سیستم نظام پیشنهادات نوعی ارتباط میان کارکنان با مدیران است که برای کارکنان و کارفرمایان آنان منافعی را در بر دارد. درواقع نظام پیشنهاداتیک کانال ارتباطی دوطرفه بین کارکنان و مدیریت است که مدیریت را قادر به دریافت، پذیرش، رد و در مواردی نیز اظهارنظر درباره‌ی پیشنهادات ارائه‌شده از سوی کارکنان می‌کند. نظام پیشنهادات به کارکنان در تعیین خط‌مشی‌ها و رویه‌های عملیاتی، اجازه‌ی بیان نظر و ایفای نقش را می‌دهد.
پیشنهادات کارکنان می‌تواند به افزایش کارایی، حذف ضایعات و اتلاف‌های زمانی، بهبود ایمنی و بهبود کیفیت محصولات و خدمات یک شرکت کمک کند. با استفاده از سیستم پیشنهادات نه‌تنها منافع شرکت ازلحاظ صرفه‌جویی در هزینه که در نتیجه‌ی پیشنهادات کارکنان بوده محقق می‌شود بلکه باعث بهتر شدن روحیه‌ی کارکنان نیز می‌شود. در بسیاری از موارد، نظام پیشنهادات می‌تواند به توسعه‌ی کار تیمی در بین کارکنان کمک کند. درحالی‌که هدف یک “نظام پیشنهادات” این است که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده شود اما مزایای نامحسوس دیگری را نیز در بر دارد.
یک نمونه فرایند نظام پیشنهادات
مراحل گردش کار در نظام پیشنهادات آنلاین
- فرم الکترونیکی پیشنهاد: تمامی پیشنهادها روي برگه‌ی (فرم) مخصوصی به نام “برگه‌ی پیشنهاد” که به همین منظور تهیه‌شده و در اتوماسیون اداري بارگذاري شده نوشته شده و به امضـای پیشنهاددهنده یـا پیشنهاددهندگان می‌رسد.
- دریافت و اعلام وصول پیشنهاد: برگه‌ی پیشنهاد توسط پیشنهاددهنده به مسئول کمیته‌ی اداره ارسال می‌شود و وصول آن طی برگه‌ی ساده‌ای با ذکر شماره‌ی ثبت و تاریخ وصول پیشنهاد در پایان هر ماه به پیشنهاددهنده اعلام می‌شود.
- تکمیل و طبقه‌بندی پیشنهادها: به‌منظور اطمینان از اینکه کلیه‌ی قسمت‌های برگه‌ی پیشنهاد تکمیل و فاقد نقض هست، برگه‌ی پیشنهاد در کمیتـه موردمطالعه و بررسی قرار می‌گیرد. پیشنهادها ازنظر نوع، موضوع و منافع حاصله مانند بهبود کیفیت کار، تقلیل ضـایعات، اصـلاح روش‌ها،….طبقه‌بندی شده و با توجه به شماره ثبت آن‌ها تقسیم و تفکیک می‌شوند.
- ارسال پیشنهادها براي ارزیابی: یک نسخه از تصویر پیشنهاد پس از تکمیل و طبقه‌بندی و پس از آنکه در کمیته‌ی مرکزي موردبحث قـرار گرفت و لزوم ارسال آن براي ارزیابی مسجل گردید، همراه با فرم ارزیابی بـراي کمیته‌ی کارشناسی تخصصی فرستاده می‌شود.
- روش ارزیابی پیشنهادها: ارزیابی سریع و به اجرا درآوردن پیشنهادها باعث دستیابی به مزایا، سود و صرفه‌جویی بیشـتري بـراي سازمان شود. به همین ترتیب کارکنان نیز می‌توانند پاداش‌ها و جوایز خود را که عاملی برای تشویق و ایجاد انگیزه براي مشارکت هرچه بیشتر آنان خواهد بود، دریافت کنند.
- اعلام تصویب پیشنهاد به پیشنهاددهنده: پس از تصویب و به اجرا درآمدن پیشنهاد و تعیین پاداش، مراتب طی نامه‌ای از طرف کمیته‌ی مرکزي همراه با تبریک و تشکر به پیشنهاددهنده اعلام شده و رونوشت نامه نیـز بـه مدیران مسـتقیم پیشـنهاددهنده ارسال خواهد شد.
- اعلام رد پیشنهاد و دلایل آن: چنانچه پیشنهاد به دلایلی مورد تأیید کمیته قرار نگرفت، مراتب را کتباً همراه با تشـریح دلایـل رد اعـلام خواهد شد.
- اجراي پیشنهاد: پیشنهادها پس از بررسی و تأیید کمیته‌ی مرکزي جهت تصویب و صدور دستور اجرا براي مدیرکل ارسـال می‌شود. اجراي پیشنهاد به عهده‌ی واحد مجري پیشنهاد است.
مؤلفه‌های یک نظام پیشنهاداتی موفق
- پشتیبانی مدیریت: اولین مؤلفه‌ی یک نظام پیشنهاداتی موفق برای کارکنان، نشان دادن حمایت مدیران عالی است. اگر خواهان تولید نتایج مطلوبی توسط برنامه هستید، مدیران باید اشتیاق و تعهدشان را نسبت به آن نشان دهند. به‌عنوان‌مثال یک صاحب کسب‌وکار کوچک این کار را با به اشتراک گذاشتن چشم‌انداز خود در مورد شرکت با کارکنان شروع کند. کارمندانی که مأموریت کلی شرکت را درک می‌کنند به‌احتمال‌زیاد ایده‌های ارزشمندی را ارائه می‌دهند که در دستیابی به اهداف شرکت کمک‌کننده است. گام بعدی ممکن است اطمینان یافتن از پشتیبانی سیستم پیشنهادات توسط مدیران صف باشد و اینکه وجود چنین سیستمی ازنظر آن‌ها تهدید محسوب نمی‌شود. همچنین برای مدیران اهمیت دارد که موضوع را به‌طور مکرر در جلسات مطرح کرده و نتایج مثبت پیشنهادات کارکنان را در گزارش‌های دوره‌ای پیشرفت لحاظ کنند. مدیران نیز باید تشویق شوند تا پیشنهادات خود را ارائه دهند، اگرچه به‌طورکلی نباید به خاطر ایده‌هایی که تحت مسئولیت‌های معمول برنامه‌ریزی استراتژیک آن‌ها قرار می‌گیرد پاداشی دریافت کنند.
- شناخت و پاداش: یکی دیگر از مؤلفه‌های اصلی سیستم‌های پیشنهادات موفق، شناخت شرکت‌کنندگان و ارائه‌ی پاداش برای ایده‌های خوب است. اگر مدیران ایده‌هایی که کارکنان ارائه می‌دهند را سریع دریافت و ملاحظه کنند احتمالاً کارکنان در برنامه‌ی پیشنهادی شرکت می‌کنند. به توصیه‌ی کارشناسان یک جدول زمانی برای بررسی مدت زمان برای تأیید ایده تهیه و در اختیار کارکنان قرار دهید (از 24 ساعت با سیستم‌های الکترونیکی تا یک هفته با سیستم‌های سنتی‌تر). سپس کارکنان باید ظرف 30 روز مطلع شوند که آیا ایده‌های آن‌ها پذیرفته می‌شود یا خیر. حتی در مواردی که از ایده‌ای استفاده نمی‌شود باید از کارمندی که آن را ارائه کرده به خاطر مشارکت در برنامه تشکر کرد.
برای اطمینان از موفقیت فرآیند نظام پیشنهادات همچنین مهم است که پیشنهادات مورداستفاده و تأثیر مثبت آن‌ها را بر شرکت اعلام کنید. نکته‌ی اصلی این است که هنگام ایجاد پاداش، ایده‌ها را بر اساس عواملی مانند نوآوری و ابتکار و ارزش پولی ارزیابی کنید.
مزایا و معایب نظام پیشنهادات: شمشیری دو لبه برای سازمان
- تقویت نوآوری و ارائه‌ی نوآوری‌های بهتر: ایده‌های جدید و نوآورانه مشکلات را حل می‌کند.
- بهبود بهره‌وری: بهره‌وری نتیجه‌ی حل مسئله به شکلی هوشمندانه و مبتکرانه توسط تیمی متعهد و مشارکتی است.
- مشارکت کارکنان: وقتی کارکنان هم مشارکت داشته باشند آنگاه خوشحال‌تر هستند؛ وقتی شادتر هستند، کسب‌وکار در زمینه‌های رضایت مشتری گرفته تا حفظ کارکنان بهتر مدیریت می‌شود.
- ایجاد راه‌حل‌ها: ساده‌ترین مشکلات هم برای شما زمان و هزینه دارد.
- ایجاد همکاری: راه‌حل‌ها با تفکر سیلویی ایجاد نمی‌شوند. دیدگاه‌ها و ایده‌های افرادی که حوزه‌ی خاص خود را به بهترین شکل درک می‌کنند می‌تواند فقط راه‌حل درست باشد.
- ارتباطات بهتر: یک برنامه‌ی ایده پردازی ضعیف پیاده‌سازی شده، نوآوری را متوقف یا محدود می‌کند. یک پلتفرم متمرکز ارتباط مؤثر با مشارکت‌کنندگان را امکان‌پذیر می‌کند.
- انگیزه: وقتی به کارکنان فرصت مشارکت مستقیم در تصمیم‌گیری‌ها داده می‌شود یا پیشنهادهای ارائه‌شده توسط آنان موردتوجه قرار می‌گیرد، احساس غرور می‌کنند؛ انگیزه‌ی بیشتری برای کار در شرکت پیدا کرده و تمایل بیشتری برای موفقیت کسب‌وکار در خود ایجاد می‌کنند. هنگامی‌که پیشنهادات بارها موردتوجه قرار نمی‌گیرند یا بازخورد در مورد پیشنهادات ارائه‌شده توسط کارمندان به‌ندرت صورت می‌گیرد، برای آن‌ها ناراحت‌کننده بوده و باعث از دست دادن انگیزه‌ی آن‌ها می‌شود. اگر وجود نظام پیشنهادات برای شما جدی نبوده و تنها گهگاهی پیشنهادات مفیدی را در نظر می‌گیرید نداشتن سیستم پیشنهادات بهتر از داشتن آن است.
بدون شک، کارکنان ایده‌های بهبود زیادی را ارائه می‌دهند. اگر سیستم رسمی برای جمع‌آوری و ارائه‌ی ایده‌ها نداشته باشید، آن‌ها را از دست خواهید داد. این ایده‌ها می‌توانند در هزینه‌ی شما صرفه‌جویی کنند، کسب‌وکار شما را توسعه دهند و به‌طورکلی نتیجه‌ی نهایی شما را تحت تأثیر قرار دهند. یک مدیر/ رهبر خوب باید قبل از انتخاب (یا ترکیب) و اجرای بهترین ایده، همه‌ی ایده‌های مربوط به یک پروژه را ارزیابی کند. این سیستم رسمی باید مراحل جمع‌آوری، ارزیابی، پیاده‌سازی و پاداش ایده‌های خوب را توضیح دهد.
بسیاری از شرکت‌ها سعی در پیاده‌سازی یک سیستم رسمی دارند، اما پس از مدتی سیستم تمرکز و مزایای خود را از دست می‌دهد. چرا؟ چون برنامه با یک سیستم معیوب آغاز شده است. بنابراین نیاز به یک سیستم جدید مطابق با نیاز سازمان و فناوری‌های جدید برای اجرای نظام پیشنهادات است. نرم‌افزار جامع نظام پیشنهادات جریان پیاده سازی شده بروی بستر سامانه bpms جریان تمامی قابلیت‌های یک ابزار آنلاین نظام پیشنهادات را پوشش می‌دهد، علاوه بر این دارای قابلیت سفارشی‌سازی بوده و می‌توانید مطابق با سیستم و فرهنگ سازمانی خود تغییرات لازم را در آن پیاده‌سازی کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره با ما تماس بگیرید.
