نام نویسنده: جوآنا ال.كورتز
همکاران سیستم – به عنوان يك مدير بايد بدانيد كه در هر شغل چه كوچك و چه بزرگ نيازمند تقسيم وظايف با كاركنان خود هستيد. دست يابي به اين هدف با تامين خدمات منابع انساني در خارج از موسسه امكان پذير خواهد بود.
درگيري‌هاي غير سازماني مشاغل، هم‌چون نظارت ناعادلانه‌ي برخي دولت‌ها و مانند آن سبب شده است تا آنها به جاي به دست آوردن اطلاعات تازه با مشكلات گمراه كننده دست و پنجه نرم كنند. آمار نشان مي‌دهد كه مشاغل كوچك و متوسط در حدود 20 تا 40 درصد وقت خود را براي عمل به الزام‌هايي صرف مي‌كنند كه بزرگ‌ترين مانع بر سر توليدات آن‌هاست. مديران نمي‌توانند تنها با پرداختن به منابع انساني از پس مديريت سازمان خود برآيند.
بهترين راه حل براي از بين بردن دغدغه‌ي خدمان منابع انساني در سازمان‌ها سپردن اين وظايف به بيرون از سازمان است. با برون‌سپاري خدمات منابع انساني از درگيري‌هاي سازمان براي تامين اين خدمات كاسته ميشود. امروزه در كنار نياز به مديران فروش و مشاوران خدمات باتجربه، نياز به برون‌سپاري بسياري از احتياجات شركت انكارناپذير است.
اما پيش از دست به كار شدن براي استفاده از تامين‌كنندگان در بخش خدمات منابع انساني، يك بررسي دقيق در زمينهي توان‌مندي‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهديدها انجام دهيد. “ليندا فورد”، مدير بخش گروه فورد در رم، ميگويد: “از خودتان بپرسيد به كجا مي‌خواهيد برسيد؟ برون‌سپاري بخش تامين خدمات منابع انساني تا چه ميزان شما را در رسيدن به هدف ياري مي‌كند؟”
از ديدگاه فورد اين خدمات ممكن است كاستي‌هايي داشته باشند:
1- بدون هدف يا راهكار باشند.
2- بدون بررسي دقيق نيازهاي سازمان انجام شوند.
3- ارتباط مناسبي با كاركنان نداشته باشند.
4- برمبناي استانداردها تنظيم نشده باشند
پس از مرتب كردن نيازها، بايد از فهرست خدمات كوتاه‌مدت، اولويت‌ها را انتخاب كنيد (مانند استخدام يك كارآموز به مدت يك يا دو هفته). ميتوانيد چند نوع از اين خدمات را با هم انجام دهيد. در انتها نيز گزارشي از كارهاي خود تهيه كنيد.
اصول منابع انساني
صورت حقوقي كاركنان ساده‌ترين نوع خدمات منابع انساني است. اگر بخش مالي سازمان خود را تامين كنندگان خارج از سازمان سپرده‌ايد، مي‌دانيد كه در اين راستا تامين‌كننده در پايان هر ماه با كسر هزينهها، ماليات و ساير حساب و كتاب‌ها براي كارمندان چك مي‌كشد. قبل از امضاي چك، به دقت صورت حقوق را بخوانيد و آن را با صورت حقوقي تامين كنندگان داخلي مانند پردازش خودكار داده‌ها (www.adp.com)، مزاياي خدمات حققي (www.advantagepayroll.com)، پرداخت چك(www.paychex.com) و… مقايسه كنيد. حال بررسي كنيد كه هر كدام از اين آمار و ارقام در جاي درست خود قرار دارند يا نه. تمام تصميم‌هاي مربوط به استخدام و اخراج يا برنامه‌هاي مربوط به تعطيلات و مرخصي استعلاجي را بايد به درستي مرور كنيد. در بسياري موارد گاه اين تصميم‌ها به كلي فراموش مي‌شوند.
“آرلن ورنون”، مشاور بخش تامين خدمات منابع انساني، در موسسه‌ي “ادن پرري” ميگويد: “شما به يك حساب‌رسي منابع انساني نيازمنديد. صاحبان مشاغلي كه به موسسه‌ي ما رجوع مي‌كنند، دو دسته‌اند: افرادي كه با كاركنان خود همواره مشكلات جدي دارند يا افراد فعالي كه خود را ناتوان از مديريت كاركنان مي‌پندارند.”
ورنون ميگويد: “پس از برآورد نيازهاي سازمان، من اين نيازها را در دفترچه‌اي كه پيش از اين توسط يك وكيل مطالعه شده است، يادداشت مي‌كنم. سپس توضيحات مربوط به شغل هركدام از كارمندان را نيز يادآور مي‌شوم. اين دفترچه حاوي سياست‌هاي شركت درباره‌ي خدمات سلامت و رفاه يا استخدام كارآموز و جدا شدن كاركنان است. افزون بر اين شما بايد قوانين ضد تبعيض، تامين امنيت و … تنظيم كنيد.”
جمع‌آوري چنين اطلاعاتي براي سازمان هزينه‌اي در حدود بيش از 3 هزار دلار به همراه خواهد داشت. بنابراين اگر سعي كنيد در تامين خدمات نيروي انساني از بخش بيرون از سازمان كمك بگيريد، ميتوانيد در مراحلي در هزينه و وقت صرفه‌جويي كنيد. در بسياري از كشورها بنگاه‌‌هاي موقتي وجود دارند كه مهارت‌هاي منابع انساني ويژه عرضه مي‌كنند. براي مثال گروه “آشر” در “روزلند”، قراردادهاي حرفهاي منابع انساني را به مبلغ 50 تا 60 دلار براي يك ساعت كار تنظيم مي‌كند. “سوزان آشر” مدير اجرايي اين موسسه ميگويد: “امروزه بسياري از مديران منابع انساني از كار بركنار مي‌شوند. پيش از استخدام افراد حرفهاي در پروژه‌ها، مديران بايد گزارش‌هايي كامل از تمام فعاليتهاي احتمالي خود تهي كنند. به اين ترتيب، اهداف از ابتدا تعريف و هزينهها برآورد مي‌شوند و شما به هيچ كس بر خلاف اين دستورالعمل مبلغي پرداخت نخواهيد كرد.”
منابع انساني آماده‌ي كار
“تريسيا نيكل”، مربي نيروهاي تازه‌كار ( نیروهای با كم‌تر از10 سال سابقه) در موسسه‌ي تحقيقاتي “ولف تك”، كه در زمينهي فناوري در شيكاگو فعاليت مي‌كند، ميگويد: “شركت‌هاي كوچك‌تر بيشتر با بهره‌گيري از راه‌هاي مخرب، دعواهاي حقوقي يا منابع ناكافي، از پاسخ‌گويي در زمينهي منابع انساني مي‌گريزند. آنها بر این گمان هستند که بیتوجهي به منابع انسانی برایشان سودآور است.”
او ميگويد: “من از مشاهدهي اين همه کمبود و بيتوجهي به قوانين و اصول استخدام افراد، متحير ميشدم.”
نيکل يک پيشنهاد توسعهي شغل در سطوح بالا و قراردادي با سهمهاي 2 ميليون دلاري را مورد بررسي قرار داد. او مسوول بررسي اين ماموريت پيشنهادي بود.
او ميگويد: “5 جمله در نامهي پيشنهاد قرارداد نادرست بود.” به اين ترتيب شرايط مناسبِ پيش آمده از بين ميرود و قرارداد منتفي ميشود.
اين اتفاق و تجربههاي مشابه، نيکل را واداشت به دنبال شرکتهاي ديگري باشد. شرکت Padigent. نيکل در دو سال گذشته فعاليتهاي مثبت زيادي در اين شرکت انجام داده است. Padigent، روش مشخصي در آموزش افراد تازهکا دارد و کارکنان خود را براي شرکتهاي کوچکتر حفظ ميکند.
او ميگويد: “به نفع شرکتهاست که به جاي صرف هزينهي بيشتر و استفاده از کارمندان باتجربه و خبره از کارآموزان استفاده کنند. درست مانند استفاده از دوچرخه که به جاي اتومبيل افراد را هرچه سريعتر به مقصد ميرساند. ما 93 فرم الکترونيکي شامل نامههاي تقاضا، توافقها و فرمهاي انتقال کارکنان و … در اختيار داريم.” اين روش ويژه 50هزار دلار هزينه دربردارد و اجراي کامل آن سه ماه طول ميکشد.
يکي از مشتريان نيکل، يک شرکت ارتباطات الکترونيکي و طراحي در شيکاگو به نام پروژهي 36، چهار شريک دارد. در جريان تحقق اين اهداف، نيکل از اين شرکا درخواست کرد تا پاسخهايي به 42 سوالي که ممکن است داوطلبان جوياي کار به هنگام مصاحبه بپرسند، بدهند. شرکای این شرکت پاسخهايي بسيار متفاوت به بيش از 19 مورد از اين سوالها دادند. “اريک لرد”، رييس اين شرکت ميگويد: “هيچ کدام از اين افراد تجربهاي در زمينهي منابع انساني ندارند.”
از نظر لرد مهمترين رابطهي منابع انساني و استخدام افراد در Pandigent، تاثيري است که منابع انساني بر اخراج افراد دارد! او ميگويد: “چند شرکت هستند که پس از فروش و واگذار شدن به بخش نيروي انساني پيشرفت کردهاند. آنها در حقيقت به نيروهاي آماده به کار و آموزش ديده تبديل دهاند.”
قراردادهاي کارفرما:
شما ميتوانيد خدمات و مديريت منابع انسانی را به يک سازمان پیمانکار حرفهاي(PEO[1]) واگذار کنيد. “کارلوس رودريگز”، رييس شرکت AOP Totalource يک PEO در ميامي ميگويد: “در اوايل دهه 90 چنين خدماتي تازه به وجود آمده بود، اما به خاطر قوانين فدرال و قوانين مالياتي کاري از پيش نبرد. در چنين اوضاعي، با هزينههاي بيمهي فراوان و با نيروي کار غيرماهر، PEO به عنوان يک راه ميانبر، نظر همه را به خود جلب ميکند.
با امضاي يک قرارداد PEO، در حقيقت شما يک رابطهي همکاري با کارفرماهاي ديگر به وجود ميآوريد.
بنا به گزارش جامعهي ملي صنعت (www.napeo.org) تا به امروز 3 ميليون آمريکايي در اين مراودات شرکت کردهاند، که اين ميزان با توجه به قوانين متفاوت ايالتها رقم قابل توجهي است. PEO، به طور گسترده به حقوق اصلي، مسووليتها و خطرات ميپردازد:
ليست حقوقي
استخدام
مزايا
آموزش و پيشرفت کارکنان
اطلاعات از دولت
انتخاب يک PEO يک تعهد کامل است. بايد قبل از امضاي قرارداد با دقت کامل، شرکت و منابع مرتبط با آن را بررسي کنيد.
رودريگز ميگويد: “هزينهها، حدود 2 تا 4 درصد ليست حقوق هستند.”
امروزه دهها مرکز ارايهي خدمات منابع انسانی وجود دارد. فقط بايد مرکز مناسب شرکت خود را پيدا کنيد و هيچ نيازي را فراموش نکنيد.
لرد ميگويد: “من پيش از اين به اهميت منابع انساني چندان واقف نبودم و فکر ميکردم موفقيت در داشتن تعداد مشتريان بيشتر است. اما اکنون ميدانم هر 1 دلاري که روي منابع انساني هزينه ميکنم، 10 برابر ميشود.
——————————————————————————–
[1]- Professional Employer Organizationمنبع : (www.Microsoft.com)
