پیش بینی می‌شود کارفرمایان تا سال ۲۰۲۷ بیش از ۸۸ میلیون نیروی ماهر در پوزیشن مدیر پروژه استخدام کنند. این آمار نشان‌دهنده اهمیت مدیریت پروژه برای سازمان‌ها در همه ابعاد است. مدیریت پروژه شامل کل فرآیند از برنامه ریزی و اجرا تا اتمام پروژه است. پروژه می‌تواند هر چیزی از جمله امور داخلی شرکت مانند استخدام نیروهای جدید یا انجام کارهای برون سازمانی مربوط به پروژه‌های مشتریان باشد؛ اما موفقیت هر پروژه به نحوه مدیریت کردن آن بستگی دارد. در این مطلب به طور کامل در مورد مدیریت پروژه صحبت می‌کنیم.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه (Project Management) به معنای استفاده از مهارت‌ها، منابع، ابزارها و روش‌های تخصصی برای تولید چیزی با ارزش است. به عبارت ساده‌تر، مدیریت پروژه پایه و اساس هدایت تیم به سمت موفقیت خواهد بود. یک پروژه نمی‌تواند بدون مدیریت مؤثر به سر منزل مقصود برساند، چنین پروژه‌ای مانند یک ماشین بدون سوخت می‌ماند. مدیریت مؤثر پروژه به تعیین اهداف واقع بینانه، تعیین روش و چارچوب مدیریتی، تخصیص درست منابع، کار تیمی، برنامه ریزی زمان و بودجه و استفاده از نرم افزارها نیاز دارد. به طور کلی، مدیریت پروژه برای طیف وسیعی از حوزه‌ها قابل اجراست که عبارتند از:
-
بازاریابی و تبلیغات
-
توسعه نرم افزار
-
فناوری اطلاعات
-
حمل و نقل و تدارکات
-
خدمات مالی
-
مراقبت‌های بهداشتی
-
دیجیتال مارکتینگ
-
حقوق و قانون
-
ساخت و ساز
-
املاک و مستغلات
-
منابع انسانی
اهمیت مدیریت پروژه
مدیریت پروژه به اعضای تیم کمک می‌کند تا از نقش‌ها و مسئولیت‌های فردی خود مطلع شوند. این مهم می‌تواند میزان بهره وری را بهبود ببخشد و اهداف پروژه را با نتایج مورد نظر همسو کند. مدیریت پروژه به مدیریت ریسک می‌پردازد و به شما در مواجهه با چالش‌ها و موانع غیرمنتظره کمک می‌کند. این بدان معنا نیست که در این مسیر اشتباه یا مشکلی رخ نمی‌دهد، بلکه به این معناست که شما می‌توانید به پیشرفت ادامه دهید و مطمئن شوید پروژه در مسیر اهدافتان در حرکت است.
از فواید مدیریت پروژه برای سازمان‌های می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف، فعالیت‌ها و وظایف پروژه به صورت سازمان یافته و هماهنگ انجام شوند.
-
مدیران پروژه با تعیین و برنامه ریزی صحیح می‌توانند ترتیب اجرای وظایف و مدت زمان صرف شده برای هر فعالیت را کنترل کنند.
-
با تعیین استانداردها، فرآیندها و فعالیت‌های کنترل کیفیت، مدیران پروژه می‌توانند از کیفیت بالا در انجام کارها و رضایت مشتریان مطمئن شوند.
-
به کسب و کارها کمک می‌کند تا از منابع (انسانی، مالی و تجهیزات) به صورت بهینه شده استفاده شود.
-
به مدیران پروژه امکان می‌دهد که تا درباره برنامه ریزی، اجرا، پایان به موقع و دستیابی به اهداف پروژه پیش بینی‌های دقیق‌تری داشته باشند.
مراحل مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک نقطه شروع و پایانی دارد که باید با مدیریت صحیح انجام شود. یکی از راهکارهای اساسی برای مدیرت صحیح پروژه، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه است. استفاده از نرم افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه به شما در ساده سازی فرآیند، برنامه ریزی، تخصیص منابع، افزایش بهره وری، بهبود کار تیمی و ذخیره اطلاعات کمک زیادی می‌کند. با داشتن یک نرم افزار مناسب می‌توانید مراحل مدیریت پروژه را یکی یکی انجام دهید:
۱- شروع پروژه
هدف از شروع پروژه ارائه یک تعریف کلی از پروژه است. شما باید در مورد پروژه تحقیق کنید و تست‌های امکان سنجی را انجام دهید. این کارها برای تعیین این موضوع هستند که آیا پروژه می‌تواند انجام شود یا خیر. در صورت تایید پروژه، باید یک منشور یا سند شروع پروژه (PID) تهیه شود که اهداف آن را مشخص می‌کند.
۲- برنامه ریزی پروژه
مرحله برنامه ریزی برای مدیریت اثربخش پروژه ضروری است، زیرا به عنوان نقشه راه عمل می‌کند. مدیران پروژه باید اعضای تیم خود را انتخاب کنند و برای برنامه ریزی اهداف آماده شوند. شما همچنین یک برنامه مدیریت ریسک تهیه خواهید کرد تا به شما کمک کند تا با موانعی که در طول مسیر با آن مواجه می‌شوید دست و پنجه نرم کنید. انتخاب روشی که در طول پروژه نیز استفاده خواهید کرد بسیار مهم است. دو روش معروف برای هدف گذاری شامل SMART و CLEAR هستند.
۳- اجرای پروژه
این مرحله با اقدامات متعدد در اجرای پروژه، برگزاری جلسات، گزارش وضعیت، به روزرسانی وضعیت و نظارت بر عملکرد همراه است. وظایفی که در این مرحله انجام می‌شوند، عبارتند از:
-
اضافه کردن اعضای جدید
-
تخصیص منابع برای اجرا
-
اجرای هر بخش از پروژه
-
راه اندازی سیستم‌های ردیابی
-
به روز رسانی برنامه زمانبندی پروژه
-
اصلاح طرح پروژه (در صورت نیاز)
۴- نظارت بر پروژه
این مرحله به توجه دقیق مدیر پروژه نیاز دارد. او باید به جزئیات نگاه کند تا مطمئن شود که پروژه در مسیر خود باقی می‌ماند و در حال پیشرفت است. مدیران پروژه ممکن است از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی پیشرفت پروژه استفاده کنند. آنها همچنین از نرم افزارهایی استفاده می‌کنند که از ابزارهایی مانند نمودار گانت یا تابلوهای کانبان پشتیبانی می‌کنند تا به آنها در نحوه مؤثر انجام کارها کمک کنند.
۵- بستن پروژه
بستن پروژه زمانی است که پروژه اساساً تکمیل می‌شود. به منظور ارزیابی دستاوردها و کاستی‌ها، مدیران پروژه معمولاً یک جلسه با ذینفعان تشکیل می‌دهند تا گزارش‌های نهایی را ارائه داده و پروژه را تحویل دهند. شما همچنین با تیم خود جلسه خواهید داشت تا آنچه از این پروژه کسب کرده‌اید و چیزهایی که نیاز به بهبود دارند را بررسی کنید. در پایان، باید تمام اسناد و نتایج پروژه را در یک مکان ذخیره کنید.
انواع متدولوژی مدیریت پروژه
اکثر سازمان‌ها برای اجرای پروژه‌های خود به یک فریم ورک یا چارچوب مدیریت پروژه پایبند هستند. این چارچوب شامل مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها، اصول و شیوه‌هایی است که باید برای اطمینان از موفقیت دنبال شود. در ادامه متدولوژی‌های مدیریت پروژه آورده شده است:
-
چابک (Agile): مدیریت پروژه چابک یکی از محبوب‌ترین فریم ورک‌های موجود است. این فلسفه مبتنی بر مجموعه‌ای از ۱۲ اصل است که مانیفست چابک نام دارد. در حالی که می‌توان اجایل را در بسیاری از حوزه‌ها اعمال کرد، اما در حوزه توسعه نرم افزار محبوبیت بیشتری دارد.
-
کانبان (Kanban): کانبان یک رویکرد بصری برای مدیریت پروژه است. تابلوهای کانبان به صورت فیزیکی یا دیجیتالی هستند که وظایف را در دسته بندی می‌کنند تا پیشرفت پروژه را مشاهده کنید. کانبان یک رویکرد چابک است که با توجه به سادگی و کارایی بالایی که دارد در بیشتر حوزه‌های استفاده می‌شود.
-
اسکرام (Scrum): اسکرام یکی دیگر از چارچوب‌های بسیار محبوب اجایل است که اغلب برای توسعه نرم افزار یا پروژه‌های فناوری اطلاعات استفاده می‌شود. سایر صنایع مانند بازاریابی، تبلیغات و دیجیتال مارکتینگ به طور فزاینده‌ای به این فریم ورک روی می‌آورند.
در مقاله راهنمای کامل مدیریت پروژه، به انواع متدولوژی، مراحل و نکات مدیریت پروژه پرداخته شده است.
نکات مهم برای مدیریت موفق پروژه
در ادامه به چند نکته مهم در مورد مدیریت موفق پروژه توجه کنید:
-
از نرم افزار و سیستم مدیریت پروژه استفاده کنید تا گردش کار بهینه شود.
-
افراد با مهارت‌ها و شایستگی‌های مناسب را برای هر نقش تعیین کنید.
-
ارتباطات باز، فرهنگ همکاری، احترام متقابل و شفافیت را تشویق کنید.
-
در تعیین بودجه مورد نیاز و جدول زمانی واقع بین باشید و تحقیقات کنید.
-
به مدیریت انتظارات توجه کنید، زیرا باید نیازهای ذینفعان را برآورده کنید.
-
نتایج حاصل مدیریت پروژه را ثبت کنید تا پایگاه دانش قوی ایجاد کرده باشید.
کلام آخر
هیچ فرمول جادویی برای موفقیت وجود ندارد، همه چیز به دانش، مهارت، تلاش، کار تیمی و استفاده از فناوری‌های جدید وابسته است. مدریت موفق پروژه شامل یکسری دستورالعمل است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه به اهداف مورد انتظار برسانند. پروژه می‌تواند یک دستور غذای ساده یا ساخت یک استادیوم فوتبال باشد، اما اصول اساسی مانند برنامه ریزی، تهیه منابع لازم، تعیین بودجه و جدول زمانی، اجرای صحیح و نظارت و کنترل در همه پروژه‌ها در همه ابعاد یکسان است. با مدیریت صحیح می‌توانید هر پروژه را با موفقیت به اتمام برسانید.
