرساخت مورد نیاز

شما با خرید و تهیه ی یک مرکز تلفن تحت شبکه شاید قیمتی برابر با قیمت مراکز تلفن آنالوگ پرداخت کنید اما امکاناتی که دریافت می‌کنید بسیار بیشتر از این مراکز است. و اینکه هزینه‌های شما یک بار برای همیشه در زمینه ی راه اندازی مراکز تلفن تحت شبکه پرداخت می‌شود و حفاظت و پشتیبانی از این مرکز تلفن دیگر هزینه‌های زیادی را نخوهد طلبید. پس در واقع شما با پرداخت یک مبلغ برابر با مبلغ راه اندازی یک مرکز تلفن انالوگ، از سیستمی برخوردار می‌شوید که بسیار گسترده‌تر و پیشرفته‌تر از سیستم آنالوگ خواهد بود.

سانترال‌های تحت شبکه، خیلی راحت‌تر از سیستم‌های آنالوگ راه اندازی می‌شوند و به اندازه ی آن‌ها نیاز به تجهیزات سخت افزاری و سیم کشی‌های فراوان ندارند.

در واقع در سیستم تحت شبکه ی ویپ، تنها از کابل‌های تحت شبکه استفاده می‌شود و نیاز به آن همه سیم کشی نیست.

کنفرانس تصویری

همانطور که گفته شد، نکته ی هیجان انگیز استفاده از مرکز تلفن تحت شبکه این است که افراد طی ارتباط با یکدیگر می‌توانند انتقال تصویر نیز انجام دهند و این امکانات به هیچ وجه نیاز به تهیه ی کارت و باکس سانترال ندارد. به طور کلی می‌توانیم ادعا کنیم که هزینه‌های پشتیبانی و اصلا خود پروسه ی پشتیبانی از یک مرکز تلفن ویپ، به نسبت خیلی خیلی راحت‌تر و ساده‌تر و کم هزینه‌تر از، سیستم‌های آنالوگ می‌باشد.

داخلی در خارج از شبکه

در مرکز تلفن‌های ویپ می‌توانید تعدادی داخلی براساس ظرفیت مرکزتلفن، در خارج از شبکه راه اندازی کنید. مثلا برای تعدادی پرسنل که دور کار هستند و بتوانند پاسخگوی مشتریان باشند.

مدیریت بهتر تماس ها

در سیستم‌های آنالوگ امکان مدیریت دقیق تماس وجود ندارد. در سیستم‌های ویپ شما می‌توانید به بهترین شکل ممکن کلیه تماس‌ها را مدیریت کنید و بازخورد خوبی داشته باشید.

راهکارهای بسیار مختلف و متعددی در این زمینه وجود دارد که شما می‌توانید از آنها استفاده کنید.

یکپارچه سازی کامل شعب

این یکی از مهمترین قابلیت‌های ویپ است. هر تعداد مرکز تلفن ویپ را می‌توانید در بستر شبکه با یک دیگر ارتباط دهید و لینک کنید. در مرکز تلفن‌های قدیمی به هیچ عنوان امکان پذیر نیست.

سخن آخر و جمع بندی

حالا که با انواع مرکز تلفن آشنا شدیم و متوجه شدیم که هر کدام با توجه به چه قابلیتی برای چه محیطی باید انتخاب شوند، خیلی راحت‌تر می‌توانید یک تصمیم قطعی درباره ی سیستم مرکز تلفن مجموعه تان بگیرید. اما در کنار آگاهی و دانش شما و تسلط تان بر ویژگی‌ها و آپشن‌های سیستم‌های مرکز تلفن‌های مختلف، شما چه بخواهید و چه نخواهید باید این سیستم‌ها را توسط شرکت ارائه دهنده این خدمات، راه اندازی کنید.

دقت کنید که مجموعه ی مورد نظر باید دانش و تسلط کافی برای مشاوره دادن به شما و نصب و راه اندازی و نهایتا پشتیبانی خدمات خود را داشته باشد. چرا که در بهترین حالت عملکرد یک مرکز تلفن مخابراتی سانترال، شما به پشتیبانی مجموعه‌ای که از آن این سیستم را خریداری کرده، نیاز دارید. پس نیاز است که با هوشیاری و آگاهی و تحقیقات همه جانبه این مجموعه‌ها را انتخاب کنید تا هزینه و زمان شما هدر نرود. در نهایت یادتان باشد که اگر شما بهترین مرکز تلفن تحت شبکه و یا آنالوگ را انتخاب کنید، اما خدمات و پشتیبانی و تخصصی که باید را دریافت نکنید، عملا به نتیجه ی دلخواهتان نخواهید رسید.